نموذج طلب صرف عهدة نقدية

ما هو نموذج صرف عهدة نقدية؟

نموذج صرف العهدة النقدية هو مستند يوفر الشفافية بين طرفين من داخل الشركة. الطرف الأول هو القسم الذي يطلب مبلغًا ماليًا للإنفاق على مشروع أو جهة من اختصاصه، والطرف الثاني هو المسؤول عن الخزينة أو الإدارة المالية. من خلال المستند، يتعهد الطرف الأول بتسليم العهدة بعد مدة محددة، كاملة أو منقوصة مبلغًا محددًا، يساهم في تنمية العمل بشكلٍ أو بآخر.

ما أهمية نموذج صرف عهدة نقدية؟

ترجع أهمية نموذج صرف عهدة نقدية للأسباب الآتية:

1- يحفظ حق الشركة:

كل عهدة ينبغي  جردها دوريًا، حتى يتم التأكد من مطابقتها مع ما تم تسجيله في الدفاتر. فهذا المستند يحمي الشركة من التعرض لحالات الاختلاس أو السرقة.

2- تنظيم مخصصات الشركة:

كل شركة لها مخصصات تحددها لكل قسم أو مشروع، من خلال متابعة أذونات صرف العهد يمكن بسهولة التعرف على مقدار العهدات التي صرفت بناءً على كل مخصص.

3- متابعة العهدات والتدفق النقدي:

في حالة وجود عجز في الموارد المالية، يمكن بسهولة المطالبة بهذه العهدات لإنفاقها في أولويات أخرى. من خلال النماذج، يمكن تحديد إجمالي العهدات المصروفة.

ما عناصر نموذج صرف عهدة نقدية؟

توجد عناصر أساسية ينبغي أن تتواجد في نموذج صرف عهدة نقدية، وهي كما يلي:

1- المبلغ المطلوب كعهدة:

قيمة العهدة هو أساس المستند، حيث يمكن المطالبة بالعهدة لاحقًا بناءً على القيمة المسجلة في هذا النموذج.

2- الفرد المسؤول عن صرف العهدة:

ينبغي بيان هوية ووظيفة الفرد المسؤول عن صرف العهدة، فيُذكر في النموذج اسمه، بالإضافة إلى توقيعه.

3- جهة استلام العهدة:

ينبغي أن يتضمن النموذج الفرد المسؤول عن استلام العهدة والجهة الداخلية التي يمثلها سواء كان قسم المبيعات أم التسويفق أم غيرها من الأقسام.

4- تاريخ الاستلام:

ينبغي أن يتضمن المستند تاريخ الاستلام المتوقع للفرد ال أن يستلم فيه المبلغ.

كيف يمكنك استخدام نموذج صرف عهدة نقدية؟

بسهولة يمكنك استخدام نموذج صرف عهدة نقدية، وهي كما يلي:

1. أدخِل بيانات الصراف أو المسؤول عن صرف المبلغ: ينبغي أن يُوجَه المستند إلى المسؤول عن صرف العهدات. 

2. حدِّد العهدة المطلوبة والمراد استلامها: ينبغي أن تحدد المبلغ الذي ينبغي أن تستلمه من المدير المالي أو المسؤول عن صرفه. يتم تحديد هذا المبلغ بناءً على دراسة الموقف واحتياجاته.

3. عيٍّن سبب طلب العهدة أو صرفها: السبب وراء صرف العهدة ينبغي أن يتسم بالوضوح في المستند حتى يمكن التعامل على أساسها، هل هي خاصة بالإنفاق على حملة إعلانية ممولة على إحدى وسائل التواصل الاجتماعي؟ هل هي مخصصة للتعامل مع أية أضرار تقع في مقر الشركة؟ وغيرها من الأسباب الجائزة التي يمكن أن تكون أساس صرف العهدة.

4. سجِّل التاريخ الذي يمكن استلام فيه العهدة: غالبًا ما تحتاج العهدة إلى الصرف في وقت محدد، حتى لا تفقد قيمتها ويزول السبب.

من المستفيدين من نموذج صرف العهدة؟

توجد عدة أطراف يمكن أن تستفيد من نموذج صرف العهدة، وكلها أطراف داخل الشركة:

1. الجهة المستلِمة: يتضمن النموذج قيمة المبلغ الذي استلمه الطرف الأول كعهدة، فلا يمكن الادعاء بأن المبلغ كان أكبر من المسجل. بذلك يحمي النموذج الطرف المستفيد من تهمة الاحتيال أو الاختلاس.

2. جهة الصرف: يتضمن النموذج الجهة المسؤولة عن صرف العهدة، وبذلك تحفظ حقها وفي حالة التعرض إلى المساءلة، يوضح الصراف أن المبلغ قد تم تسليمه إلى المستفيد. 

3. جهة المراجعة: يسهل النموذج عمل المراجع، حيث يمكنه تحديد قيمة العهدة المصروفة وفي حالة نقصها، يمكن مراجعة الفواتير أو الأوجه التي أنفقت عليها.