تم النشر في 16 ديسمبر 2024

نموذج أمر توريد مشتريات Excel - XSLX

يوثق نموذج أمر توريد المشتريات جميع بيانات وشروط عملية الشراء، مثل الكمية، السعر، شروط الشحن، وغيرها.
يسهل التواصل مع الموردين من خلال ضمان وجود اتفاق واضح بين الطرفين.
يساهم في متابعة الشحنات وضمان وصولها في الوقت المحدد.

حملها مجانًا من هنا:

ما هو نموذج أمر توريد مشتريات؟

نموذج أمر توريد المشتريات هو وثيقة رسمية تقوم بتوثيق كل التفاصيل المتعلقة بتقديم طلب شراء بضائع من الموردين، مثل بيانات المورد، الكميات المطلوبة، شروط الشحن، وغيرها.

ما هي عناصر نموذج أمر توريد مشتريات؟

يحتوي النموذج على جميع العناصر الأساسية المتعلقة بطلب الشراء:

اسم الشركة: هو اسم الشركة المسؤولة عن طلب البضائع.
عنوان الشركة: هو العنوان الكامل للشركة المقدمة للطلب.
رقم الهاتف والفاكس: يُكتب هنا تفاصيل الاتصال بالشركة مثل رقم الهاتف والفاكس للتواصل عند الحاجة.
رقم أمر الشراء: هو الرقم التسلسلي الخاص بكل أمر شراء.
التاريخ: هو تاريخ تقديم الطلب.
صاحب الطلب: اسم الشخص الذي قدم طلب الشراء.
جدول بيانات المورد: هو جدول يحتوي على تفاصيل البائع، بما في ذلك عنوانه ومعلومات الاتصال.
جدول الشحن إلى: هو جدول يحتوي على تفاصيل الجهة المستلمة للبضائع، بما في ذلك عنوانها ومعلومات الاتصال.
جدول بيانات البضائع: هو جدول يحتوي على تفاصيل البضائع المطلوبة، مثل الصنف، وصفه، الكمية المطلوبة منه، سعر الوحدة، وإجمالي السعر المطلوب.
طريقة الشحن: يُسجل في هذه الخانة الطريقة المتفق عليها لشحن البضائع، سواء براً، بحراً، أو جواً.
الشحن عبر: يُكتب هنا الوسيلة التي سيتم من خلالها شحن البضائع، سواء كانت شركة شحن معينة أو خدمات بريدية.
شروط الشحن: هي الشروط المتفق عليها للشحن، مثل من يتحمل المسؤولية بعد خروج البضائع من نقطة التحميل.
المجموع الفرعي: هو المجموع الإجمالي لقيمة المشتريات قبل إضافة الضرائب أو أي رسوم أخرى.
الضريبة: هي قيمة الضريبة التي تضاف.
الشحن: هو تكلفة الشحن إن وجدت.
أخرى: يُكتب هنا أي تكاليف إضافية أخرى.
إجمالي: هو المجموع النهائي بعد إضافة الضرائب والشحن وأي تكاليف أخرى.
ملاحظات وتعليقات: يُكتب في هذا الحقل أي ملاحظات أو تعليمات خاصة بالطلب.

ما أهمية نموذج أمر توريد مشتريات؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة:

1- إدارة التكاليف

يساهم النموذج في إدارة التكاليف من خلال توثيق التفاصيل المتعلقة بالشراء، مثل سعر الوحدة والضرائب وتكاليف الشحن، مما يسهل على الشركة التحكم في التكاليف بناء على ميزانيتها.

2- إدارة المشتريات

يوفر بيانات دقيقة حول عملية طلب الشراء، ويوثق جميع المشتريات المطلوبة من الموردين، مما يسهل متابعة الشحنات وضمان وصولها في الوقت المحدد.

3- تتبع الموردين

يسهل التواصل مع الموردين من خلال ضمان وجود اتفاق واضح بين الطرفين حول شروط التسليم والكمية والجودة، كما يوفر بيانات دقيقة عنهم لسهولة التواصل عند الحاجة.

4- إدارة المخزون

من خلال توثيق المنتجات المطلوبة، يُمكن للشركات إدارة مخزونها وضمان توفر السلع المطلوبة عند الحاجة، مما يقلل من احتمالية حدوث نقص في المخزون.

5- تجنب النزاعات

يوثق النموذج جميع بيانات وشروط عملية الشراء، مثل الكمية، السعر، وشروط الشحن، مما يساهم في تحقيق الشفافية وتجنب أي نزاعات.

كيف يتم استخدام نموذج أمر توريد مشتريات؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات

قم بتحديد السلع المطلوبة وجمع بياناتها، مثل الكميات، الأسعار، والمواصفات المطلوبة، بالإضافة إلى جمع بيانات المورد، مثل الاسم، العنوان، ووسائل الاتصال.

2- إدخال البيانات

بعد جمع البيانات، قم بتسجيل بيانات الطلب في الخانات المخصصة لها، مثل أسماء المنتجات، الكميات المطلوبة، سعر الوحدة لكل منتج، تاريخ التسليم، وطريقة الشحن.

3- مراجعة البيانات

بعد إدخال جميع البيانات، قم بمراجعة النموذج للتأكد من دقة البيانات وصحتها قبل إرساله إلى المورد.

4- إرسال النموذج

قم بإرسال النموذج إلى المورد عبر أي وسيلة معتمدة للتواصل، لتأكيد الطلب وبدء عملية تجهيز الشحنة.

5- متابعة الشحن والتسليم

بعد إرسال أمر التوريد، قم بمتابعة الشحنة من خلال التواصل مع المورد، والتأكد من شروط الشحن المتفق عليها لضمان وصول البضائع في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة.