تعريف مصطلح الفاتورة

تُعرف الفاتورة على أنها وثيقة تجارية تصدرها الشركة أو البائع للعميل لتوثيق عملية البيع وتحديد التفاصيل المالية للمعاملة، وتستخدم الفاتورة كوثيقة رسمية للمراجعة المحاسبية وتحديد الإيرادات والتكاليف.

ما هي أهمية الفاتورة؟

تتمثل أهمية الفاتورة في العناصر الآتية: -

• توثيق عملية البيع والشراء وإثبات وجود اتفاق بين البائع والعميل.
• تحديد التفاصيل الهامة المتعلقة بعملية البيع والشراء مثل الأسعار، والكميات، والضرائب، والخصومات.
• توضيح المبالغ المستحقة والمدفوعة، وتسهيل عملية التحصيل من خلال تحديد طرق الدفع والمدة المسموح بها للسداد.

ما هو نظام الفاتورة؟

نظام الفاتورة هو الإجراءات والسياسات التي تحددها الإدارات المحاسبية والمالية والقانونية في المؤسسة التي تحكم تحضير وإصدار وإدارة الفواتير، ويهدف نظام الفاتورة إلى ضمان التسلسل الصحيح والموثوق لعملية تحضير الفواتير وضمان دقة وشمولية المعلومات الموجودة في الفواتير.

ما هي مواصفات الفاتورة؟

تتكون الفاتورة من مجموعة من العناصر المهمة مثل: -

• عنوان الفاتورة (غالبًا يدل العنوان على نوع الفاتورة).
• معلومات البائع والعميل: الاسم، والعنوان، ومعلومات الاتصال لكل منهما، و رقم التعريف الضريبي أو السجل التجاري للبائع إذا وجد.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• رقم الفاتورة: وهو عبارة عن كود معين يُعطى للفاتورة لتمييزها وتسهيل عملية تتبعها.
• الوصف: يتضمن بند الوصف في الفاتورة تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة، مثل الكمية والوحدة والسعر.
• الأسعار: يتم تحديد سعر الوحدة للمنتجات أو الخدمات المقدمة، ويتم ضربه بالكمية المطلوبة للحصول على المبلغ الإجمالي لكل سلعة أو خدمة.
• المجموع: يتم حساب المجموع الإجمالي للفاتورة بجمع الأسعار الفردية لجميع المنتجات أو الخدمات.
• الضرائب والخصومات: يتم ذكر أي ضرائب معمول بها على المبلغ الإجمالي وأي خصومات مطبقة.
• المبلغ الإجمالي: يشير إلى المبلغ الإجمالي الذي يجب أن يدفعه العميل للبائع.
• معلومات إضافية أخرى مثل شروط الدفع وشروط الضمان.
• توقيع البائع، إذا كان ذلك مطلوبًا.

اقرأ أيضًا: تعريف مصطلح عمولة وكلاء البيع

ما هي أنواع الفواتير؟

تتمثل الأنواع الشائعة المُستخدمة في العمليات التجارية: -

• فاتورة المبيعات: تُصدر من البائع إلى العميل لتوثيق عملية بيع منتجات أو خدمات.
• فاتورة الشراء: تصدر من العميل إلى البائع لتوثيق عملية شراء منتجات أو خدمات.
• فاتورة الموردين: تصدر من الشركة إلى الموردين لتوثيق المشتريات وتحديد المبالغ المستحقة للموردين.
• فاتورة المشتريات: يتم استخدامها في عمليات الشراء بين الشركات أو المؤسسات، حيث توثق التفاصيل المالية للمشتريات المقدمة من البائع للعميل.
• فاتورة الخدمات: تستخدم في توثيق خدمات مقدمة بدلاً من منتجات، مثل خدمات الاستشارة أو الصيانة أو التصميم.
• الفاتورة الأولية: وهي فاتورة تقديرية بقيمة المنتجات التي سيقدمها البائع إلى المشتري، ويتوقف تنفيذ عملية الشراء على موافقة المشتري على الفاتورة.
• فاتورة التأخير: يتم إصدار هذا النوع من الفواتير لتوثيق البائع حدث تأخير وتخطي المشتري للتاريخ المحدد لاستحقاق المبلغ المطلوبة.
• الفاتورة الموحدة: وتستخدم في حال وجود أكثر من فاتورة مبيعات خاصة بمشتري واحد، وتضم الفاتورة الموحدة كافة المعلومات المتعلقة بالفواتير الأخرى وقيمتها، بهدف توضيح وتسهيل عملية السداد على المشتري.
• فواتير العربون Deposit: هي أحد أنواع الفواتير الدال اسمها على وظيفتها حيث يصدرها البائع أو مقدم الخدمة للمشتري بهدف توثيق تحصيل دفعات مسبقة قبل عملية الشراء لتجنب إلغائها.

وهناك أنواع أخرى من الفواتير مثل:-

• فواتير الأجور وساعات العمل.
• الفواتير التجارية.
• الفواتير المُكررة أو فاتورة الاشتراكات.

كيف يتم إنشاء فاتورة؟

يتطلب إنشاء الفاتورة اتباع مجموعة من الخطوات لضمان دقتها، وتتمثل هذه الخطوات في:-

• جمع المعلومات الأساسية اللازمة لإنشاء الفاتورة.
•  اختيار قالب فاتورة جاهز أو إنشاء قالب خاص بك باستخدام برامج مثل Microsoft Word أو Excel، أو باستخدام أدوات  وبرامج محاسبية متخصصة في إنشاء الفواتير مثل Daftra
• ملء المعلومات المحدد في كل عنصر بالفاتورة.
• مراجعة الفاتورة للتأكد من صحة جميع المعلومات والأرقام.
• حفظ الفاتورة كملف PDF أو بأي صيغة أخرى مناسبة.
• إرسال الفاتورة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة تواصل أخرى متفق عليها.

هل تعتبر الفاتورة عقد؟

الفاتورة ليست عقدًا بذاتها ولكنها تعد جزءًا مهمًا من الوثائق التي تدعم العقد، فهي وثيقة تجارية تستخدم كسجل مالي يُمكن من خلاله مطالبة العميل بالدفع، أما العقد هو اتفاق قانوني بين طرفين أو أكثر يتضمن التزامات متبادلة، ويكون شفويًا أو كتابيًا، ويجب أن يكون قابلًا للتنفيذ القانوني وتتمثل عناصره في (العرض، القبول، المقابل (التعويض)، نية الأطراف لإنشاء علاقة قانونية).

والعلاقة بين الفاتورة والعقد قائمة على الاتفاق المسبق، بمعنى أنه يجب أن يكون هناك اتفاق مسبق بين البائع والمشتري على المنتجات أو الخدمات، والأسعار، والشروط والأحكام، وهذا الاتفاق يمكن أن يكون في شكل عقد مكتوب أو شفوي، ومستند داعم في حالة وجود أي خلاف.

من يحرر الفاتورة؟

يختلف المسؤول عن تحرير الفاتورة حسب الإطار المستخدمة فيه، والجهة التي تستخدمها، ويُمكن أن تُحرر الفاتورة بواسطة:-

1. البائع أو مقدم الخدمة: الشخص أو الشركة التي تقدم المنتجات أو الخدمات.
2. المحاسب.
3. يُمكن تحرير الفاتورة إلكترونيًا بواسطة البرامج المتخصصة لإدارة الفواتير رقميًا، حيث يمكن للنظام تحرير الفاتورة تلقائيًا بناءً على البيانات المدخلة.

هل يجب أن تكون الفاتورة بالعربي؟

تتطلب القوانين المحلية أن تكون الفواتير باللغة الرسمية للبلد، مثل اللغة العربية في الدول العربية، وإذا كان العملاء يتحدثون لغة معينة، قد يكون من الأفضل توفير الفاتورة بتلك اللغة لتجنب أي التباس.

كم مدة صلاحية الفاتورة؟

تختلف مدة صلاحية الفاتورة بناءً على الشروط المتفق عليها بين البائع والمشتري وكذلك القوانين المحلية التي قد تفرض فترة محددة لصلاحية الفواتير لأغراض المحاسبة والضرائب، وغالبًا ما يتم تحديد مدة الدفع على الفاتورة نفسها وتكون عادة من 30 إلى 60 يومًا من تاريخ الإصدار.

ما أبرز الأخطاء الشائعة عند إنشاء الفواتير؟

إليك أبرز الأخطاء الشائعة عند إنشاء الفواتير وكيفية تجنبها:

• عدم تضمين جميع المعلومات الضرورية اللازمة لإنشاء فاتورة صحيحة. 
• الأخطاء في الحسابات، ويُمكن تجنبها باستخدام برامج محاسبة موثوقة أو أدوات إنشاء الفواتير التي تقوم بالحسابات تلقائيًا لتجنب الأخطاء اليدوية.
• عدم تحديد شروط الدفع بوضوح.
• استخدام تنسيق فاتورة غير متسق.
• عدم تضمين رقم الفاتورة.
• عدم إرسال الفاتورة في الوقت المناسب.
• السهو عن حفظ نسخة من الفاتورة.
• إهمال السياسات والإجراءات القانونية المحلية المعمول بها لإنشاء الفواتير.