تم النشر في 22 سبتمبر 2024
تعريف مصطلح جرد الصندوق
جرد الصندوق هو عملية مراجعة وتدقيق الأرصدة النقدية الفعلية في الخزينة أو الصندوق المالي للشركة، ومقارنتها بالسجلات المحاسبية للتأكد من تطابق الأرقام وتحديد أي فروقات أو أخطاء محتملة.
و يشمل جرد الصندوق التحقق من النقدية الموجودة فعليًا، بالإضافة إلى المبالغ التي لم يتم إيداعها بعد أو التي تم سحبها ولم تُسجل بعد.
ماذا يعني الصندوق في المحاسبة؟
الصندوق المالي هو مصطلح يشير إلى الموارد النقدية المتاحة لدى الشركة، والتي تُستخدم لتلبية الاحتياجات المالية اليومية، ويتضمن الصندوق المالي جميع الأصول النقدية والموارد المالية التي يمكن الوصول إليها بسرعة لتغطية النفقات والتزامات الشركة، ويشمل ذلك النقدية في الصندوق، الحسابات البنكية، الشيكات المستلمة ولكن غير المودعة، وأي أصول نقدية أخرى.
متى يتم جرد الصندوق؟
تختلف أوقات جرد الصندوق ومنها:
الجرد بشكل دوري
يتم الجرد على فترات منتظمة، مثل يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، بناءً على حجم العمل واحتياجات الرقابة الداخلية.
جرد نهاية السنة المالية
يعد جرد الصندوق جزءًا من إجراءات إغلاق السنة المالية للتحقق من الأرصدة النقدية قبل إعداد التقارير المالية السنوية.
تغيير الموظفين
عند استلام أو تسليم موظف مسؤول عن الصندوق أو الخزينة، يتم الجرد للتحقق من الأرصدة النقدية وضمان عدم وجود أي فروقات.
التدقيق الداخلي أو الخارجي
يمكن أن يتم الجرد كجزء من عملية التدقيق الداخلي أو الخارجي للتحقق من سلامة العمليات المالية والرقابة الداخلية.
وجود شكوك
إذا كانت هناك شكوك حول وجود تلاعب أو اختلاس، يمكن إجراء جرد مفاجئ للتحقق من الأرصدة الفعلية.
كيف يتم جرد النقدية في الصندوق والخزنة؟
هناك مجموعة من الخطوات التي يجب اتباعها لجرد النقدية في الصندوق أو الخزنة وهي:
جمع جميع السجلات المحاسبية والدفاتر اليومية المتعلقة بالصندوق والخزينة.
تجهيز الأدوات اللازمة مثل الأوراق النقدية، العملات المعدنية، قسائم الإيداع البنكي، إيصالات الصرف.
عد جميع الأوراق النقدية والعملات المعدنية الموجودة في الصندوق والخزنة.
تسجيل القيم الفعلية لكل فئة نقدية بشكل منفصل (مثل فئة 1 جنيه، 5 جنيهات، 10 جنيهات، وهكذا).
التحقق من جميع الإيصالات والمستندات المتعلقة بالمدفوعات والمقبوضات التي لم تُسجل بعد أو التي لم تُودع في البنك بعد.
مقارنة الأرصدة النقدية الفعلية بالرصيد المسجل في السجلات المحاسبية.
تحديد أي فروقات بين الرصيد الفعلي والرصيد المسجل وتوثيق الأسباب المحتملة لهذه الفروقات.
إعداد تقرير مفصل يتضمن نتائج الجرد، بما في ذلك الأرصدة الفعلية، الأرصدة المسجلة، وأي فروقات موجودة.
توثيق الإجراءات التي تم اتخاذها لتصحيح أي فروقات أو أخطاء.
تقديم تقرير الجرد للمراجعة من قبل الإدارة أو الجهات المختصة.
الحصول على توقيعات المعنيين كدليل على المراجعة والموافقة على نتائج الجرد.
كيف يتم تغذية الصندوق؟
يتم تغذية الصندوق من خلال عدة مصادر منها:
الإيداعات النقدية وتمثل الأموال التي تحصل عليها الشركة من المبيعات النقدية أو الخدمات المقدمة مباشرة في الصندوق.
التحويلات الحسابات البنكية إلى الصندوق، خصوصًا إذا كان الحساب البنكي هو المصدر الرئيسي للنقدية.
القروض والسلف: يمكن للشركة الحصول على قروض أو سلف من البنوك أو المؤسسات المالية الأخرى وتوديعها في الصندوق، إذا كانت الشركة بحاجة إلى سيولة إضافية.
استرداد الأموال التي تم دفعها مقدمًا لمصاريف معينة إذا لم يتم استخدامها بالكامل.
استرداد الأموال المدفوعة من قبل العملاء أو الموردين في حال إرجاع السلع أو الخدمات.
تسويات نقدية أخرى مثل التحصيل من المدينين أو تسويات بين فروع الشركة.
كيف يكون رصيد حساب الصندوق؟
رصيد حساب الصندوق هو الرصيد الإجمالي للنقدية المتاحة في الصندوق المالي للشركة في أي لحظة زمنية معينة، ويعكس هذا الرصيد المبالغ النقدية المتوفرة للاستخدام الفوري، ويتم حساب رصيد الصندوق من خلال المعادلة التالية:
رصيد الصندوق = النقدية الفعلية + النقدية المتاحة في الحسابات البنكية − النفقات المدفوعة +المبالغ المودعة
خطوات تحديد رصيد الصندوق
جمع الرصيد الافتتاحي في بداية الفترة المحاسبية.
إضافة جميع الإيداعات النقدية والتحصيلات من العملاء أو المبيعات.
طرح جميع النفقات المدفوعة من الصندوق خلال الفترة (مثل الرواتب، والمشتريات، والمصاريف التشغيلية).
إضافة أي تحويلات نقدية من الحسابات البنكية إلى الصندوق.
تنفيذ أي تسويات أو تعديلات مطلوبة، مثل استرداد المصروفات أو استلام السلف.
مثال على حساب رصيد الصندوق
إذا كان الرصيد الافتتاحي للصندوق 5000 ريال سعودي، وخلال الفترة المحاسبية تم إيداع 3000 ريال سعودي من المبيعات النقدية، وتم دفع نفقات تشغيلية بقيمة 2000 ريال، وتم تحويل 1000 ريال من الحساب البنكي إلى الصندوق، فإن رصيد الصندوق يكون كالتالي:
رصيد الصندوق = 5000 + 3000 − 2000+ 1000= 7000 ريال سعودي.
هل من الممكن أن يكون رصيد الصندوق دائن؟
رصيد الصندوق عادةً ما يكون مدينًا لأنه يمثل النقدية المتاحة للشركة وهي أحد أصول الشركة، إذا كان هناك رصيد دائن في حساب الصندوق، فهذا يشير عادةً إلى خطأ محاسبي أو ظروف غير طبيعية، ومن الأسباب المحتملة لوجود رصيد دائن في حساب الصندوق:
يمكن أن يكون هناك خطأ في إدخال البيانات، مثل تسجيل الإيرادات كمصروفات أو العكس.
سحب زائد أو دفع زائد بمعنى إذا تم دفع مبلغ أكبر مما هو مسجل في الصندوق، فقد يظهر الحساب دائنًا بشكل غير مقصود.
تسجيل الإيرادات كمتحصلات نقدية قبل استلام النقدية الفعلية يمكن أن يؤدي إلى ظهور رصيد دائن في الصندوق.
قد تكون هناك تسويات محاسبية غير صحيحة أو معالجات خاطئة أدت إلى تحويل الحساب إلى دائن.