نموذج كشف حساب Word - Excel - PDF

ما هو نموذج كشف الحساب؟

نموذج كشف الحساب هو جدول يشمل جميع المعاملات التي وقعت بين شركتك وعملائها ومورديها. فتظهر المعاملة من طرف واحد فقط وهو المورد أو العميل لأن الطرف الآخر معروف ضمنيًا وهو شركتك.

يتناول النموذج جميع المعاملات ويرتبها ترتيبًا زمنيًا حتى يمكن لشركتك تحديد إجمالي المعاملات في الفترة المحاسبية المقصودة. كما أنه من خلال النموذج، يمكنك حساب الرصيد الناتج عن المعاملة، حتى يمكنك تحديد الرصيد الإجمالي والذي ينتقل بالتبعية إلى ميزان المراجعة والحسابات الختامية لتعد ميزانية عمومية سليمة.

أهمية نموذج كشف الحساب

ترجع أهمية نموذج كشف الحساب إلى:

1- إخطار دوري بالمستحقات

 تحتاج شركتك إلى إخطار عملائها بالمستحقات الواجب سدادها بصفة دورية، وخاصةً قبل نهاية الفترة المحاسبية، حتى يأخذوا في اعتبارهم المبلغ ويضعون خطة مناسبة للسداد. رغم ذلك، يمكن إرسال كشف الحساب الخاص بالعملاء شهريَا أو كل ربع سنوي أو نصف سنوي.

2- تحديد كفاءة التدفق النقدي للشركة

كشف حساب العملاء يساعد شركتك  في التعرف على السيولة النقدية التي يوفرها كل عميل. ينتج عن هذا دعم الشركة في اتخاذ القرارات الصحيحة لما يخص بالمشروعات أو خطط التوظيف والتطوير الجديدة.

3- متابعة دقيقة لأسعار البيع

من خلال كشف الحساب الذي تقدمه للعملاء، يمكنك ملاحظة الأسعار التي اشترى بها العميل منتجاتك على فترات متفاوتة. يجعل هذا مراجعة خطط الأسعار أسهل، ويمكن بناءً عليها تحديد الوقت الأنسب لزيادة السعر.

4- معرفة الحقوق المادية للموردين

لا تتعامل نماذج الكشوفات مع حسابات العملاء فقط، ولكنها يمكن أن تتعامل أيضًا مع حسابات الموردين. فتتعرف من خلالها على المبالغ المالية التي ينبغي سدادها من طرفك إلى كل مورد.

عناصر نموذج كشف الحساب

يتكون نموذج كشف الحساب من عدة عناصر لا يمكن الاستغناء عنها:

1. التاريخ: ينبغي تعيين تاريخ المعاملة التي وقعت مع العميل أو المورد حتى يمكن إثباتها والرجوع إليها بسهولة.

2. المعاملة: في هذه الخانة، ينبغي تسجيل طبيعة المعاملة سواء كانت شراء بالآجل أو سداد فواتير أو دفع مقدم وغيرها من المعاملات التي قد تكون بين شركتك وبين العميل.

3. التفاصيل: هي تفاصيل تتناول المعاملة من ناحية الوصف وأسبابها وغيرها من المعلومات التي تدعم كشف الحساب وتمنع وقوقع أية أخطاء.

4. المدين/الدائن: هي خانة تعبر عن طبيعة المعاملة وإذا كان العميل أو المورد مدينًا أو دائنًا في هذه المعاملة، هل يسدد مالًا أم يجمعه؟

5. الرصيد: الرصيد هي عملية طرح الرصيد الدائن من المدين، ونتيجة كل معاملة تضاف إلى الرصيد السابق.

توجد بيانات أخرى تجدها في كشف حساب العملاء مثل: 

1. الحساب السابق: يعبر عن رصيد الفترة المحاسبية السابقة والذي يعد رصيدًا افتتاحيًا للفترة المحاسبية الحالية.

2. الرصيد الائتماني: هو رصيد يعبر عن مشتريات استلمها العميل ولم يسدد مستحقاتها خلال الفترة الحالية.

3. إجمالي الرصيد المستحق: هو الرصيد الإجمالي الخاص بالفترة المحاسبية للحساب.

4. التاريخ المحدد للسداد: ينبغي أن يكون مع كشف الحساب تاريخ تحدد فيه شركتك التاريخ المناسب للسداد واستلام المستحقات المتأخرة من العميل.

كيفية استخدام نموذج كشف الحساب

كشف الحساب يحتاج إلى مراجعة دفتر اليومية لترحيل المعاملات الخاصة بكل حساب وتجميعها في مكان واحد. ينبغي اتباع الخطوات التالية:

1- راجع تاريخ كل معاملة تخص الحساب

لأن كشف الحساب يسجل المعاملات بالترتيب الزمني، ينبغي التعامل مع كل تاريخ بدقة. فلا تسبق معاملات شهر مايو شهر أبريل على سبيل المثال. 

2- حدد طبيعة المعاملة: دائن أو مدين

ينبغي أن تتعرف على طبيعة المعاملة المسجلة حتى تحصل على رصيد سليم في النهاية. فإذا كان مدينًا فهو قيمة موجبة، وإذا كان دائنًا فقيمة الرصيد سالبة.

3- احسب الرصيد التراكمي للمعاملات

بتحديد طبيعة المعاملة وإذا كانت موجبة أو سالبة، ينبغي أن تضيفه إلى رصيد المعاملة السابقة، وبهذا تحصل على الإجمالي بسهولة.

مَن المستفيدين مِن نموذج كشف الحساب؟

يساعد نموذج كشف الحساب الإدارة المالية في تحديد المستحقات التي ينبغي أن تستلمها خلال الفترة المقبلة. كما يساعد العملاء في تخطيط ميزانياتهم للفترات المحاسبية الجديدة بناءَ على المستحقات متأخرة السداد أو المدفوعات المقدمة والتي استلمتها شركتك. كما يمكن من خلال نموذج كشف الحساب تحديد الموردين التي لهم فواتير مستحقة الدفع.