نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي Excel - XLSX

ما هو نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي؟

نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي هو مستند شهري تستخدمه الشركات لتوثيق الساعات الإضافية التي يقضيها الموظفون في العمل خارج ساعاتهم الرسمية، لتتبع وحساب عدد ساعات العمل الإضافية شهرياً وتحديد إجمالي أجورهم الشهرية بدقة.

ما هي عناصر نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي؟

ينقسم النموذج إلى عدة جداول تحتوي على عناصر مهمة:

1- جدول بيانات الموظف

• اسم الموظف: هي الخانة التي يتم تسجيها فيها اسم الموظف.

• رقم الوظيفي: هو الرقم التعريفي للموظف في الشركة.

• القسم: هو القسم الذي يعمل فيه الموظف.

• المشرف: يُكتب هنا اسم المشرف المسؤول عن الموظف، والذي يقوم بملء النموذج.

2- جدول تفاصيل الفترة الزمنية

• السنة: هي السنة التي يتم فيها ملء النموذج.

• الشهر: في هذه الخانة، يتم تحديد الشهر الذي يتم فيه تتبع الساعات الإضافية.

• اليوم: هي الأيام المختلفة خلال الشهر.

• عطلة نهاية الأسبوع: يتم تحديد هنا أيام عطلة نهاية الأسبوع، مثلاً الخميس والجمعة، الجمعة والسبت، وهكذا.

• وقت البدء: هو الوقت المحدد والمتفق عليه بين الشركة والموظف لبدء العمل يومياً، أي الساعة المحددة التي يبدأ فيها الموظف عمله.

• الساعات الرسمية: يُسجل في هذه الخانة عدد الساعات التي يُفترض أن يعملها الموظف، ويتقاضى عنها الأجر الرسمي.

• الأجر بالساعة: هو المبلغ المالي الذي يتقاضاه الموظف عن كل ساعة عمل رسمية.

• أجر العمل الإضافي بالساعة: هو المبلغ المالي الذي يتقاضاه الموظف عن كل ساعة عمل إضافية.

3- جدول احتساب ساعات العمل الإضافي

• اليوم: يُسجل في هذه الخانة اليوم الذي يعمل فيه الموظف، ويقوم النموذج بتسجيله تلقائياً.

• التاريخ: هو التاريخ المحدد لكل يوم عمل، ويقوم النموذج بتسجيله تلقائياً.

• وقت البدء: يُكتب هنا الوقت الذي يبدأ فيه الموظف العمل.

• وقت الانتهاء: هو الوقت الذي ينتهي فيه الموظف من العمل.

• ساعات الاستراحة: هي عدد الساعات التي يأخذها الموظف كاستراحة خلال يوم العمل.

• الساعات الرسمية: هي عدد الساعات التي يُفترض أن يعملها الموظف خلال يوم العمل.

• الساعات الإضافية: يوثق عدد الساعات التي يتجاوز فيها الموظف ساعات العمل، وتُحتسب كعمل إضافي.

• إجمالي الأجر: هو المبلغ الكلي الذي يتقاضاه الموظف عن يوم العمل، ويتم حسابه من خلال جمع أجر الساعات الرسمية مع أجر الساعات الإضافية، ويقوم النموذج بحسابه تلقائياً.

• الإجمالي العام: هو جدول صغير في نهاية الجدول يحتوي على إجمالي ساعات الاستراحة، الساعات الرسمية، والساعات الإضافية، لحساب إجمالي أجر الموظف الشهري في النهاية.

ما أهمية نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة وأساسية للشركات، منها:

1- إدارة أداء الموظفين

يُمكن توزيع ساعات العمل الإضافية بشكل متساوِ ومنظم بين الموظفين لتجنب إرهاقهم وتحقيق التوازن بينهم، مما يساعد على تطويرهم وزيادة إنتاجيتهم.

2- تقييم أداء الموظفين 

يساهم في متابعة وتقييم الموظفين عبر تتبع عدد ساعات العمل الرسمية والإضافية التي يقضونها، مما يتيح قياس إنتاجيتهم وتحليل أدائهم لتحديد ما إذا كان مستوى الأداء منخفضاً أو جيداً.

3- تحقيق الشفافية

يوثق كل ساعة عمل للموظف ويحسب أجر ساعات العمل الإضافية بدقة، مما يقلل من الخلافات المتعلقة بالأجور الإضافية ويحقق الشفافية بين الشركة وموظفيها.

4- إدارة التكاليف

يساهم النموذج في تخصيص ميزانية دقيقة للعمل الإضافي من خلال توفير تفاصيل دقيقة حول تكاليف الساعات الإضافية، مما يُمكن التحكم في النفقات وتقليل التكاليف الإضافية المتعلقة بالعمل الإضافي.

كيف يتم استخدام نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات

قم بتجميع بيانات الموظف، مثل اسمه، رقم التعريف الخاص به، عدد ساعات العمل الرسمية له، معدل الأجر الأساسي الخاص به، بالإضافة إلى الأجر الإضافي بالساعة، وغيرها من البيانات.

2- المتابعة اليومية والتسجيل

بعد جمع البيانات، قم بتسجيلها ثم حافظ على متابعة الموظف يومياً، وتوثيق متى بدأ العمل ومتى انتهى، لتسجيل عدد الساعات الإضافية التي عملها الموظف فوق الساعات الرسمية بشكل يومي خلال الشهر.

3- احتساب أجر ساعات العمل الإضافي

يقوم النموذج بحساب أجر ساعات العمل الإضافية وإجمالي الأجر الشهري للموظف تلقائياً، من خلال البيانات المسجلة في النموذج.

4- مراجعة البيانات

بعد ذلك، تأكد من دقة جميع البيانات سواء المدخلة أو المسجلة تلقائياً من قبل النموذج، لضمان احتساب الأجر بشكل صحيح.

5- حفظ نسخة

في النهاية، قم بحفظ نسخة من النموذج في سجلات الشركة للرجوع إليها عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي؟

يستفيد العديد من نموذج احتساب ساعات العمل الإضافي، من بينهم:

1- الموظفين

يضمن للموظفين حقوقهم المالية، حيث إنه يوثق كل ساعة عمل إضافية بدقة، مما يوفر لهم حساباً دقيقاً لأجورهم المستحقة عن الساعات الإضافية التي عملوا بها.

2- موظفي الموارد البشرية

يستخدمونه لمتابعة وتوثيق ساعات العمل الإضافية لكل موظف، وتحليل إنتاجية الموظفين، وإدارة وتقييم أدائهم.

3- مديري الشركات

يساعدهم في إدارة التكاليف والتحكم في النفقات المتعلقة بالعمل الإضافي.

4- المحاسبين

يساعد المحاسبين في حساب الرواتب الشهرية بدقة لكل موظف من خلال البيانات المفصلة التي يوفرها النموذج.