نموذج محضر جرد المخزون Word - Excel

ما هو نموذج محضر جرد المخزون؟ 

نموذج محضر جرد المخزون هو تقرير رسمي يُستخدم لتوثيق عملية جرد المخزون في الشركات خلال فترة زمنية محددة.

ما أهمية نموذج محضر جرد المخزون؟ 

تتمثل أهمية محضر جرد المخزون في العناصر الآتية:

• التأكد من أن الكميات المسجلة في سجلات جرد المخزون تتطابق مع الكميات الفعلية.

• يوفر محضر جرد المخزون معلومات دقيقة عن المخزون، مما يساعد في عملية التخطيط المالي واتخاذ القرارات الصائبة. 

• يكشف محضر جرد المخزون عن أي سرعة أو تلف أو أخطاء متعلقة بالتخزين.

• يُمكن من خلال محضر جرد المخزون تحديد الكميات المطلوبة من المنتجات، لتقليل المشكلات المتعلقة بالشراء الزائد أو النقص.

• يساعد محضر جرد المخزون في تحليل الاتجاهات الموسمية في الطلب على المنتجات.

• الإفصاح والمساءلة عناصر مهمة تُبرز أهمية محضر جرد المخزون، حيث يحتوي النموذج على توقيع وإقرار رسمي من كافة الأطراف المعنية بجرد المخزون.

ما عناصر نموذج محضر جرد المخزون؟ 

تتمثل عناصر محضر جرد المخزون في العناصر الآتية:

• عنوان محضر الجرد. 

• مقدمة المحضر. 

• أسماء المسؤولين عن عملية الجرد. 

• رقم المخزن، وخط الإنتاج التابع له، وموقعه. 

• تسجيل رقم وتاريخ آخر إذن إضافة أصناف مخزنية.

• تسجيل رقم وتاريخ آخر إذن صرف أصناف مخزنية.

• جدول جرد عينات الأصناف المخزنية ويتكون من (أسم البند أو السلعة، والرقم التسلسلي، والوصف، والموقع في المستودع، وأسم المورد، ووحدة قياس السلع، عدد العناصر، ومستوى إعادة الطلب، سعر الوحدة من السلعة أو المنتج، والجرد الفعلي، والفرق بالعجز أو الزيادة، والملاحظات).

• خاتمة المحضر. 

• توقيع أمين المخزن. 

• توقيعات لجنة الجرد.

كيف يستخدم نموذج محضر جرد المخزون؟ 

هناك مجموعة من الخطوات التي توضح كيفية استخدام محضر جرد المخزون بشكل منهجي وفعال وتتمثل في:

• تحديد تاريخ إجراء الجرد، والموقع المخصص الذي سيتم فيه الجرد سواء للمستودع أو المتجر. 

• تشكيل فريق الجرد.

• ملء المعلومات الأساسية السابق توضيحها في عناصر محضر الجرد. 

•  جمع بيانات المخزون والتأكد من دقة العدد والكميات المُسجلة. 

•  تحليل النتائج ومراجعة الفروقات بين العجز والزيادة لتحديد الأسباب المحتملة وراء ذلك وما إذا كانت بسبب سرقة أو أخطاء في التسجيل. 

• إعداد ملخص يوضح إجمالي العناصر التي تم جردها و الفروقات الناتجة.

• تدوين الملاحظات والتعليقات مهمة.

• توزيع نسخ من المحضر على الأقسام المعنية (مثل الإدارة والمخازن).

• الاحتفاظ بنسخ من المحضر في سجلات الشركة للرجوع إليها لأغراض المراجعة والتدقيق.

من المستفيدين من نموذج محضر جرد المخزون؟ 

المستفيدين من نموذج محضر جرد المخزون هم إدارة المخزون التي يمكنها النموذج من تكوين رؤية شاملة عن الكميات المتاحة، مما يساعد الإدارة على تحسين إدارة سلاسل التوريد، مساعدة الإدارة العليا في التعرف على الأداء المالي واتخاذ قرارات مالية صائبة.