نموذج سند قبض Excel - Word - PDF

ما هو نموذج سند قبض؟

نموذج سند القبض هو وثيقة مالية تستخدم عند تحصيل مبلغ مالي من عميلك حيث تمثل هذه الوثيقة الإثبات الذي يؤكد استلام المبلغ المتفق عليه من طرفك، ويتم تسليمه إلى العميل بمجرد إتمام عملية التحصيل.

ما هي عناصر نموذج سند قبض؟

يتكون نموذج سند القبض من العناصر الآتية:

1. قيمة المبلغ المحصل: هي خانة أساسية تتواجد في نموذج سند القبض، تعبر عن قيمة المبلغ التي استلمتها شركتك من العميل مع توضيحه بالأرقام والحروف والإشارة إلى العملة المتداولة.

2. رقم نموذج سند القبض: هو رقم مسلسل يتم بناءً عليه ترتيب سندات القبض، وحتى يسهل ربطه بنظام يمكن الرجوع إليه في أي وقت سواء باستخدام نظام محاسبي أو جداول إكسل.

3. الخدمة/المنتجات: ينبغي أن يحتوي السند على السبب وراء حصول شركتك على المبلغ سواء كانت لخدمة أم بيع منتج.

4. طريقة الدفع: ينبغي أن تذكر طريقة دفع العميل سواء كانت نقدًا أم بشيك.

5. بيانات الشيك: في حالة أن سداد المبلغ باستخدام الشيك، ينبغي ذكر أرقامه  والبنك جهة الصرف وتاريخه.

6. بيانات الشركة: ينبغي أن يتضمن سند القبض جميع البيانات الخاصة بشركتك، سواء كانت اسم الشركة وبيانات تواصل والعنوان وشعارها.

7. التوقيعات: ينبغي أن يتضمن السند التوقيعات منها المحاسب والمستلم.

كيفية استخدام نموذج سند قبض

يمكن استخدام نموذج القبض في عدة حالات:

• استلام أموال من العملاء سواء كانوا أفرادًا أم شركات.
• قبض أموال من البنك.
• استلام شيكات.

في هذا النموذج، ينبغي استخدام صفحتين من إكسل، صفحة تسجل سندات القبض بأرقامها وبياناتها في الصفحة. والصفحة الأخرى تتضمن نموذج سند قبض يمكن طباعته في كل حالة بعد تغيير البيانات المسجلة.

لماذا نموذج سند قبض مهم؟ 

لنموذج سند القبض أهمية حيث يساهم في تحقيق الأهداف التالية:

1- حفظ السجلات

• سند القبض هو أساسي للحفاظ على كفاءة ودقة السجلات المالية.
• كما يحقق متابعة فعالة لكل المدفوعات الواردة، مما يجعل تسوية الحسابات أسهل مع نهاية الفترة المحاسبية.

2- دعم القرار

• يوفر سند القبض بيانات دقيقة عن الدخل الحالي الناتج عن الأعمال مما يساهم في دعم القرارات المستقبلية.
• إمكانية استكشاف فرص عديدة يمكنها الحد من النفقات.

3- الشفافية المالية

• بيان الشفافية المالية للشركاء والمستثمرين وغيرهم من أصحاب المصلحة بالشركة.
• تؤيد من شرعية الشركة ككيان اقتصادي يصرف المال ويستلمه.

4- الامتثال والمراجعة

• بتوفير سجل واضح للتحويلات المالية يمكن للمراجع الضريبي وهيئات المراجعة الخارجية أداء وظائفها بسهولة.
• نموذج سند القبض هو إثبات لما يحدث من عمليات داخلية في مؤسسة حتى تكون جميع البيانات والأحداث متزامنة وعلى نفس الخط.

5- إدارة التدفق المالي

• يساعد سند القبض في متابعة التدفق المالي فيسجل أحد مصادر النقد بالتاريخ وسبب الاستلام.
• يدعم شركتك في العثور على مصادر الدخل الأفضل بالنسبة لها.

من المستفيدين من نموذج سند قبض؟

المستفيد من نموذج سند القبض طرفان:

• الشركة التي تستلم المبلغ المالي، تثبت من خلال سند القبض حصولها على المبلغ حسب الاتفاق.
• العميل (الشركة / الفرد) الذي يستلم سند القبض، والذي يحفظ حقوقه ويؤكد استلام المستفيد للمبلغ، فلا يمكنه المطالبة بالمبلغ مرة اخرى.

أهم نصائح إعداد نموذج سند القبض

ينبغي الالتزام بالنصائح التالية لتستفيد من سند القبض أقصى استفادة وهي كما يلي:

1. استخدم نموذج ثابت لا تتغير حقوله لتضمن سهولة المراجعة وعدم إسقاط أية بيانات عند تسجيلها.
2. حتى وإن كنت لا تستخدم برنامج محاسبي ينبغي أن تلتزم السندات بتسلسل رقمي محدد حسب طبيعة العميل وتاريخ السند وغيرها من طرق التصنيف.
3. راجع البيانات أكثر من مرة لاحتمالية تعرضها للخطأ.

مشكلات قد تواجهك عند استخدام سند القبض

توجد عدة أخطاء بشرية يمكن أن تقع فيها كمحاسب، وهي كما يلي:

1. التصنيف الخاطئ: حيث يمكنك أن تصنف سند الصرف ليصبح تابعًا للعملاء الأفراد بدلًا من الشركات أو العكس. فالتصنيف مهمة ينبغي التركيز بها.

2. السرعة في تسجيل القيم: قد تتعجل في كتابة القيم، فينتج عن هذا مشكلات قد تصبح ضخمة مع المراجعة.

3. عدم وجود مستندات داعمة: قد تتعجل في كتابة القيم، فينتج عن هذا مشكلات قد تصبح ضخمة مع المراجعة.