نموذج تسليم مهام عمل Excel - Word

ما هو نموذج تسليم مهام عمل؟

نموذج تسليم مهام العمل عبارة عن مستند يضم جميع البيانات الخاصة بالمشروع أو العمليات المتبعة داخل الشركة خلال فترة محددة، قد تكون شهر أو ربع سنة أو سنة كاملة.

يتناول النموذج بيانات هامة تخص المهام مثل ميعاد تسليم النموذج وبنود المهام المتضمنة وكذلك حالة المهام إذا كانت اكتملت بالوقت المحدد أم تخطت الوقت المتفق عليه أم لم ينتهِ الموظف المنفذ منها بعد.

ما هي عناصر نموذج تسليم مهام عمل؟

يتكون النموذج من شكلين من الصفحات؛ الشكل الأول يتضمن المعلومات المتعلقة بالمهمة من بنود ومعدل الإنجاز، والهدف منها هي متابعة التقدم في المشروع. ليس لهذا الشكل عدد ثابت، فكل مهمة منفصلة لها صفحة توضح بنودها.

بالنسبة لمعدل الإنجاز، فقد تتكون إحدى المهام من عشر خطوات. بعد انتهاء المدة المتفق عليها، يكتشف المنفذ أنه أنجز 80% من المهمة.

كما تتضمن الصفحة نسبة التحميل، وهو مؤشر ينبغي أخذه في كل المشروع عند تضمنه لأكثر من مهمة.فيعبر عن نسبة الوقت المتوقع لكل مهمة استهلاكها. فإذا كان المشروع سينتهي خلال ثلاثة أشهر، ومكون من 3 مهام، ليس من الضروري أن تكون نسبة التحميل متساوية وقيمتها 33.33% بل قد تجد مثلًا مهمة رقم 2 تستهلك 50% من الوقت المتاح بالأشهر الثلاثة، وتستهلك كلٌ من المهمتين رقم 1 و3 25% من الوقت.

كما أن نسبة التحميل تختلف عن الأولوية. فقد تكون لمهمة رقم 1، المذكورة سابقًا، الأولوية في الإنجاز ولكنها تنتهي خلال ربع المدة فقط. لهذا ينبغي على المنفذ البدء بها.

أما الشكل الثاني، فهو عبارة عن صفحة واحدة تتضمن مختصر لما تم تنفيذه من مهام. فتجد العناصر المكونة لهذه الصفحة كما يلي:

• بيانات المنفذ: الفرد المسؤول عن مجموعة المهام المتضمنة بالمشروع، ينبغي أن يظهر اسمه في نموذج التسليم مع ذكر المسمى الوظيفي.

• بيانات جهة الاستلام: ينبغي أن يتضمن النموذج اسم الجهة التي تستلم مهام العمل، وهي جهة داخلية تمثلها هيئة تابعة للشركة أو أحد أقسامها. كما تحتوي البيانات على اسم الفرد المسؤول عن الاستلام.

• حالة الاستلام: يوضح النموذج الحالة التي تم استلام المهام بموجبها. فقد تكون المهام غير مكتملة بعد في الميعاد المقرر، وقد تكون مكتملة ولكنها تخطت الوقت المقرر، أما الحالة المثالية هي اكتمال المهام في موعدها.

كيفية استخدام نموذج تسليم مهام عمل

لتستفيد من النموذج الاستفادة المتوقعة، اتبع الخطوات التالية:

1- حدد المهام المطلوبة

اعرف المهام المطلوب تنفيذها  خلال المدة المحددة. وانسخ صفحة متابعة المهمة حسب العدد المطلوب.

2- املأ بنود كل مهمة

لدى كل مهمة بنود تخصها. لهذا مطلوب أن تملأ بيانات كل مهمة من بنود حتى تستطيع متابعة تطور كل مهمة ومعرفة معدل الإنجاز.

3- رتب صفحات المتابعة حسب الأولوية

بناءً على أولوية كل مهمة، ينبغي أن ترتب صفحات المتابعة بالإكسل من اليمين إلى اليسار على حسب المعتاد، وذلك لتظل الأولوية عنصر عام تأخذه بالاعتبار. وأضِف درجة الأولوية أعلى كل صفحة.

4- عيِّن نسبة تحميل كل مهمة

الوقت هو أهم عامل، ينبغي أن تتعرف على الوقت المفترض أن تستهلكه كل مهمة. ابدأ متابعة تطور المهام ومع انتهاء كل بند، اضغط على علامة الصندوق.

5- راجع نسب الإنجاز وأكمل نموذج التسليم

بعد انتهاء المدة المتفق عليها واقتراب ميعاد التسليم، ينبغي أن تحدد معدل الإنجاز لتحدد حالة المهام.

لماذا نموذج تسليم مهام عمل مهم؟

ترجع أهمية النموذج إلى عدة نقاط:

1- متابعة كل مهمة على حدة 

يساعدك النموذج في عملية متابعة المهام ومعرفة معدل إنجاز كلٍ منها، مما يجعلك على إطلاع دائم بالخطوات التي ينبغي اتخاذها لإتمامها.

2- مستند رسمي يثبت تسلم المهام

يعبر نموذج تسليم مهام العمل عن محضر رسمي داخل الشركة، يثبت أن القسم المسؤول عن الاستلام قد أتى المهمة بعد إتمام المشروع من الفرد المنفذ.

3- تسهيل عملية صرف المكافآت والعلاوات

من خلال تحديد الفرد المسؤول عن كل مشروع وكل مهمة، يمكن تحديد المستحقين للمكافآت خلال السنة المالية، بناءً على نسب نجاح كل مشروع ونتائجه. 

من المستفيدين من نموذج تسليم مهام عمل؟

توجد عدة أطراف مستفيدة من النموذج. أولها الفرد المنفذ حيث يثبت من خلاله الجهد والوقت التي بذله لإنجاز العمل، فيستحق الحصول على العلاوات والمبالغ الإضافية. من ناحية أخرى، الجهات المستلمة والتي تراجع المهام التي اكتملت خلال الفترة المتفق عليها، ويمكن مراجعة تأثير هذه المهام على العمل ككل.