نموذج صادر ووارد Excel - XLSX

ما هو نموذج صادر ووارد؟

هو نموذج بسيط يساعد أصحاب المتاجر والشركات الصغيرة في متابعة البضائع الواردة والصادرة، وتحديد المتبقي في المخزون بانتظام. من خلال معرفة المتبقي، يمكن تحديد المنتجات التي ينبغي توريدها حتى لا يقع التاجر في عجز ولا يجد الزبون احتياجاته لديه، خاصة إذا كان أحد منتجاته الرئيسية.

النموذج لا يدعم المتجر في متابعة المنتجات فقط، بل يساعده أيضًا في تحديد الإيرادات الناتجة عن كل منتج، وتحديد قيمة البضائع المتواجدة في المخزن بانتظام. في الصفحة الرئيسية (المنتجات)، تظهر قيمة بيع كل منتج والتي يستخدمها حاليًا المتجر. كما تظهر الكمية الواردة (التي تم شراؤها)والصادرة (التي تم بيعها) خلال السنة أو الشهر أو الفترة المحاسبية أو حسب المدة المتعارف عليها والمناسبة للمتجر.

الكمية المتواجدة كبضائع في المخزن، يعبر عنها بصفة المخزون، وهي قيمة طرح الصادر من الوارد. فإذا اشتريت 100 صندوقٍ، وإجمالي ما وزعته على المتاجر الصغيرة هو 80 صندوقًا. يعني هذا أن المتبقي كمخزون هو 20 صندوقًا. فإذا كنت اشتريت الصندوق الواحد بعشرة دولارات وتبيعه بمبلغ 13 دولارًا. إذًا القيمة الحالية للمخزون هي 260 دولار.

ما هي عناصر نموذج الصادر والوارد؟

يتكون نموذج الصادر والوارد من ثلاثة صفحات متصلة ببعضها. حيث يظهر تأثير أي تغير بالصفحة الرئيسية (المنتجات) في صفحة الوارد أو الصادر والعكس. تتضمن الصفحات العناصر الآتية:

• الكود: هو رمز يعبر عن المنتج، بإدخال الكود إلى الخلية تظهر تفاصيل المنتج من اسم الصنف وسعر وشكل الوحدة.

• الصنف: بغض النظر عن نوع المنتجات التي تقدمها شركتك أو متجرك، لكل منتج اسم ثابت وواضح لا يسبب أي خلاف أو حيرة عند التعامل به.

• شكل الوحدة: تختلف شكل العناصر من منتج إلى آخر. فبعض المنتجات تستخدم الصندوق أو الكرتونة وأخرى قد توضح في زجاجة وغيرها في كيس. فشكل الوحدة يسهل عملية التصنيف والتخزين ومراجعة المخزون حسب الأقسام.

• الكمية: يوجد هذا العنصر في كل الصفحات. فكل صادر أو وارد مرتبط بكمية محددة، تنعكس في كمية المنتجات المتبقية كمخزون.

• السعر: عنصر أساسي يوجد في كل صفحة. من الطبيعي أن يكون سعر الوارد أقل من سعر الصادر، والسعر المذكور في صفحة المنتجات هو سعر الصادر لتتمكن من تقدير قيمة المخزون في حالة بيعه. رغم ذلك قد يصبح سعر الوارد أعلى من سعر الصادر طبقًا لمبدأ العرض والطلب في السوق. فهذا النموذج غير مسؤول عن حساب الربح والخسارة.

• الإجمالي: هو العنصر الذي يظهر مجموع قيمة المنتج X الواردة أو الصادرة.

• التاريخ: من أهم عناصر النموذج، فمن خلاله يمكن معرفة تاريخ توريد كل طلبية وتواريخ توزيعها على التجار.

كيفية استخدام نموذج صادر ووارد

لتستطيع استخدام النموذج بكفاءة ينبغي اتباع الخطوات التالية:

1- حدد المنتجات التي تقدمها وصنفها

عملية تكويد المنتجات من أهم العمليات، لأنها تسهل مراحل العمل لاحقًا من جرد المخزون ومراجعة وتحديد أرباح كل منتج. عملية التكويد قد تتبع التصنيف الأساسي والمتعارف عليه داخل الشركة. مثلًا، يمكن تصنيف المنتجات إلى منتجات ألبان وبقوليات وأطعمة مجمدة وتوابل وغيرها. فيصبح لكل صنف حرف لاتيني أو رقم مميز يعبر عنه. بعد التصنيف، ضع كل المنتجات بأكوادها في صفحة المنتجات.

2- تابع سعر البيع الحالي

الأسواق في تغير مستمر خاصة في الدول غير المستقرة اقتصاديًا. ينبغي أن تعرف السعر الحالي والعادل للمنتج الذي تقدمه للجمهور. وما عليك سوى تسجيله في صفحة المنتجات.

3- سجِّل الشحنات بانتظام

حدِّد التاريخ الذي استلمت فيه الشحنة وعيِّن الكمية المستلمة والمبلغ المتفق عليه لسعر الوحدة في صفحة الوارد. مع العلم أن الشحنات قد تورَّد لك في شكل أطنان أو كجم أو م³، وتبيعها بوحدات مختلفة. ينبغي أن تحدد العلاقة بين كل وحدة وأخرى ليصبح كل وارد مقابله صادر والعكس مساوٍ له في القيمة، وذلك منعًا لمحاولات السرقة أو الاختلاس التي قد يتعرض لها المخزن.

4- حدِّد الصادرات دوريًا

كل تاجر أو موزع يطلب من شركتك توريد شحنة جديدة، تسجل الشحنة كصادر لحظة خروجها من المخزن في صفحة الصادر. يظهر المتبقي من المنتج تلقائيًا في صفحة المنتجات. يمكن مراجعته فورًا والتأكد من إذا كان المسجل في النموذج هو نفسه المتواجد في المخزن.

لماذا نموذج صادر ووارد مهم؟

تعود أهمية نموذج الصادر والوارد لعدة أسباب:

1- متابعة دقيقة للمخزون

من الميزات الرئيسية للنموذج أنه يتابع كل شحنة واردة أو صادرة على حدة، فيبين تاريخ خروج أو دخول البضائع وقيمتها في ذلك الوقت. فتظهر إجمالي الكميات في صفحة المنتجات. فإذا ورِّد إلى المخزن 100 وحدة من المنتج Y في تاريخ 1 يناير 2024، ووردت 500 وحدة في 1 مايو 2024، وخرجت من المخازن 300 وحدة في 1 يونيو 2024 و200 وحدة في 5 يوليو 2024، إذا تظهر الكمية الحالية في صفحة المنتجات عبارة عن 100 وحدة وهو المتبقي في المخزون. فظهرت هذه البيانات في شكل صفين في صفحة الوارد وصفين في صفحة الصادر، ويظهر الناتج النهائي كصف واحد فقط في صفحة المنتجات.

2- تحديد الإيرادات الناتجة عن كل منتج

من خلال تحديد الإيرادات الخاصة بكل منتج في مختلف الشحنات الصادرة، يمكن تجميع كل الإيرادات لمعرفة الإجمالي خلال مدة محددة.

3- معرفة أكثر البضائع طلبًا

بمراجعة تواريخ وكميات طلبيات التوريد التي طلبها التجار أو الموزعين من شركتك، يمكن تحديد المنتجات الأكثر طلبًا والأقل طلبًا. يساعدك ذلك في تحديد اختيارات الشراء المرة القادمة.

من المستفيدين من نموذج صادر ووارد؟

يستفيد من النموذج الموردون والموزعون والتجار وأصحاب الشركات الصغيرة. حيث يمكنهم متابعة العمل بانتظام ويعد النموذج أداة أساسية في إدارة المخازن والمتاجر. حيث يمكن إعداد نسخة خاصة بكل فرع أو كل مستودع.