نموذج جرد المخزون Excel - XLSX

ما هو نموذج جرد المخزون؟

نموذج جرد المخزون يهدف إلى متابعة المخزون وتحديد المتبقي منه طبقًا لزيارة موقعية للمخازن. يتعامل هذا النموذج مع المنتجات المتوفرة والصالحة للبيع والتداول، كما أنه يحدد العناصر المتوفرة التي يمكن استخدامها لإنتاج المزيد من المنتجات.

ما أهمية نموذج جرد المخزون؟

نموذج جرد المخزون له العديد من المميزات فترجع أهميته إلى:

1- المتابعة والملاحظة:

توفير فرد أو طاقم العمل مسؤول عن متابعة الوارد والصادر إلى المخزن يؤسس بيئة عمل تعتمد على الشفافية والوضوح. حيث يحمل المسؤول النموذج في شكل ورقة مطبوعة أو نموذج رقمي موجود على الجهاز اللوحي، ويبدأ في تسجيل العناصر المتواجدة بعد المسح البصري. بهذا يمكن الحد من تعرض المخزن إلى حوادث الاختلاسات والسرقة وغيرها.

2- تحديد المنتجات الصالحة للبيع:

يهتم جرد المخزون بتحديد المنتجات المتبقية وصالحة للبيع، فبناءً على المتوافر يمكن توقع المبيعات خلال الشهر أو يمكن توقع المدة التي يمكن أن يستهلك هذا المخزون، وتحتاج الشركة إلى صناعة كمية جديدة من المنتجات أو توريد شحنة جديدة، حسب طبيعة عمل الشركة، إذا كانت مصنعة أم موزعة.

3- معرفة العناصر المتبقية الكافية للإنتاج:

لا يهتم جرد المخزون فقط بالمنتجات الصالحة للبيع، ولكنه أيضًا يتفاعل مع العناصر المقدر لها إنتاج دفعات جديدة من المنتجات. فمثلًا: المنتج A يحتاج إلى 5 وحدات من العنصر Y ووحدتين من العنصر X. بعد الجرد، اكتشفت وجود 1000 وحدة من العنصر Y و800 وحدة من العنصر X. يمكن استنتاج بعدها إمكانية إنتاج 200 وحدة جديدة من المنتج A.

ما عناصر نموذج جرد المخزون؟

توجد عناصر أساسية لا يمكن الاستغناء عنها في النموذج جرد المخزون، وهي كما يلي:

1- الرقم التعريفي للمنتج:

هو رقم مسلسل تضعه الشركة وتحدد من خلاله التصنيف ويسهل البحث عن المنتج على مختلف قواعد البيانات. فمن خلال الرقم، يمكن تحديد حجم المبيعات للمنتج والكميات المتبقية بالمخزون وغيرها.

2- اسم المنتج:

هو عنصر أساسي متواجد في النموذج ويعبر عن الاسم المتعارف عليه لمنتج داخل الشركة وللعملاء.

3- الوصف:

يتضمن هذا القسم مواصفات المنتج من أبعاد وخامات ووظيفة وغيرها. يمكن أن يكون لنفس المنتج أكثر من وصف، وفي هذه الحالة يمكن اعتبار كل اختلاف نوع من المنتج، يحمل رقم تعريفي خاص.

4- موقع المنتج:

عند تخزين المنتج في المستودعات، ينبغي تحديد موقع ثابت له يمكن الرجوع إليه لمتابعة الوارد أو الصادر منه. قد يكون الموقع مرتبطًا بممرات داخل مستودع ضخم، وقد يكون لدى الشركة أكثر من مستودع. في هذه الحالة، ينبغي الإشارة إلى موقع المنتج برقم المستودع ورقم الممر إن وجد.

5- الرف أو السلة:

كل رف أو وحدة تخزين لها رقم تعريفي، ينبغي أن يرتبط المنتج بها حتى يسهل العثور عليه.

6- المشتريات:

كما وضحنا مسبقًا، يمكن أن تكون شركتك مصنِّعَة للمنتج لا موردة أو موزعة له فقط. لهذا يصبح كل منتج عبارة عن مجموعة من العناصر المشتراة في شكل شحنات. في النموذج المرفق، تجد هذا القسم يحتل 6 أعمدة. هي اسم العنصر، والحجم الأصلي أو الكمية التي تم توريدها من هذا العنصر. بالإضافة إلى اسم المورد والرقم التعريفي للشحنة، والذي يمكن من خلاله تحديد المبلغ الإجمالي المدفوع وتكلفة الوحدة سواء كانت بالحجم أو الوزن أو القطعة.

7- الجرد:

هو القسم من النموذج المختص بتسجيل المتبقي من المشتريات والتي ساهمت في صناعة المنتجات المتوافرة حاليًا بالمخزون. فيحدد موقع العناصر كذلك في المستودعات ومن التخزين.

8- الاسم والتوقيع:

هو الحقل الذي يضم اسم الفرد المسؤول عن المتابعة.