نموذج تقرير محاسبي شهري Excel - XLSX

ما هو نموذج تقرير محاسبي شهري؟

نموذج التقرير المحاسبي الشهري هو تقرير مجمع يراقب أداء العمل ككل على مستوى أرصدة الحسابات المختلفة. فهو نموذج يتعامل مع الأرصدة النهائية الخاصة بكل شهر، ولهذا يمكن ربطه بنماذج أخرى تسجل المعاملات أولٍ بأول. قد تجد في النموذج مؤشرات ونِسَب تناولناها بشكل منفصل في نماذج أخرى، إلا أن هذا التقرير المجمع يمنحك فرصة الاطمئنان على عملك عبر نظرة سريعة واحدة.

ما هي عناصر نموذج تقرير محاسبي شهري؟

يمكن تصنيف العناصر المتواجدة في نموذج التقرير المحاسبي الشهري إلى تصنيفين كما يلي:

• الحسابات: الحساب هو عبارة عن طرف في أحد المعاملات المالية، يمكن تمثيله تحت اسم مميز، قد يكون له رصيد سابق ورصيد حالي. كل الحسابات المذكورة في التقرير؛ إما أن تكون حساب رئيسي يتبع شجرة الحسابات، أو حساب فرعي ينتمي إلى أحد البنود الرئيسية. كما يمكن تصنيف الحسابات حسب الوظيفة، حيث تتواجد في النموذج حسابات دائنة تقلل من موارد الشركة المالية بمعنى آخر الالتزامات وحسابات مدينة تضيف إلى مقدرات الشركة وهي الأصول.

• الأصول: تجد في النموذج الأصول المتداولة لأنها متغيرة من شهر إلى آخر، بعكس الثابتة والتي غالبًا ما تحافظ على قيمتها خلال السنة. فتتضمن الأصول حسابات مثل: العملاء والنقدية والسلف والمخزون مع إمكانية إضافة أصول أخرى.

• الخصوم: الالتزامات الواجبة على الشركة تحتاج إلى اهتمام ومتابعة شهرية حتى لا تتحول إلى ديون تعجز الشركة عن سدادها وبالأخص في حالة وجود فوائد. فتتضمن الخصوم القروض والرواتب وأوراق الدفع وغيرها من الحسابات الدائنة.

• المؤشرات: تعد المؤشرات دليل يؤكد مدى التزام الشركة بالسياسات المالية واستراتيجيات الموضوعة لتتوافق مع نموذج عملها وتحقيقها للأرباح المستهدفة. تقع مؤشرات مثل إجمالي الهامش الربحي ونسبة المصاريف التشغيلية ونسبة التداول وهامش الدخل التشغيلي ضمن المؤشرات الهامة والتي ينبغي تواجدها في التقرير المحاسبي الشهري.

كيفية استخدام نموذج تقرير محاسبي شهري

في هذا القسم، نتناول أهم الخطوات التي ينبغي اتباعها عند استخدام نموذج تقرير محاسبي شهري أو أي نموذج مشابه. مع العلم بإمكانية إضافة بعض الخطوات أو التخلي عنها مع اختلاف كل حالة على حدة.

1- حدد اسم الجزء الذي يتناوله التقرير من عملك

يمكنك استخدام النموذج ليكون تقرير محاسبي شهري خاص بجزء محدد من العمل لا العمل ككل. فكثير من الشركات المقاولات تنفذ أكثر من مشروع بنفس الوقت، كما لدى أغلب المصانع أكثر من خط إنتاج، كل منه يخرج منتج مختلف. لهذا ننصح باستخدام النموذج ليخدم كل عنصر بشكل منفصل، أو يمكنك استخدامه لجمع كل عناصر العمل في تقرير واحد، رغم ذلك قد يصادف بعض التعقيد في حالة كِبَر حجم شركتك وكثرة تفاصيلها. لهذا ينبغي أن تحدد اسم المشروع أو خط الإنتاج أو الفرع الذي يتناوله التقرير من البداية.

2- صنِّف الإيرادات والمصروفات

أحد أهم أدوار النموذج هو متابعة المبيعات وتحديد المؤشرات التي تقارن بين الإيرادات والمصروفات. لهذا ينبغي أن تكون لديك كل البيانات الخاصة بالتكاليف التشغيلية وتكاليف المبيعات والتكاليف المباشرة سواء كانت ثابتة أو متغيرة، وكذلك مصادر الإيرادات من بيع منتجات أو تقديم خدمات أو تأجير معدات وغيرها. ضَع إجمالي كل القيم السابقة بمكانها في النموذج لتحصل على المؤشرات الفعالة بكل بسهولة!

3- حدِّد حسابات الأصول والخصوم التي تهمك 

لتستطيع تقدير نسبة السيولة المتوفرة لدى شركتك في الوقت الحالي، تحديد إجمالي الأصول المتداولة والخصوم إحدى أهم الخطوات التي ينبغي تنفيذها. بمجرد تعيين إجمالي الأصول والخصوم، ستظهر قيمة نسبة السيولة والتي تعد إحدى أهم نسب السيولة التي يعتد بها في الشركات. الجدير بالذكر أن النسبة الآمنة غالبًا ما تتراوح بين 1.5 و2.

4- قارن بين القيم المتوقعة والفعلية

أحد أهم مميزات النموذج هو سماحيته للاستخدام ليغطي ربع سنة بالكامل. لهذا يمكنك تحديد المصروفات الإجمالية للشهر وكذلك الإيرادات حسب أداء الفريق والظروف السائدة في الشهور السابقة. يسهل مقارنة القيم مع تواجد رسم بياني يعبر عن تخطي المتوقع للفعلي أو العكس.

لماذا نموذج تقرير محاسبي شهري مهم؟

توجد عدة مميزات في هذا النموذج لا يمكنك التغاضي عنهم كمدير حسابات أو صاحب عمل وهي كما يلي:

مرونة النموذج وتأقلمه مع احتياجات عملك

رغم أن النموذج مُعَد للاستخدام الشهري، إلا أنه يمكنك التعامل معه ليغطي ربع سنة أو سنة مالية كاملة، تقارن من خلاله بين أرصدة الحسابات خلال الأشهر المختلفة. كما يمكنك النموذج من إضافة المزيد من الخلايا والصفوف لتتوافق مع الحسابات التي يديرها عملك دون التأثير على الرسوم البيانية التي يعرضها النموذج أو معادلاتها.

اكتشاف المخاطر والتعامل معها قبل فوات الأوان

كل عمل معرض إلى نقص في السيولة أو الوقوع في حالة تعسر بالسداد أو حتى الإفلاس، دور هذا التقرير هو اكتشاف أية مؤشرات توحي باحتمالية وقوع هذه المخاطر على المدى القريب. فيقدم التقرير التحليلات السريعة والوافية والتي تنبه المراجع وتدفعه إلى اتخاذ القرارات السليمة.

تحسين عمليات التقدير والتوقعات المالية

أحد أهم العناصر المتوفرة في النموذج هو تقدير الميزانيات، وهي القيم المتوقعة للمصروفات والإيرادات خلال الشهر. مع الممارسة والتعامل مع الأرقام والنموذج أكثر من مرة ودراسة السوق المستهدف، يمكنك تحديد القيم المتوقعة لتصبح أقرب إلى الواقع تدريجيًا.

من المستفيدين من نموذج تقرير محاسبي شهري؟

يمكن لأصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من نموذج التقرير المحاسبي الشهري، بالإضافة إلى مديري الحسابات والمراجعين الماليين. حيث يتناول التقارير نظرة عامة تهُم المسؤولين عن استقرار الوضع المالي للشركة.