نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية Word - Docs

ما هو نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية؟

نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية هو مستند رسمي تستخدمه الشركات لضمان توثيق وتنظيم عملية إنهاء خدمة الموظف في الشركة بطريقة منظمة تحمي حقوق الطرفين. يُشرف عليه قسم الموارد البشرية بالتنسيق مع الأقسام الأخرى المعنية لاستكمال جميع الإجراءات اللازمة، حيث يحتوي على تفاصيل دقيقة للتأكد من إعادة الموظف لجميع ممتلكات الشركة، مثل بطاقة التأمين الصحي، خطاب إنهاء الخدمة، وغيرها، بالإضافة إلى تسوية الأمور الإدارية والمالية كالمستحقات والضرائب.

ما هي عناصر نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية؟

يحتوي النموذج على عناصر مهمة:

• إلى: يوجه عادة إلى مسؤول قسم الموارد البشرية، حيث يعتبر قسم الموارد البشرية الجهة المسؤولة عن استلام النموذج والتأكد من إتمام جميع الإجراءات اللازمة لإنهاء علاقة الموظف بالشركة.

• التاريخ: هو تاريخ إعداد النموذج لتحديد وقت بدء إجراءات إخلاء الطرف.

• من: يكتب هنا اسم الموظف الذي يقوم بعملية إخلاء الطرف مع الشركة، حيث يتحمل الموظف مسؤولية تسليم كافة الممتلكات والمستندات المطلوبة وإتمام الإجراءات اللازمة قبل تقديم النموذج إلى قسم الموارد البشرية.

• الرقم الوظيفي: هو الرقم الخاص بالموظف داخل النظام.

• القسم: هو القسم الذي يعمل به الموظف.

• تاريخ آخر يوم عمل: يتم تسجيل في هذه الخانة، تاريخ آخر يوم عمل للموظف في الشركة.

• خانة إرشادات إخلاء الطرف: هي خانة تحتوي على إرشادات واضحة حول متطلبات إعادة الممتلكات والخطوات التي يجب على الموظف اتباعها لضمان اكتمال عملية إخلاء الطرف بشكل صحيح.

• جدول العناصر المطلوب إعادتها: هو جدول يقوم بتوثيق الممتلكات التي يجب على الموظف إعادتها عند إنهاء خدمته في الشركة، ويحتوي الجدول على ثلاث خانات رئيسية:

  • العناصر المسلّمة: هي الخانة التي تحتوي على تفاصيل جميع الممتلكات التي تخص الشركة، والتي يجب على الموظف إعادتها قبل مغادرته. تتضمن هذه الممتلكات الأدوات التقنية مثل الحاسوب المحمول، بطاقة التأمين الصحي، عينات التوزيع، والأدوات المالية مثل بطاقات الائتمان، وغيرها من الممتلكات.

  • التوقيع: هي الخانة التي يوقع فيها الشخص المستلم، مثل موظف الموارد البشرية، موظف الإدارة، موظف المالية، أو موظف تقنية المعلومات، وذلك لتوثيق استلام العنصر.

  • التاريخ: هو التاريخ الذي قام فيه الموظف بإعادة العنصر.

•  

• إقرار الموظف: هو إقرار من الموظف بأنه قد قام بإعادة جميع ممتلكات الشركة التي كانت بحوزته أو تم تسليمها له لاستخدامه خلال فترة عمله. كما يقر بعدم وجود أي ممتلكات أخرى تخص الشركة لا تزال في حوزته بعد مغادرته.

• خانة الملاحظات: هي خانة يتم تسجيل فيها أي ملاحظات متعلقة بإعادة الممتلكات.

• توقيع الموظف: هي خانة مخصصة لتوقيع الموظف لإقرار إعادة جميع الممتلكات المطلوبة، وتحتوي على اسمه الكامل، توقيعه، وتاريخ التوقيع.

• توقيع ممثل الموارد البشرية: هي خانة مخصصة لتوقيع ممثل قسم الموارد البشرية لإقرار استلام الممتلكات من الموظف، وتحتوي على اسمه الكامل، توقيعه، وتاريخ التوقيع.

• توقيع المدير: هي خانة مخصصة لتوقيع المدير لإقرار استلام الممتلكات وإتمام كافة الإجراءات اللازمة، وتحتوي على اسمه الكامل، توقيعه، وتاريخ التوقيع.

ما أهمية نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة:

1- حماية بيانات الشركة

يتيح للشركة تحديث سجلاتها، وحذف بيانات الموظف من الأنظمة وتعطيل وصوله إلى الحسابات، من خلال ضمان استعادة جميع الوثائق والبيانات السرية من الموظف وتجنب أي إساءة استخدام.

2- التأكد من إخلاء المسؤولية

يضمن النموذج أن الموظف لم يعد يحمل أي مسؤوليات تجاه الشركة، مما يساعد على إنهاء العلاقة بين الموظف والشركة بطريقة منظمة تحترم حقوق الطرفين.

3- حماية ممتلكات الشركة

يضمن استرداد جميع ممتلكات الشركة التي تم تسليمها للموظف خلال فترة عمله، مع توثيق استلامها بشكل رسمي، مما يساهم في الحفاظ على ممتلكات الشركة وتحقيق الشفافية بينهما.

4- تجنب النزاعات القانونية

يقوم بتوثيق إتمام الموظف لجميع مسؤولياته، مما يقلل من احتمالية حدوث أي نزاعات قانونية.

كيف يتم استخدام نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- إدخال البيانات الأساسية

قم بإدخال البيانات الأساسية، مثل الاسم، الرقم الوظيفي، القسم، وتاريخ آخر يوم عمل لك في الشركة.

2- قراءة الإرشادات

ثم قم بقراءة الإرشادات التي توضح متطلبات إعادة الممتلكات والإجراءات اللازمة لإتمام عملية إخلاء الطرف.

3- إعادة الممتلكات 

بعد ذلك، قم بتسليم جميع الممتلكات المذكورة في جدول العناصر المسلّمة، مثل الأجهزة التقنية، الوثائق الإدارية، وغيرها. ولا تنسَ أن يقوم الشخص المستلم بالتوقيع في الخانة المخصصة له.

4- التأكد من استلام الممتلكات

قم بالتوجه إلى الأقسام المعنية لتأكيد استلامها للممتلكات أو تسوية الأمور المطلوبة قبل إتمام عملية إخلاء الطرف.

5- تسجيل التوقيعات

بعد التأكد من استلام الممتلكات، قم بالتوقيع لإقرار إعادة جميع الممتلكات، بالإضافة إلى الحصول على توقيعات ممثل الموارد البشرية والمدير لتوثيق النموذج وإخلاء المسؤولية.

6- تسليم النموذج إلى الموارد البشرية

وفي النهاية، قم بتسليم النموذج إلى قسم الموارد البشرية للحفاظ على نسخة منه كجزء من السجلات الرسمية، للرجوع إليها عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج إخلاء طرف الموارد البشرية؟

يستفيد الكثير من النموذج، ومن بينهم:

1- الموظفين

 يضمن للموظفين حقوقهم من خلال التأكد من تسوية مستحقاتهم المالية وإرجاع ممتلكات الشركة.

2- الشركات

 يضمن النموذج لهم استعادة جميع ممتلكاتهم من الموظف بشكل رسمي، مما يساعدهم في حماية بياناتهم وحقوقهم وتجنب أي مشاكل قانونية أو مالية.

3- موظفي الموارد البشرية

 يساعدهم في تنظيم كافة الإجراءات المتعلقة بإنهاء خدمة الموظف وتوثيقها بشكل رسمي، مما يسهل عليهم متابعة مغادرة الموظف وتسوية الأمور الإدارية والمالية معه.

4- المديرين

 يضمن النموذج للمديرين في الأقسام المعنية أن الموظف قد أتم جميع الخطوات المطلوبة في عملية الإخلاء، مثل تسليم الأجهزة أو تسوية الحسابات المالية.

5- المحاسبين

 يساعدهم في توثيق تسوية جميع المستحقات المالية للموظف، مثل الرواتب والمكافآت والضرائب المستحقة.

6- المحامون

 يستخدمه المحامون كوثيقة رسمية عند حدوث أي نزاعات لتأكيد إتمام جميع الإجراءات القانونية الخاصة بإنهاء خدمة الموظف.