نموذج مخالصة مالية Word - Docs

ما هو نموذج مخالصة مالية؟

نموذج المخالصة المالية هو مستند رسمي تستخدمه الشركات لتوثيق تسوية كافة المستحقات المالية للموظف عند انتهاء علاقته العملية مع الشركة، وذلك للتأكد من أن الموظف قد استلم كافة مستحقاته المالية وأنه لا توجد أي مطالبات مالية غير مدفوعة له.

ما هي عناصر نموذج مخالصة مالية؟

يحتوي النموذج على عناصر مهمة:

1- البيانات الأساسية:

• الرقم المرجعي: هو كود خاص يُستخدم لتوثيق المستندات ضمن سجلات الشركة. يتم إصداره من قبل قسم الموارد البشرية، ويتكون من سلسلة تشمل اختصار القسم (HRD)، متبوعًا بسنة الإصدار، ثم رقم تسلسلي يحدد ترتيب المستند ضمن السجلات. مثال: HRD/2020/001.

• التاريخ: هو تاريخ إعداد نموذج المخالصة المالية.

• اسم الموظف: هو الاسم الكامل للموظف الذي يتم إعداد المخالصة له.

• المسمى الوظيفي: هو المسمى الوظيفي الذي كان يشغله الموظف خلال فترة عمله في الشركة.

• الفترة الزمنية: هي الفترة التي تمت تسويتها ماليًا، وتبدأ من تاريخ بدء عمل الموظف في الشركة حتى تاريخ آخر يوم عمل له.

2- جدول تفاصيل الراتب:

هو جدول يعرض المبالغ المتعلقة ببنود الراتب المختلفة، حيث يحتوي على عدة عناصر مهمة:

• تفاصيل الراتب: هي خانة تحتوي على المزايا والحقوق المالية التي يحصل عليها الموظف مقابل عمله، مثل الراتب الأساسي، بدل المواصلات، تعويض طبي، بدل إجازة، بدل إداري، مكافأة نهاية الخدمة، وغيرها.

• الفعلية: هي خانة يتم تدوين فيها المبالغ الفعلية لكل بند من بنود تفاصيل الراتب كما يستحقه الموظف، بغض النظر عن أي خصومات.

• المستحقة: هي خانة يتم تدوين فيها المبالغ النهائية التي سيتم دفعها للموظف بعد خصم أي استقطاعات تتعلق بالغياب أو أي تغييرات أخرى في تفاصيل الراتب، مثل الخصومات المتعلقة بالضرائب أو التأمينات.

• الغياب: هو عدد أيام غياب الموظف خلال فترة عمله، والتي أثرت على قيمة الراتب المستحق.

3- جدول الخصومات:

هو جدول يعرض جميع العناصر المالية التي يتم خصمها من راتب الموظف، حيث يحتوي على:

• مساهمة في التأمين التقاعدي (EPF - 12%): هي نسبة التأمين التقاعدي التي تُخصم من الراتب الأساسي.

• مساهمة التأمين الصحي (ESI - 1.75%): هي نسبة التأمين الصحي التي تُخصم من الراتب الإجمالي.

• بدل النقل: هي أي مبالغ مستردة تتعلق بمصروفات النقل.

• التأمين الطبي: هي قيمة الاشتراك في برنامج التأمين الصحي.

• التأمين على الحياة: هي قيمة الاشتراك في برامج تأمين الحياة.

• الضريبة على الدخل: هي قيمة الضرائب المفروضة على دخل الموظف.

• أي مستحقات أخرى: يتم تدوين هنا أي خصومات إضافية مثل قروض، سلف، وغيرها.

• ضريبة المهنة: هي قيمة الضريبة المفروضة على أصحاب المهن.

• إجمالي الراتب: هو إجمالي المستحقات من جدول تفاصيل الراتب.

• الراتب الصافي المستحق: هو المبلغ النهائي الذي سيتم دفعه للموظف بعد خصم جميع العناصر.

4- إقرار الموظف:

• إقرار الموظف: هو إقرار من الموظف بأنه قد استلم جميع مستحقاته المالية كما هو موضح في النموذج، وأنه لا توجد لديه أي مطالبات مالية أخرى تجاه الشركة حتى تاريخ توقيع الإقرار.

• توقيع الموظف: هو التوقيع الشخصي للموظف لتوثيق إقراره.

• التاريخ: هو التاريخ الذي يتم فيه توقيع الإقرار من قبل الموظف.

• لصالح: يتم كتابة هنا اسم الشركة التي تُصدر المخالصة والتي كان الموظف يعمل لديها.

• توقيع الجهة المسؤولة: هو توقيع الشخص المسؤول عن توثيق الموافقة على المخالصة المالية وتنفيذ الإجراءات المتعلقة بها، وعادةً ما يكون الشخص المسؤول هو مدير الموارد البشرية، المدير المالي، أو المدير العام.

ما أهمية نموذج مخالصة مالية؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة:

1- تجنب المشاكل القانونية

يوثق النموذج استلام الموظف لجميع مستحقاته المالية بشكل رسمي، مع تقديم دليل قانوني يثبت ذلك، ويؤكد عدم وجود أي مطالبات إضافية من الموظف، مما يحمي حقوق الشركة ويجنبها أي مشاكل قانونية محتملة تتعلق بمطالبات مالية مستقبلية.

2- تحقيق الشفافية

يضمن النموذج حصول الموظف على كافة المستحقات المالية المتفق عليها، مع اتباع إجراءات واضحة في تسوية الرواتب، مما يحقق الشفافية بين الموظف والشركة ويحمي حقوق الطرفين.

3- إغلاق الحسابات المالية

يساعد في إغلاق الحسابات المالية للموظف نهائيًا في سجلات الشركة، من خلال توثيق تسوية جميع مستحقاته المالية عند انتهاء فترة عمله.

4- ضمان الامتثال القانوني

يساهم في التزام الشركة بالقوانين واللوائح المحلية المتعلقة بتسوية المستحقات المالية، مما يحمي الشركة من التعرض لأي غرامات أو مشاكل قانونية.

5- إدارة الموارد البشرية

يساهم النموذج في تنظيم سجلات الموارد البشرية من خلال توثيق البيانات المالية للموظفين الذين انتهت علاقتهم بالشركة.

كيف يتم استخدام نموذج مخالصة مالية؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات

قم بجمع كافة البيانات المالية المتعلقة بالموظف الذي سيتم إعداد مخالصة مالية له، مثل الاسم، المسمى الوظيفي، فترة عمله، تفاصيل الراتب، أيام الغياب، الخصومات، وغيرها.

2- إدخال البيانات

بعد جمع البيانات، قم بإدخال كافة التفاصيل في الخانات المخصصة لها، مع إدراج جميع المستحقات المالية للموظف مثل الراتب الأساسي، البدلات، التعويضات، مكافأة نهاية الخدمة، وأي خصومات مستحقة مثل التأمينات، الضرائب، وغيرها.

3- مراجعة البيانات

بعد إدخال البيانات، قم بمراجعتها للتأكد من صحتها.

4- حساب المستحقات المالية

بعد ذلك، قم بحساب المبالغ المستحقة للموظف بعد خصم جميع الاستقطاعات مثل المساهمات التأمينية، الضرائب، وغيرها. 

5- إقرار الموظف

بعد التأكد من صحة جميع البيانات المالية، قم بإرسال النموذج للموظف ليوقع على الإقرار، وذلك لإثبات استلامه لكافة مستحقاته المالية.

6- توقيع الجهة المسؤولة

بعد إقرار الموظف، يقوم المسؤول المعني من قسم الموارد البشرية أو المالية بتوقيع النموذج لتوثيق أن الشركة قد أتمت عملية التسوية المالية.

7- حفظ نسخة

في النهاية، قم بتقديم نسخة من النموذج للموظف ليحتفظ بها كدليل على استلامه لكافة مستحقاته. كما يجب حفظ نسخة أخرى من النموذج في سجلات الشركة للرجوع إليها عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج مخالصة مالية؟

يستفيد الكثير من النموذج، ومن بينهم:

1- الموظفين

يضمن لهم النموذج حصولهم على جميع مستحقاتهم المالية من خلال اتباع إجراءات واضحة وشفافة.

2- أصحاب الشركات

يستخدمه أصحاب الشركات لتوثيق أن الموظف قد استلم جميع مستحقاته المالية، مما يتيح لهم استخدامه كدليل قانوني لإثبات تسوية جميع الالتزامات المالية وفقًا للقانون، وضمان الامتثال للأنظمة واللوائح المحلية الخاصة بحقوق العمال.

3- موظفي الموارد البشرية

يساعد موظفي الموارد البشرية في تنظيم كافة الإجراءات المتعلقة بتسوية المستحقات المالية للموظف وتوثيقها بشكل رسمي، مما يسهل عليهم إدارة وتنظيم سجلات الموظفين الذين انتهت علاقتهم مع الشركة.

4- المحاسبين

يساعدهم في توثيق تسوية جميع المستحقات المالية للموظف، مثل الرواتب، المكافآت، الضرائب المستحقة، وغيرها.