نموذج طلب إجازة Word - PDF - Excel

ما هو نموذج طلب إجازة؟

نموذج طلب إجازة هو مستند تستخدمه الشركات لتنظيم طلبات الإجازة، حيث يستخدمه الموظفون لطلب إذن بالإجازة لفترة محددة من خلال ملء النموذج وتقديمه للمدير أو المشرف، حيث يحتوي على البيانات الأساسية للموظف، بالإضافة إلى عدد الساعات أو الأيام المطلوبة، والسبب وراء طلب الإجازة، سواء كانت لأغراض شخصية، صحية، أو لحالات طارئة.

ما هي عناصر نموذج طلب إجازة؟

يتكون نموذج طلب الإجازة من عدة عناصر مهمة:

1- جدول تفاصيل الموظف

• اسم الموظف: هو الاسم الكامل للموظف الذي يقدم طلب الإذن.

• الرقم الوظيفي: هو الرقم التعريفي الخاص بالموظف في النظام.

• تاريخ اليوم: يتم تسجيل التاريخ الذي يتم فيه تقديم الطلب.

• البريد الإلكتروني: هو عنوان البريد الإلكتروني للموظف.

• رقم المنزل: هو رقم هاتف المنزل الخاص بالموظف.

• رقم الهاتف: يُكتب في هذه الخانة، رقم الهاتف الخاص بالموظف.

• اسم القسم: هو القسم الذي يعمل فيه الموظف.

• اسم المشرف: هو اسم المشرف المباشر للموظف.

2- جدول تفاصيل الإجازة

• تاريخ البدء: هو تاريخ بداية الإجازة المطلوبة.

• تاريخ الانتهاء: هو تاريخ انتهاء الإجازة المطلوبة.

• عدد الساعات المطلوبة: يتم تسجيل إجمالي عدد الساعات المطلوبة للإجازة.

• رمز الإجازة: هو الرمز الخاص بنوع الإجازة المطلوبة.

3- جداول التوقيع

• اسم الموظف: هو الاسم الكامل للموظف الموقع.

• التوقيع: يتم هنا توقيع الموظف كدليل على الموافقة.

• التاريخ: يتم توثيق في هذه الخانة، تاريخ توقيع الموظف.

• اسم المشرف: هو الاسم الكامل للمشرف الذي يراجع الطلب.

• التوقيع: يتم هنا توقيع المشرف كدليل على الموافقة.

• التاريخ: يتم توثيق في هذه الخانة، تاريخ توقيع المشرف.

4- جدول رمز الإجازة

• الوصف: يٌكتب في هذه الخانة، وصف مختصر لنوع الإجازة.

• الرمز: هو الرمز الخاص بالإجازة كما هو معتمد في النظام.

5- جدول إداري

• عدد ساعات الإجازة المعتمدة: هو عدد الساعات أو الأيام المعتمدة للإجازة.

• رصيد الإجازة المتبقي: هو عدد الساعات المتبقية التي يمكن للموظف استخدامها كإجازة.

• تم التحديث بواسطة: يٌكتب هنا، اسم الشخص الذي قام بتحديث المعلومات.

ما أهمية نموذج طلب إجازة؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة وأساسية للشركات، منها:

1- الحفاظ على سير العمل

يوفر النموذج تفاصيل دقيقة حول طلبات الإجازة، مما يساعد على تحديد الأولويات بين الإجازات المختلفة، ويقلل من إمكانية الموافقة على إجازات متزامنة، مما يضمن الحفاظ على سير العمل وتوزيع ساعات العمل والإجازات بشكل صحيح على الموظفين.

2- تحقيق الشفافية

يقوم بتوثيق طلبات الإجازة بشكل رسمي، مما يضمن حقوق الموظفين ويقلل من النزاعات المتعلقة بالإجازات من خلال تحقيق الشفافية بين الموظفين والمديرين.

3- إدارة الإجازات

يوثق النموذج عدد ساعات الإجازة المعتمدة والمتبقية للموظف، مما يسهم في إدارة الإجازات بشكل منظم، ويمنع تراكمها. كما يقلل من احتمالية الموافقة على طلب إجازة لا يستحقها الموظف، لأنه قد يكون استهلك رصيده من الإجازات بالكامل.

كيف يتم استخدام نموذج طلب إجازة؟

يتم استخدام نموذج طلب إجازة من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- ملء النموذج

قم بملء النموذج وتسجيل البيانات المطلوبة مثل اسمك، الرقم الوظيفي، القسم، اسم المشرف، تاريخ طلب الإجازة، عدد ايام الإجازة التي تحتاجها، نوعها، وغيرها من البيانات.

2- مراجعة البيانات

بعد ذلك، قم بمراجعة البيانات للتأكد من صحتها، ثم قم بالتوقيع في الخانة المخصصة لتوقيع الموظف.

3- إرسال الطلب إلى المدير

بعد مراجعة البيانات والتوقيع على النموذج، قم بإرسال الطلب إلى المدير أو المشرف.

4- موافقة المدير 

بعد استلام المدير أو المشرف للطلب، يقوم بتحديد القرار في النموذج سواء بالموافقة أو بالرفض بناء على البيانات، ثم يقوم بملء الجدول الإداري ويوثق رصيد الإجازة المتبقي للموظف. وبعد مراجعة النموذج، يقوم بالتوقيع في الخانة المخصصة له لتوثيق قراره. 

5- توثيق الطلب

بعد ذلك، يقوم بحفظ النموذج في ملفات قسم الموارد البشرية لتوثيقه في السجلات والرجوع إليه عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج طلب إجازة؟

يستفيد الكثير مِن الفئات والأطراف من النموذج، من بينهم:

1- الموظفين 

يساعد الموظفين على تقديم طلبات إجازة بشكل رسمي، ويضمن لهم توثيق طلباتهم، مما يحفظ لهم حقوقهم ويخلق الشفافية بينهم وبين الشركة، حيث يمكنهم الوصول إلى طلباتهم بسهولة عند الحاجة.

2- مدراء الشركات

يساعدهم في اتخاذ قرارات جيدة بشأن الموافقة أو الرفض على طلبات الإجازة، من خلال توفير تفاصيل دقيقة حول الطلب ورصيد الموظف المتبقي من عدد ساعات الإجازة.

3- موظفي الموارد البشرية

يسهل عليهم النموذج توثيق وتتبع الإجازات، مما يساعدهم في توزيع العمل بشكل متوازن بين الموظفين، وتجنب غياب عدد كبير في وقت واحد.