نموذج سند صرف

ما هو نموذج سند صرف؟

نموذج سند الصرف هو وثيقة تجارية تثبت أنك صرفت للمورد X المبلغ Y مقابل استلام حجم بالمتر المكعب أو كميات بالعدد أو أوزان بالكيلوجرامات من المواد الخام، أو مقابل توفير خدمة لك تساهم في تحقيق أهداف عملك.

ما هي عناصر نموذج سند صرف؟

يتكون نموذج سند الصرف من عدة عناصر وهي:

1. رقم النموذج: هو رقم متسلسل يساهم في تنظيم السندات وترتيبها بناءً على التاريخ والمورد الذي يصرف له المبلغ.

2. تاريخ سند الصرف: هو معلومة هامة في السند والتي تثبت تاريخ صرف المبلغ للمورد وبناءً عليها يتم التعرف على الفترة المحاسبية التي ينتمي إليها إلى سند الصرف.

3. بيانات الشركة الموردة: ينبغي أن يتضمن السند بيانات الشركة الموردة من اسم وعناوين وأرقام تواصل وبريد إلكتروني وغيرها.

4. المبلغ المدفوع: هو المبلغ الذي سددته شركتك للمورد مقابل الحصول على خدمة أو منتجات.

5. طريقة الدفع: يتضمن السند الطريقة التي تم بها دفع المبلغ سواء كان نقدًا أو شيكات.

6. التوقيعات: كأي سند، يحتوي على توقيعات منها توقيع مستلم المبلغ وتوقيع صاحب العمل.

كيفية استخدام نموذج سند صرف

يتشابه نموذج سند الصرف مع سند القبض، حيث أنه يتكون من صفحتي إكسل، صفحة تحتوي على جميع بيانات سندات الصرف والصفحة الأخرى نموذج قابل للتعديل، تتغير بياناته مع كل مبلغ جديد يصرف إلى مورد. يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. حدِّد رقم سند الصرف: ينبغي أن يكون لسند الصرف رقم متسلسل يلي مباشرة سندات الصرف الصادرة سابقًا.
2. عيِّن تاريخ سند الصرف:هو تاريخ الذي يتم صرف فيه المبلغ إلى المورد.
3. اذكر اسم الشركة المورد وممثليها: ينبغي أن يتضمن السند اسم الشركة الموردة المسؤولة عن توفير السلع أو الخامات أو الخدمات التي تحتاجها شركتك وستحصل على المبالغ المصروفة لذلك.
4. حدِّد المبلغ المصروف وطريقة الدفع: ينبغي أن تذكر قيمة المصروف الذي يحصل عليه المورد نتيجة خدماته وتحديد ما إذا كان التسليم نقدًا أم شيكات مع تسجيل رقم الشيك في السند.
5. اطبع السند أو ارسله عبر البريد الإلكتروني: للحصول على توقيعات المستلم والصارف يمكنك أن تطبع سند الصرف أو يمكنك إرسال السند عبر البريد الإلكتروني موقع من جهتك ويمكن للمورد التوقيع إلكترونيًا على السند.

لماذا نموذج سند صرف مهم؟

ترجع أهمية سند الصرف إلى عدة أسباب منها:

1. التوثيق: حيث يوفر سند الصرف دليل ورقي ورقمي يمكن الرجوع إليه بأي وقت يثبت إتمام عملية التحويل المالي بنجاح. كما يساهم في الحفاظ على دقة السجلات لدعم عمليات المراجعات الداخلية والخارجية.

2. تحكم أكبر بالتدفق النقدي: باستخدام سندات الصرف، يمكن بسهولة مراقبة والتحكم في التدفق النقدي. من خلالها يمكن التعرف على الجهات التي حصلت على مستحقاتها ومواعيد استلامها.

3. أداة للتواصل بين الأقسام المختلفة: سند الصرف يساهم في تنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة سواء كان قسم المشتريات أم العمليات التشغيلية أم الحسابات.

من المستفيدين من نموذج سند صرف؟

يستفيد من إصدار سند الصرف طرفان أساسيان وهما شركتك كطرف دائن يسدد مستحقات البضائع أو السلع التي اشتراها من المورد، فلا يمكن للمورد المطالبة بحقوقه مرة أخرى. بينما الطرف الآخر هو الطرف المدين وهو المورد أو البائع الذي استلمت منه الشركة طلباتها. في النهاية، تحتفظ شركتك بالنسخة الرئيسية من سند الصرف لأنها توحي بتفاعل قسم الحسابات مع أمر الشراء الصادر واستلام المورد المبلغ المطلوب.