نموذج كشف حساب مصروفات Excel - XLSX

ما هو نموذج كشف حساب مصروفات؟

نموذج كشف حساب المصروفات يتناول نفقات الحسابات المختلفة والتي تحمل على حسابات الشركة سواء كانت نقدية أو حساب بنكي. يضم النموذج جميع المستحقات والمدفوعات التي سددتها الشركة أو لم تسددها بعد. يتناول النموذج مصروفات متنوعة منها: مستلزمات المكتب، ونفقات الإهلاك الخاصة بالمعدات والعقارات وغيرها من الأصول، بالإضافة إلى المصروفات المدفوعة مقدمًا.

ما أهمية نموذج كشف حساب مصروفات؟

نموذج كشف حساب المصروفات يساهم في تحقيق المنافع التالية:

1- تحمي الشركة من أنشطة الاحتيال:

يضمن كشف الحساب أن كل المصروفات تم تتبعها بكفاءة.

2- تحسن من مهام مسك الدفاتر:

يساعد أفراد الإدارة المالية في فصل الالتزامات عن الأصول، مما يحسن دقة حسابات الذمم المدينة.

3- تتابع نفقات الشركة بانتظام:

يساهم النموذج في تصنيف النفقات وتحليلها، فيفرق بين المصروفات الثابتة والمتغيرة.

ما هي عناصر نموذج كشف حساب مصروفات؟

يضم نموذج كشف حسابات المصروفات عدة عناصر أهمها:

1. الفترة المحاسبية: ينبغي أن يوضح كشف حساب المصروفات الفترة المحاسبية التي يتناولها، قد تكون الفترة من ثلاثة أشهر أو ستة أشهر أو سنة.  

2. اسم الفرد المسؤول عن إصدار الكشف: يتضمن الكشف اسم الفرد الذي أعد الكشف وجمع البيانات من الفواتير والقيود المتعلقة بالمصروفات.

3. التاريخ: لاتباع الدقة في كل معاملة، ينبغي أن يضاف التاريخ الخاص بها، مما يجعل الرجوع إليها أسهل وأسرع.

4. رقم الصادر/ الفاتورة: هو رقم مرجعي يمكن من خلاله الرجوع إلى الوثيقة الأصلية الخاصة بالمعاملة.

5. بند المصروف: يتناول النموذج تفاصيل المعاملة التي تمت، من أطراف أو أسبابها وغيرها من العناصر. كما يمكن تحديد تصنيف المصروف.

6. المبلغ: يعبر عن القيمة الخاصة بالمصروف، والواجب تسجيله كمستحق نتيجة معاملة بين الشركة وطرف آخر.

7. ملاحظات: هي كل ملحوظة خاصة بالمعاملة، فيمكن تحديد إذا كانت المصروف مستحق أم غير مستحق، وقد يكون المصروف مدفوع مقدمًا أو مؤخرًا.

8.  

كيف تستخدم نموذج كشف حساب مصروفات؟

لتستطيع استخدام نموذج كشف حساب مصروفات بفاعلية، اتبع الخطوات التالية:

1- صنِّف نوع المصروف

توجد عدة أنواع للمصروفات، ينبغي أن تحدد إلى أي نوع ينتمي المصروف الذي ستسجله في الكشف؛ هل يتبع تكلفة السلع المباعة؟ أم مصاريف تشغيل؟ أم مصاريف غير تشغيلية؟ أم مصاريف مالية ناتجة عن قروض ائتمانية؟ أم غيرها؟

2- حدِّد تاريخ استحقاق المصروف

لأن جميع المعاملات المحاسبية تتبع مبدأ الاستحقاق، ينبغي أن تحدد تاريخ استحقاق كل مصروف حتى يكون متوافقًا مع السجلات والقيود المدونة في دفتر اليومية وحسابات دفتر الأستاذ.

3- ادعم المعاملة بالفاتورة أو الورقة التجارية 

أضف الرقم المرجعي الخاص بالفاتورة أو القيد أو حتى الورقة التجارية التي تثبت صحة المعاملة كمصروف. بهذا يمكن أن يعتد به كجزء من المعاملات المحاسبية السليمة داخل شركتك يمكن للمراجعين التأكد منه بأي وقت.

4- وضِّح كل التفاصيل عن المصروف

كل ما تحتاج أن تميزه للمصروف، ينبغي أن تحدده في خانة بيان المصروف. كما ينبغي أن تعيِّن حالة المصروفات وإن كانت مسددة بشيك أم نقدًا.

5- اجمع إجمالي المصروفات

بعد تسجيل كل المعاملات الخاصة بالمصروفات في الفترة المستهدفة، يظهر لك في نهاية النموذج تلقائيًا إجمالي المصروفات وقارنها بالمصروف المتوقع للسنة وتأكد إذا كان أكبر أو أقل.

من المستفيدين من نموذج كشف حساب مصروفات؟

تعد الإدارة المالية الجهة المستفيدة الأولى من نموذج كشف حساب مصروفات، حيث تتعرف على الأوجه التي تجذب أغلب المصروفات، وتحدد النفقات المتغرة التي يمكن تقليص حجمها. كما يمكن التعرف على أكثر الأقسام المستهلكة لموارد الشركة المالية.