نموذج دليل الحسابات Excel & XLSX

ما هو نموذج دليل الحسابات؟

نموذج دليل الحسابات هو هيكل منظم يهدف إلى تنظيم وتصنيف جميع الحسابات المالية داخل الشركة، من خلال تسجيل تفاصيل دقيقة مثل رقم الحساب، اسمه، حالته، نوعه، والتفاصيل المالية الأخرى. بالإضافة إلى توثيق جميع المعاملات المالية المرتبطة بهذه الحسابات.

ما هي عناصر نموذج دليل الحسابات؟

يتكون النموذج من جدول رئيسي ينقسم إلى جزئين مهمين وهما:

1- تفاصيل الحساب

يوفر هذا الجزء كافة التفاصيل الأساسية لكل حساب مالي:

• رقم الحساب: هي خانة يتم تسجيل فيها الرقم المخصص لكل حساب لتسهيل تتبعه.

• اسم الحساب: تقوم بتسجيل اسم الحساب الذي يعكس طبيعته مثل مصاريف الإيجار، أجور العمال، وهكذا.

• حالة الحساب: توضح هذه الخانة حالة الحساب، سواء كان نشطاً، مؤقتاً، محذوفاً، أو له حالة أخرى.

• نوع الحساب: هي الخانة التي تحدد نوع الحساب، سواء كان حساب أصول، خصوم، إيرادات، حقوق ملكية، مصروفات، أو غيرها.

2- البيانات المالية

أما هذا الجزء، فهو يوفر البيانات المالية المرتبطة بكل حساب:

• التقرير المالي: هي الخانة التي تحدد التقرير المالي الذي يتعلق به الحساب، مثل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، قائمة التدفقات النقدية، أو أي تقارير مالية أخرى.

• دائن\مدين: تقوم هذه الخانة بتحديد ما إذا كان الحساب دائناً أم مديناً.

ما أهمية نموذج دليل الحسابات؟

يُعتبر النموذج أداة محاسبية أساسية لا يمكن للشركات الاستغناء عنها، حيث يسهم في عدة جوانب مهمة، منها:

1- إعداد التقارير المالية 

يوفر النموذج بيانات دقيقة عن كل حساب مالي تابع للشركة، ويقوم بتصنيفهم وتحديد نوع التقارير المالية لكل حساب، مما يوضح الحسابات التي يجب تضمينها في كل تقرير مالي، ويسهل عملية إعداد التقارير المالية بدقة.

2- تحليل الأداء المالي 

يساعد العديد من الأطراف على تقييم وتحليل الأداء المالي للشركة، حيث إنه يقوم بتسجيل وتوثيق جميع المعاملات المالية المرتبطة بحسابات الشركة، سواء كانت تتعلق بإيراداتها، مصروفاتها، أصولها، أو التزاماتها، مما يساهم في توفير صورة واضحة ودقيقة للوضع المالي.

3- إدارة المعاملات المالية

يقوم بتوثيق جميع المعاملات المالية من خلال تصنيفها وترتيبها بشكل منظم، ليُسهل تتبع تأثير هذه المعاملات المالية على الوضع المالي للشركة، مما يساعد في إدارة المعاملات المالية بشكل أفضل.

4- الحماية من التلاعبات المالية

يضمن الحماية من التلاعبات المالية من خلال تسجيل المعاملات المالية بشكل دوري ومستمر بطريقة منظمة، مما يسهل تتبع كل المعاملات المالية بدقة، ويكشف عن أي أخطاء أو تلاعبات مالية بسرعة.

5- تجنب المشاكل القانونية

يساعد النموذج على التأكد من أن جميع المعاملات المالية تتم وفقاً للقوانين، مما يحمي من المشاكل القانونية ويضمن الشفافية والدقة لكل المعاملات المالية التابعة للشركة.

كيفية استخدام نموذج دليل الحسابات

يتم استخدام النموذج من خلال متابعة وتسجيل الحسابات المالية بتفاصيل دقيقة عبر الخطوات التالية:

1- جمع بيانات الحسابات المالية

قم بجمع بيانات الحسابات المالية للشركة مثل رقم الحساب، وهو كود يميز كل حساب، واسم الحساب الذي يعكس طبيعته ووظيفته، بالإضافة إلى نوع الحساب لتصنيفه ضمن الفئات المحاسبية كالأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات. ولا تنسَ تحديد حالة كل حساب لمعرفة ما إذا كان نشطاً أم لا.

2- إدخال البيانات

بعد تحديد الحسابات المالية وجمع بياناتها، قم بإدخالها داخل الخانات المخصصة وترتيبها بشكل منظم.

3- متابعة وتسجيل المعاملات المالية

بعد ذلك، قم بتسجيل كل المعاملات المالية اليومية في لحظتها في الحسابات المناسبة لها في النموذج، مع الحفاظ على المتابعة المستمرة وتحديث النموذج بشكل دوري لضمان دقة التسجيلات.

4- مراجعة البيانات

 قم بمراجعة البيانات والحسابات المسجلة، للتأكد من صحة البيانات وأن كل المعاملات المالية مسجلة بشكل صحيح وتحت الحسابات المناسبة لها. وبعد ذلك، تأكد من أن جميع الحسابات محدثة لتجنب حدوث أي مشاكل.

5- إعداد التقارير المالية 

ثم استخدم البيانات المسجلة لإعداد التقارير المالية اللازمة مثل الميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية، وغيرها من التقارير المالية. وقبل تسليمها، قم بمراجعة نهائية لكل البيانات المسجلة للتأكد من صحة كل شيء، ثم قم بتسليم التقارير المالية.

مَن المستفيدين من نموذج دليل الحسابات؟

يقدم النموذج وظائف مهمة لعدة أطراف، من بينهم:

1- أصحاب الشركات

يعتمد أصحاب الشركات على البيانات المالية المسجلة في النموذج لمراقبة الأداء المالي للشركة وتحديد المجالات التي قد تحتاج إلى تحسين، مما يساعدهم في اتخاذ قرارات أفضل لتحسين الوضع المالي للشركة.

2- مدراء الشركات

يوثق النموذج لهم جميع المعاملات المالية بشكل منظم، مما يسهل عليهم عملية المراجعة ويضمن إدراج وتحديث جميع الحسابات، وبالتالي يقلل من المخاطر المالية ويساعدهم على وضع خطط مالية واقعية تستند إلى أرقام دقيقة.

3- المحاسبين

يعتمد عليه المحاسبون في تنظيم وتسجيل المعاملات المالية وإعداد التقارير المالية بدقة، من خلال توفير بيانات دقيقة وموثوقة عن جميع المعاملات المالية لكل حساب في الشركة.

4- المستثمرين 

يوفر النموذج لهم معلومات دقيقة تساعدهم على فهم الوضع المالي للشركة وتقييم أدائها المالي، لاتخاذ قرارات استثمارية ناجحة.

5- البنوك والمؤسسات المالية

يسهل النموذج عمليات التمويل والتقديم على القروض من خلال توفير بيانات مالية دقيقة للبنوك، مما يساعدهم على تقييم الحالة المالية للشركة والتأكد من قدرتها على سداد الديون.

6- موظفي الضرائب 

يستخدمه موظفو الضرائب لحساب الضريبة المستحقة بدقة، والتأكد من التزام الشركة بالقوانين المالية واكتشاف أي محاولات للتلاعب بالبيانات بهدف تقليل الضريبة المستحقة.