نموذج استلام المواد Word - Docs

ما هو نموذج استلام المواد؟

نموذج استلام مواد هو مستند يُستخدم لتوثيق محتويات الشُحنة التي تم استلامها من شركة محددة. يتم تعبئة هذا النموذج بواسطة موظف الاستلام في الشركة التي تستقبل البضائع.

ما أهمية نموذج استلام مواد؟

1- التحقق من صحة المنتجات قبل الدفع

يُعد نموذج الاستلام خطوة أساسية للتحقق من أن العناصر المُستلمة تتطابق مع الكميات والوصف المُدرج في أمر الشراء، كما يضمن قسم الحسابات صحة البضائع المستلمة قبل الدفع للمورّد.

2- التوثيق:

يعمل النموذج كسجل موثوق لأغراض التحكم في المخزون والمحاسبة، حيث يساعد في تتبع العناصر المتوفرة في المخزون ويعزز دقة السجلات المالية.

3- حل التناقضات

في حال وجود أي تناقضات بين ما تم طلبه وما تم استلامه، يوفر نموذج الاستلام الوثائق اللازمة لبدء التواصل مع المورّد بهدف حل المشكلات مثل العناصر المفقودة أو التالفة.

ما عناصر نموذج استلام المواد؟

1. اسم المُرسل: اسم الشخص أو الشركة التي أرسلت الشحنة.

2. اسم المُرسل إليه: اسم الشخص أو الشركة المُستلمة للمواد في الجهة المقابلة.

3. رقم الشُحنة: الرقم الفريد الذي يُحدد الشحنة في النظام، مما يسهل تتبعها.

4. نقطة الشحن: الموقع الذي تم منه شحن المواد، سواء كان مستودعًا أو مصنعًا أو مكانًا آخر.

5. شركة الشحن: الشركة التي قامت بنقل الشحنة من المُرسل إلى المُستلم.

6. رقم فاتورة الشحن: الرقم المرتبط بالفاتورة التي تحدد تفاصيل الشحن، مثل التكاليف والرسوم.

7. رقم السيارة: الرقم الذي يُحدد السيارة التي استخدمتها شركة الشحن لنقل الشحنة.

8. نقطة التحميل: الموقع الذي تم تحميل الشُحنة فيه، والذي قد يكون في موقع العمل أو نقطة الشحن.

9. الشُحنة (جزئية أم كاملة): يحدد نوع الشحنة، هل هي شحنة جزئية تحتوي على جزء من الطلب أو شُحنة كاملة تحتوي على كل المواد المطلوبة.

10. الرسوم (مدفوعة مسبقًا أم عند الاستلام): تحديد إذا كانت الرسوم الخاصة بالشحن قد تم دفعها بالفعل أو أنه يجب دفعها عند استلام الشحنة.

11. عدد الصناديق: هو عدد الصناديق أو الحاويات التي تحتوي على المواد المستلمة.

12. الوزن: الوزن الإجمالي للشُحنة المستلمة أو وزن كل صندوق على حدة.

13. رقم قائمة التعبئة: هي قائمة تحتوي على تفاصيل المواد المشحونة وتفاصيل الكميات.

14. تاريخ نموذج الاستلام: التاريخ الذي تم فيه إصدار نموذج الاستلام، وهو غالبًا يكون اليوم الذي تم فيه استلام المواد.

15. تاريخ الاستلام: التاريخ الفعلي الذي تم فيه استلام الشُحنة من قِبل الجهة المستلمة.

16. اسم المُستلم: اسم الشخص المسؤول الذي استلم الشحنة من جهة الاستلام.

17. مطلوب فحص جودة (نعم أم لا): تحديد ما إذا كان هناك حاجة لإجراء فحص جودة للمواد المُستلمة أم لا.

18. حالة فحص الجودة (معلّق أم مقبول): يحدد حالة فحص الجودة، حيث يمكن أن تكون النتيجة "معلق" إذا لم يتم الفحص بعد، أو "مقبول" إذا تم التأكد من أن المواد مطابقة للمواصفات المطلوبة.

19. الصنف: تحديد نوع المادة أو المنتج المُستلم (مثل نوع الجهاز أو المادة الخام).

20. الوصف: تقديم وصف مختصر للمنتج، مثل المواصفات أو الخصائص.

21. الكمية: تحديد الكمية المُستلمة من كل منتج أو صنف.

22. موقع التخزين: تحديد مكان تخزين المواد بعد استلامها في المخزن أو المستودع.

23. ملاحظات حول أي تلف أو نقص في البضائع: تسجيل أي ملاحظات تتعلق بحالة المواد المُستلمة، مثل وجود تلف أو نقص في بعض الأصناف مقارنة بما هو موضح في الطلب أو قائمة التعبئة.

كيفية عمل نموذج استلام مواد؟

لإعداد نموذج استلام مواد، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد تفاصيل الشحن: قم بتسجيل اسم المُرسل والمُرسل إليه، رقم الشحنة، شركة الشحن، رقم فاتورة الشحن، ونقل رقم السيارة.

2. تحديد تفاصيل الشُحنة: حدد نقطة التحميل (سواء كانت من موقع العمل أو نقطة الشحن)، ونوع الشحنة (جزئية أو كاملة)، الرسوم (مدفوعة مسبقًا أو عند الاستلام)، عدد الصناديق، والوزن الكلي.

3. تحديد تفاصيل التسليم: سجل رقم قائمة التعبئة، تاريخ نموذج الاستلام، تاريخ الاستلام الفعلي، واسم المُستلم المسؤول عن الاستلام.

4. إجراء فحص الجودة: حدد ما إذا كان فحص الجودة مطلوبًا أم لا. في حال كان الفحص مطلوبًا، يجب تسجيل حالته (سواء كانت معلّقة أو مقبولة).

5. تسجيل تفاصيل المنتجات: قم بتوثيق تفاصيل كل منتج تم استلامه، مثل الصنف، الوصف، الكمية، وموقع التخزين الخاص بكل منتج. في حال وجود أي تلف أو نقص، يجب تدوين ملاحظات دقيقة حول الحالة.

6. التحقق من التوافق مع أمر الشراء: يتأكد المُستلم من أن الكميات المُستلمة تتطابق مع الكميات المذكورة في أمر الشراء. في حالة وجود أي تناقض، يجب تسجيل ذلك في النموذج.

7. التوقيع والتوثيق: بعد التحقق من التفاصيل، يقوم المُستلم بالتوقيع على النموذج وتوثيق الاستلام، ثم يقوم موظف الحسابات أو الإدارة بالتحقق من النموذج وتخزينه في سجلات الشركة.

كيف يُستخدم نموذج استلام مواد؟

يُستخدم نموذج استلام المواد في الشركات أو المؤسسات بعد استلام الشُحنة من المورّدين. يتم عمل النموذج من قِبل الموظف المسؤول عن الاستلام ويتضمن تفاصيل عن الشُحنة والمنتجات المُستلمة. يتم استخدام النموذج كالتالي:

1. يتم تسجيل كافة التفاصيل المتعلقة بالشحنة مثل تاريخ الاستلام، الكميات المستلمة، ومواصفات المنتجات لضمان تطابقها مع المواصفات.

2. يتم التحقق من أن البضائع المستلمة تتطابق مع أمر الشراء من حيث الكميات، الوصف، والمواصفات. إذا كان هناك نقص أو تلف، يتم تدوين ذلك في النموذج.

3. يُعتبر النموذج مرجعًا مهمًا لقسم الحسابات للتأكد من صحة الفواتير عند دفع المبالغ للموردين، وكذلك للحفاظ على سجل دقيق للمخزون.

4. يُستخدم النموذج للتواصل مع الموردين ومتابعة عملية استبدال أو استرجاع البضائع، في حال وجود أي خطأ أو نقص في المواد المستلمة.

5. يُستخدم النموذج في تحديث سجلات المخزون بشكل دقيق، مما يسهم في تحسين عملية إدارة المخزون في الشركة.

من المستفيدين من نموذج استلام مواد؟

1. الموظف المسؤول عن الاستلام: يقوم بتوثيق عملية الاستلام وضمان أن الشحنة تتطابق مع أمر الشراء من خلال تعبئة النموذج.

2. قسم الحسابات: يعتمد قسم الحسابات على نموذج استلام المواد للتحقق من صحة الفواتير قبل الدفع للمورّدين والتأكد من أن ما تم استلامه يتوافق مع ما هو مُدرج في الفاتورة.

3. إدارة المخزون: يساعد نموذج الاستلام في تحديث سجلات المخزون، مما يسهل عملية تتبع الكميات المتوفرة واتخاذ قرارات الشراء في الوقت المناسب.

4. المورّدون: في حال وجود تناقضات أو مشاكل مع المواد المُستلمة (مثل نقص أو تلف)، يكون النموذج هو المرجع الذي يعتمد عليه الموردون لتسوية المشكلة.

5. فريق الجودة: في حال وجود فحص للجودة، يستفيد فريق الجودة من هذا النموذج للتأكد من حالة البضائع التي تم استلامها وإذا ما كانت مطابقة للمواصفات المطلوبة.