نموذج قيد اليومية

ما هو نموذج قيد اليومية؟

نموذج قيد اليومية هو مستند يعرض معاملة مالية من طرفين: طرف دائن وآخر مدين، فينظم مختلف المعاملات حسب ترتيبها الزمني. كما يتعامل القيد مع مختلف أنواع الحسابات؛ من أصول وخصوم ومصروفات وإيرادات. تكوّن قيود اليومية دفتر اليومية والذي يعد مصدرًا لجميع المعاملات المالية خلال الفترة المحاسبية المستهدفة بين مختلف الحسابات. قد يضم الطرف المدين أو الدائن أو كلاهما أكثر من حساب في المعاملة الواحدة.

ما أهمية نموذج قيد اليومية؟

يساهم نموذج قيد اليومية في تحقيق عدة فوائد للعمل منها:

1- الحفاظ على دقة السجلات المالية:

يدعم نموذج قيد اليومية شركتك في تنظيم المعاملات المالية بما يساهم في تحقيق المزيد من الاستقرار واكتشاف المخاطر والأزمات المالية قبل وقوعها.

2- الحصول على نظرة شاملة للإيرادات والمصروفات:

بمراجعة دفتر اليومية أو نماذج قيود اليومية المسجلة يمكن تحديد أهم المصادر المنتجة للإيرادات وأوجه النفقات المسببة لاستهلاك أكبر موارد مالية.

3- متابعة التدفق النقدي بانتظام:

يمكن لشركتك التأكد من كفاءة التدفق النقدي من خلال النظر إلى قيود اليومية المسجلة، فمع وجود قيود تتضمن حساب نقدية أو حساب الصندوق كطرف مدين، يضمن هذا دخول أموال في حساب الشركة، ما يضمن وجود سيولة كافية.

ما هي عناصر نموذج قيد اليومية؟

توجد عدة عناصر أساسية في كل قيد يومية، وهي كما يلي:

1- تاريخ المعاملة:

ينبغي أن يتم ذكر تاريخ المعاملة التي وقعت، حتى يمكن الرجوع إلى المستندات المتعلقة بالفترة التي تقع بها المعاملة.

2- أسماء الحسابات:

ينبغي أن يتضمن نموذج القيد أسماء الحسابات المشاركة في المعاملة مع ذِكر أرقامها المعتمدة حسب شجرة حسابات الشركة.

3- المبالغ المدينة والدائنة:

كل حساب يكون له مبلغ مالي يضاف إلى رصيده أو يخصم منه حسب موقعه من أطراف نظام القيد المزدوج.

4- الرقم المرجعي للقيد أو المعاملة:

كل معاملة لها رقم يمكن الرجوع إليه، والتعامل على أساسه وربطه بغيره من المعاملات، في حالة تماثل الأطراف.

5- بيان للمعاملة يتناول وصفها وتفاصيلها:

تتضمن المعاملة وصفًا وبيانًا بسبب حدوث هذه المعاملة، وإن كانت بيعًا أم شراء، أم غيرها من الأسباب.

كيف تستخدم نموذج قيد اليومية؟

لتستخدم نموذج قيد اليومية، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. حدِّد الحسابات المتضمنة في المعاملة: ينبغي أن تعرف الحسابات التي تحتويها المعاملة، وعيِّن منها الحسابات التي يزيد رصيدها وتلك التي تنقص، ومنها تستطيع التفرقة بين الحسابات المدينة والدائنة.

2. اذكر تاريخ المعاملة: كل معاملة لها تاريخ حدوث، ينبغي أن يتضمنه القيد، حتى يمكن الرجوع إليه والتأكد من وثائقه أو مستنداته المالية ذات صلة من فواتير أو أوامر بيع أو أوامر شراء. 

3. عيِّن وصف المعاملة وتفاصيلها: ينبغي أن تضع وصفًا للمعاملة، هل هي دفعة مقدمة تحت الحساب؟ هل هو إقفال لحساب منتجات تم شراؤها بالآجل؟ هل هي نفقات؟ هل هي إيرادات؟ كلما كانت التفاصيل واضحة في القيد، كلما كان من السهل مراجعة المعاملة.

4. اعرف المبالغ المدينة والدائنة: ينبغي أن تحدد المبلغ المتعلق بكل حساب، سواء كان مدينًا أم دائنًا. وتأكد من تساوي طرفي الدائن والمدين في النهاية.

من المستفيدين من نموذج قيد اليومية؟

يستفيد أطراف عديدة من نموذج قيد اليومية وهي كما يلي:

1. الموردين: مع التسجيل الدوري لكل معاملة، يمكن معرفة المستحقات المتأخرة لكل مورد، مما يجعلها جزء من الخطة القادمة من ميزانية الشركة لحفظ حق المورد.

2. العملاء: يمكن من خلال القيود اليومية، معرفة المستحقات المتأخرة ولم تستلمها شركتك بعد من العملاء.

3. الإدارة المالية: تدعم قيود اليومية الشركة من ناحية الماليات، فتوضح الأطراف التي ينبغي أن تسدد أموال إلى الشركة والأطراف التي ينبغي أن تسدد الشركة لها أموال. فهي مؤشر على كفاءة الصحة المالية وعنصر هام لمراجعة التدفق النقدي.

4. المستثمرين: تعد قيود اليومية هي أساس إعداد القوائم المالية التي تهم كل مستثمر ينوي تمويل الشركة أو المساهمة فيها.