نموذج جرد يومي Excel - XLSX

ما هو نموذج جرد يومي؟

نموذج الجرد اليومي هو تقرير مهم لأصحاب الشركات والمشاريع، حيث إنه يستخدم في تتبع وإدارة جرد المخزون بشكل يومي، من خلال تسجيل كافة البيانات بتفاصيل دقيقة، مثل اسم المنتج، حالته، قيمته، والكميات المتوفرة والمباعة، بالإضافة إلى تفاصيل إعادة الطلب وغيرها من البيانات التي تساهم في إدارة المخزون بشكل دقيق ومنظم.

ما هي عناصر نموذج جرد يومي؟

يتكون النموذج من عناصر أساسية لا يمكن الاستغناء عنها في أي عملية جرد، وهي كما يلي:

1- بيانات الموظف

هو جدول يقوم بتوثيق بيانات الموظف الذي يقوم بعملية الجرد لتحقيق الشفافية، من خلال تسجيل معلومات مهمة مثل اسم الموظف، وظيفته، بريده الإلكتروني، رقم هاتفه، تاريخ الجرد، وتوقيعه.

2- رقم الجرد

هو الرقم الذي يُخصص لكل منتج لتسهيل تتبعه وإدارته.

3- الاسم 

تحتوي هذه الخانة على اسم المنتج لتحديده والتعرف عليه بسهولة.

4- الوصف

يتم تدوين في هذه الخانة مواصفات المنتج، مثل سماته ومميزاته، لتوضيح نوعه واستخداماته. وقد يكون للمنتج الواحد أوصاف متعددة، وفي هذه الحالة يعتبر كل وصف نوعاً مختلفاً من المنتج ونتعامل معه كمنتج جديد ومختلف.

5- سعر الوحدة

يتم تحديد تكلفة شراء الوحدة الواحدة من المنتج في هذه الخانة.

6- الكمية المتوفرة 

أما في هذه الخانة، يتم تسجيل الكمية المتاحة من المنتج في المخزون لتحديد مدى توفره.

7- قيمة المخزون

يقوم بتحديد القيمة الإجمالية للمخزون الحالي من المنتج عن طريق ضرب سعر الوحدة في الكمية المتاحة.

8- إعادة الطلب

يقوم بتحديد الكمية المناسبة التي يجب علينا طلبها عند انخفاض المخزون.

9- مستوى إعادة الطلب

يتم تسجيل أقل كمية يجب أن تكون متوفرة من المنتج في هذه الخانة، وإذا قلت الكمية عن هذا المستوى، فيجب حينها إعادة الطلب لتفادي نقصه.

10- مدة إعادة الطلب/أيام

نعرف من خلالها المدة الزمنية الإجمالية التي تستغرقها عملية إعادة الطلب لأي منتج، وذلك لأخذ الوقت في الاعتبار ضمن عملية التخطيط.

11- الكمية المباعة

يتم توثيق الكمية التي تم بيعها من المنتج في هذه الخانة.

12- تم إيقافه

نحدد في هذه الخانة ما إذا كان المنتج قد تم إيقافه أم لا.

ما أهمية نموذج جرد يومي؟

يساهم نموذج الجرد اليومي في عدة جوانب مهمة، منها:

1- إدارة المخزون 

يوفر النموذج أدق التفاصيل والبيانات المتعلقة بالمخزون ويقوم بتحديثها يوميًا، مما يساهم في مراقبة وتحليل المخزون وإدارته بشكل منظم من خلال التنبؤ المبكر بزيادة أو نقص المخزون واتخاذ الإجراءات المناسبة بناء على ذلك.

2- إدارة التكاليف والمبيعات

يقوم بتحديد قيمة المخزون المتوفر ويوثق الكميات المباعة من خلال الجرد اليومي، مما يساعد في تحليل المبيعات والتكاليف بدقة، وتحسين استراتيجيات التسعير وتخطيط التكاليف.

3- تقييم الأداء المالي

من خلال الجرد اليومي، يوفر النموذج تحديثاً مستمراً للبيانات التي تتيح تتبع التغيرات في قيمة المخزون وتحليلها، مما يساهم في تقييم الأداء المالي.

4- تجنب تراكم البضائع والمنتجات

يحدد النموذج كمية المنتجات المتبقية، والمباعة والمنتجات التي تم إيقافها، مما يسهل التعرف على المنتجات التي لا يحتاج إليها سوق العمل. وهذا يمنع تراكم المنتجات الزائدة أو التي تقترب من انتهاء صلاحيتها، من خلال اتخاذ قرارات مدروسة للتخلص من هذه المنتجات بطرق حكيمة تعود على الشركة بفائدة بدلاً من الخسارة.

5- تحقيق الشفافية

يوثق النموذج كل التفاصيل المتعلقة بالمنتج بشكل يومي، مما يسهل الكشف عن أي تلاعبات مالية بسهولة.

كيفية استخدام نموذج جرد يومي

يتم استخدام نموذج الجرد اليومي من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات

قم بتحديد وقت معين في نهاية كل يوم لإجراء عملية الجرد، ثم قم بجمع البيانات المتعلقة بالمخزون، مثل المبيعات أو المشتريات الجديدة التي حدثت خلال اليوم، أو المنتجات التي تعرضت للتلف أو الفقد، وأي بيانات أخرى تتعلق بالمخزون.

2- تسجيل البيانات

قم بتوثيق جميع البيانات المتعلقة بكل منتج في المخزون في الخانات المخصصة لها.

3- مراجعة البيانات

بعد تسجيل البيانات، قم بمراجعتها للتحقق من دقتها، ثم قارنها بالسجلات السابقة لتحديد أي اختلافات أو تغييرات في المخزون.

4- تحديث البيانات

بعد ذلك، تأكد من تحديث السجلات القديمة وإضافة أي تغييرات جديدة في المخزون.

5- تحليل البيانات

قم بتحليل البيانات وسجل ملاحظاتك، مثل أي منتجات تحتاج إلى إعادة طلب أو أي نقص في المخزون.

6- إعداد التقارير

واخيراً، استخدم البيانات التي جمعتها لإعداد تقرير شامل يحتوي على جميع التفاصيل، وقم بإرساله إلى الجهة المسؤولة.

مَن المستفيدين من نموذج جرد يومي؟

يقدم نموذج الجرد اليومي فوائد مهمة لعدة فئات وأطراف معنية، من بينهم:

1- أصحاب الشركات

يساعد أصحاب الشركات في مواكبة تغيرات السوق عن طريق الحصول على معلومات دقيقة ومحدثة يومياً عن المخزون.

2- مدراء الشركات

يساعدهم النموذج في إدارة المخزون والحفاظ على استمرارية العمل، كما يسهل عليهم كشف أي مشاكل أو تلاعبات بسهولة.

3- المحاسبين

يوفر لهم بيانات دقيقة ومحدثة حول تكاليف ومبيعات المخزون، مما يساعدهم في مراقبة وتحليل التكاليف وإعداد تقارير مالية دقيقة.

4- فريق المبيعات

من خلال الجرد اليومي، يضمن فريق المبيعات توافر المنتجات المطلوبة وإعادة طلبها في الوقت المناسب، مما يحميهم من الوقوع في مشاكل عدم القدرة على تلبية طلبات العملاء بسبب نقص المخزون.

5- أمناء المخازن

يساعدهم في إدارة المخازن من خلال توفير لهم رؤية واضحة لكميات المخزون المتوفرة والمباعة، مما يتيح لهم اتخاذ قرارات دقيقة بشأن الحاجة إلى طلب المزيد أو التخلص من الفائض.

6- مسؤولي المشتريات

يساعد مسؤولي المشتريات في تحديد الأولويات من خلال توفير رؤية واضحة حول المنتجات ذات الطلب العالي أو المنخفض.