نموذج إذن انصراف Word - Docs

ما هو نموذج إذن انصراف؟

نموذج إذن انصراف هو وثيقة يستخدمها الموظفون لطلب الإذن بالمغادرة خلال ساعات العمل بشكل رسمي، سواء كان ذلك بسبب ظرف طارئ أو موعد طبي أو لأسباب أخرى. كما يساعد الشركات على تنظيم ساعات العمل وإدارة غياب الموظفين.

ما هي عناصر نموذج إذن انصراف؟

يتكون نموذج إذن انصراف من عدة عناصر مهمة:

• اسم الموظف: هو الاسم الكامل للموظف الذي يقدم طلب الإذن.

• تاريخ اليوم: يتم تسجيل التاريخ الذي يتم فيه تقديم الطلب.

• قسم الموظف: هو القسم الذي يعمل فيه الموظف.

• اسم المشرف: هو اسم المشرف المباشر للموظف.

• تاريخ الانصراف: يُكتب في هذه الخانة اليوم الذي يرغب فيه الموظف بالانصراف مبكراً، حتى وإن كان اليوم نفسه الذي يُقدم فيه الطلب.

• اليوم كامل أم  جزء من اليوم :  يُحدد في هذه الخانة ما إذا كان الموظف يرغب في الانصراف في بداية يوم العمل ليُحسب كغياب ليوم كامل، أو إذا كان طلبه يتعلق بالانصراف لجزء من اليوم فقط.        

•  وقت الانصراف: يتم تسجيل في هذه الخانة الساعة التي يرغب فيها الموظف في الانصراف.

•  وقت العودة: يتم تحديد فيها وقت العودة إذا كان المغادرة لفترة قصيرة خلال اليوم.

• سبب طلب إذن انصراف: يُكتب في هذه الخانة سبب طلب إذن الانصراف، ويتم تحديد نوع الإجازة سواء كانت إجازة مرضية، موعد طبي، طوارئ، أو أي نوع آخر من الإجازات المتاحة.

• توقيع الموظف: يقوم الموظف بالتوقيع في هذه الخانة لتوثيق تقديمه للطلب.

•  تمت الموافقة على الطلب/ تم رفض الطلب: يُحدد المشرف أو المدير في هذه الخانة ما إذا كان الطلب قد تمت الموافقة عليه أم تم رفضه.

• توقيع المشرف/المدير: يقوم المدير أو المشرف بالتوقيع في هذه الخانة لتوثيق أن القرار قد تم اتخاذه من جانبهم بشكل رسمي، سواء كان بالموافقة أو الرفض.

صيغة طلب إذن انصراف عبر البريد الإلكتروني

الموضوع: طلب إذن مغادرة مبكر

[اسمك / اسم الموظف]

[بريدك الإلكتروني الخاص بك]

[رقم هاتفك]

[تاريخ يوم تقديم الطلب]

إلى: [اسم المشرف]

المسمى الوظيفي: [المسمى الوظيفي للمشرف]

البريد الإلكتروني: [البريد الإلكتروني الخاص به]

الهاتف: [رقم هاتفه]

أتقدم لسيادتكم بطلب إذن لمغادرة المكتب مبكراً في يوم [التاريخ]، وذلك لظرف [السبب]. إذا أمكن، أرجو الموافقة على مغادرتي قبل الساعة [الوقت] في التاريخ المذكور.

كما أود إفادتكم بأنني تأكدت من عدم وجود أي مهام أو التزامات عاجلة تستوجب التنفيذ في يوم [التاريخ] أو في اليوم التالي. وسأقوم بتعويض أي عمل أو التزام مطلوب [شرح كيفية تعويض العمل الفائت].

أقدر تفهمكم ودعمكم في هذا الأمر، وأرجو أن لا تترددوا في التواصل معي عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف لمزيد من التفاصيل أو الاستفسارات.

مع خالص الشكر والتقدير،

[اسمك]

ما أهمية نموذج إذن انصراف؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة وأساسية للشركات، منها:

1- تحقيق الشفافية

يضمن النموذج الشفافية بين الشركة وموظفيها من خلال توثيق مواعيد انصراف الموظفين ومعرفة الأسباب وراء غيابهم، مما يقلل من حدوث مشاكل أو سوء فهم بين الطرفين.

2- تقييم أداء الموظفين

من خلال تحليل بيانات النموذج ومعدلات الغياب، يمكن تقييم أداء الموظفين بمقارنة فترات غيابهم بأدائهم الفعلي، مما يكشف عن أي زيادة في الغياب، وبالتالي يمكن معرفة أي انخفاض في الأداء.

3- تنظيم ساعات العمل

يقوم النموذج بتحديد فترة غياب كل موظف، مما يساعد على توزيع المهام على الموظفين ويقلل من الفوضى المحتملة خلال ساعات العمل، أو حدوث أي عجز في عدد الموظفين. وذلك، يساهم في تنظيم ساعات العمل بشكل أفضل.

كيف يتم استخدام نموذج إذن انصراف؟

يتم استخدام نموذج إذن انصراف من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- كتابة البيانات

قم بكتابة البيانات المطلوبة في النموذج، مثل اسم الموظف، القسم الذي يعمل به، تاريخ طلب إذن الانصراف، السبب وراء الطلب، وغيرها من البيانات.

2- مراجعة البيانات

بعد ذلك، قم بمراجعة البيانات التي قمت بتسجيلها للتأكد من صحتها، ثم قم بالتوقيع في الخانة المخصصة لتوقيع الموظف.

3- إرسال الطلب إلى المدير

بعد مراجعة البيانات والتوقيع على النموذج، قم بإرسال الطلب إلى المدير أو المشرف.

4- مراجعة الطلب واتخاذ القرار

عند استلام المدير أو المشرف الطلب، يقوم بمراجعته بناء على سبب الانصراف وظروف العمل في ذلك الوقت، ليحدد احتياجات الشركة وخاصة القسم الذي ينتمي إليه الموظف. وبناء على ذلك، يتم اتخاذ القرار سواء بالرفض أو بالموافقة.

5- توثيق الطلب

بعد اتخاذ القرار، يقوم المدير أو المشرف بتحديد القرار في النموذج سواء بالموافقة أو بالرفض، ثم يوقع في الخانة المخصصة له لتوثيق قراره. وبعد ذلك، يقوم بحفظ النموذج في ملفات قسم الموارد البشرية لتوثيقه في السجلات والرجوع إليه عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج إذن انصراف؟

يستفيد الكثير من النموذج، من بينهم:

1- الموظفين 

يساعد النموذج الموظفين على تقديم طلب إذن بالانصراف خلال الدوام بشكل رسمي، حيث يتيح لهم كتابة تفاصيل دقيقة مثل سبب الانصراف، ووقت المغادرة المطلوبة، وما إذا كانوا سيعودون في نفس اليوم أم لا. وهذا يسهل عملية الموافقة على الطلب ويضمن توثيقه بشكل رسمي، مما يحفظ حقوق الموظفين ويضمن الشفافية بينهم وبين الشركة.

2- مدراء الشركات

يساعدهم النموذج في اتخاذ قرارات مناسبة بشأن الموافقة على طلبات الانصراف كي لا يؤثر غياب الموظفين على سير العمل، كما يساعدهم على توزيع المهام بشكل صحيح بناء على احتياجات العمل وتوافر الموظفين.

3- موظفي الموارد البشرية

يتيح لهم توثيق جميع طلبات المغادرة بشكل رسمي، ويوفر تفاصيل دقيقة حول كل طلب، مما يساعدهم في تتبع أداء الموظفين وتقييمه. وبالتالي، يمكنهم إعداد تقارير دقيقة عن أداء الموظفين وحالات غيابهم.