نموذج دفتر الأستاذ العام

ما هو نموذج دفتر الأستاذ العام؟

نموذج دفتر الأستاذ العام هو مستند يضم جميع الحسابات التي تتعامل معها الشركة ويسجل تعاملاتها بانتظام، ويعد الأساس الذي يبنى عليه النظام المحاسبي. فيضم خمسة أنواع من الحسابات: الأصول، والالتزامات، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات. كما يتابع دفتر الأستاذ العام تغيرات الحسابات خلال فترة محاسبية من زيادة أو نقص في الأرصدة.

ما أهمية دفتر الأستاذ العام؟

ترجع أهمية دفتر الأستاذ العام إلى عدة نقاط أهمها:

1. إعداد القوائم المالية: يمكن بسهولة إنشاء القوائم المالية بناءً على دفتر الأستاذ العام والذي يحفظ وينظم البيانات المالية الخاصة بالشركة. فيتعامل الدفتر مع شجرة الحسابات لينتقل كل حساب إلى ميزان المراجعة قبل أن ينتهي في القوائم المالية.

2. مستند أساسي لتنظيم الضرائب: الضرائب تحتاج إلى مستند يتم الإشارة إليه خلال موسم تقديم الإقرارت الضريبية. فكل مصروف أو إيراد، ينبغي أخذه في الاعتبار، حتى يتم احتساب نسبة الضريبة المناسبة على الإيراد وخصم المصروف من صافي الضرائب المفروضة.

3. مركز يُمكِّنك من متابعة كل التحويلات: دفتر الأستاذ العام يجمع كل التحويلات الخاصة بحسابات شركتك. فبدلًا من الرجوع إلى كشوفات الحسابات البنكية والفواتير وغيرها، يمكن الرجوع إلى الدفتر والتعرف على أصل المعاملة.

ما عناصر نموذج دفتر الأستاذ العام؟

يتكون نموذج دفتر الأستاذ العام من 4 عناصر أساسية وهي كما يلي:

1. قيد اليومية: يتضمن النموذج البيانات الأساسية عن كل قيد يومية من تاريخ ومبلغ.

2. وصف عملية التحويل: ينبغي أن يتضمن الدفتر وصف لعملية التحويل التي حدثت من سبب والمتوقع منها.

3. أعمدة الدائن والمدين: كل قيد يومية يسجل في شكل عملية مدينة أو دائنة، بالسنبة لكل حساب.

4. الرصيد: رصيد كل حساب، يتغير على مدار الفترة المحاسبية إلى أن يتم إقفاله أو يتم ترحيله إلى الفترة المحاسبية التالية.

كيفية استخدام نموذج دفتر الأستاذ العام

توجد خطوات ينبغي اتباعها لإعداد واستخدام نموذج دفتر الأستاذ العام:

1- حدِّد حسابات الدفتر

دفتر الأستاذ العام النموذجي يتكون من 5 أنواع من الحسابات، يعتمد كل منها على البيانات المالية ومحتوى كل حساب وهي كما يلي:

• الأصول: الأصل قد يكون ثابتًا أو متداولًا ويكون له قيمة مالية. كما أن الأصل قد يكون ملموسًا أو غير ملموس.

• الالتزامات: هي واجبات مالية مفروضة على الشركة، مثل سداد القروض البنكية والتمويلات العقارية والرواتب وغيرها. كما يتضمن دفتر الأستاذ العام الذمم الدائنة والقروض قصيرة الأجل المستحقة الدفع والالتزامات المستحقة والإيرادات المؤجلة والسندات المستحقة الدفع.

• حقوق الملكية: هذا النوع من الحسابات هو حاصل طرح الالتزامات من الأصول، وهي ما تمثل قيمة العمل مخصومًا منها الالتزامات.

• الإيرادات: هو ناتج العمل من تقديم خدمات أو بيع منتجات إلى العملاء.

• المصروفات: هي التكاليف الناتجة عن استخدام العمل للأصول الثابتة والمتداولة. 

2- عيِّن عناصر الصفحة في الدفتر 

كل نوع حساب في دفتر الأستاذ العام يحتاج إلى صفحة أو أكثر، كل صفحة دائمًا ما تتضمن العناصر التالية:

• اسم الحساب

• الرقم التعريفي للحساب طبقًا لشجرة الحسابات.

• التاريخ

• شرح أو وصف المعاملة

• رقم مرجعي للقيد

• الدائن

• المدين

• الرصيد

3- انشئ صفحة لكل حساب

باستخدامك للنموذج المرفق، يمكنك نسخ الصفحة المتوفرة وتكرارها لتتناسب مع احتياجات شركتك وأنواع الحسابات المتاحة. ابدأ بملء البيانات الأساسية من اسم الحساب ورقمه ورقم الصفحة في دفتر الأستاذ العام.

4- ابدأ في ملء البيانات

بعد تحديد النموذج الأمثل الذي يعبر عن شركتك، يمكنك البدء في ملء البيانات المالية لكل حساب. حيث تسجل كل صفحة جميع المعاملات المتعلقة بالحساب المذكور. فتضع المبلغ في الطرف المناسب، سواء كان دائنًا أم مدينًا.

5- احسب الرصيد

بطرح الدائن من المدين، تضع الناتج في خانة الرصيد، بالموجب في حالة أن قيمة المدين أكبر من قيمة الدائن، تصبح القيمة في الرصيد موجبة، في حالة أنها أقل، تصبح القيمة بالسالب. بتجميع القِيَم  تحصل في النهاية على رصيد المتواجد في الحساب.

6- راجع الدفتر والجأ إلى التسوية

من خلال التسوية، يمكنك الحفاظ على دقة دفتر الأستاذ العام، حيث تضمن كفاءة السجلات وتوافقها مع تاريخ المعاملات المالية لشركتك. حيث أن تعرض دفتر الأستاذ العام للخطأ يعرض بيان أرباح الشركة للخطر.

ما أهم معادلة بالنسبة لدفتر الأستاذ العام؟

• الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية

هذه المعادلة صالحة بغض النظر عن أسلوب المستخدم في التسجيل المحاسبي. حيث أنه في حالة عدم تساوي طرفي هذه المعادلة، فهذا يعني وجود مشكلة في أرصدة الحسابات وينبغي مراجعة دفتر الأستاذ العام من جديد.