تعريف مصطلح دفتر الأستاذ العام

يعتبر دفتر الأستاذ العام هو أحد المكونات الأساسية في نظام المحاسبة، وله دور رئيسي في عملية التسجيل المحاسبي، ويرمُز له بالرمز يرمز له بـ(GL) في سياق المحاسبة، ويتم إعداده في بداية الفترة المحاسبية وإقفاله في نهايتها، بهدف تجميع العمليات المالية للمنشأة من مختلف الدفاتر اليومية.

بالإضافة إلى تنظيم كافة الحسابات المستخدمة في المنشأة مثل النقد، المبيعات، المشتريات، الأجور، الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، وغيرها، وتسجيل العمليات بنظام القيد المزدوج لضمان جانبيها الدائن والمدين.

ويوفر دفتر الأستاذ العام المعلومات لإعداد القوائم المالية، كما أنه يُسهل عمليات التدقيق والرقابة الداخلية من خلال سجله المركزي الذي يضم جميع العمليات المالية، مما يساعد على تحديد الأخطاء واتخاذ التصحيحات اللازمة، ويعد دفتر الأستاذ العام أداة أساسية لتتبع الأداء المالي وإدارة الشؤون المالية بكفاءة في أي منشأة.

هل دفتر الأستاذ إلزامي؟

نعم يعتبر دفتر الأستاذ العام إلزاميًا في معظم الأنظمة المحاسبية وذلك لأهميته الكبيرة في توثيق وتتبع العمليات المالية للمؤسسة، وكذلك  دوره في الامتثال للمعايير المحاسبية المحلية والدولية، وهو ما يتطلبه القانون في العديد من الدول، كما أنه يُمثل الدفتر الرئيسي الذي ترحل إليه جميع العمليات المُسجلة في الدفاتر الأخرى ومن خلاله يمكن معرفة النتائج النهائية لحركة معاملات المشروع التجاري.

ما سبب تسمية دفتر الأستاذ بهذا الاسم؟

سُمي "دفتر الأستاذ" بهذا الاسم بسبب أنه يعمل كمرجع رئيسي لجميع الحسابات والمعاملات المالية في المؤسسة، ويُعتبر هذا الدفتر مركزيًا في نظام المحاسبة، لهذا أُطلق عليه "دفتر الأستاذ" كونه يتضمن ملخصًا لجميع الحسابات المستخدمة، ويعكس كل التغييرات التي تحدث في كل حساب نتيجة المعاملات المختلفة.

ماذا بعد دفتر الأستاذ؟

بعد تسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ، يتم تتبع الخطوات التالية في الدورة المحاسبية وهي:-

• إعداد ميزان المراجعة للتأكد من أن إجمالي القيود المدينة يساوي إجمالي القيود الدائنة، مما يعكس تطبيق نظام القيد المزدوج بشكل صحيح.

• إجراء التعديلات اللازمة على الحسابات لعكس الإيرادات والمصروفات في الفترة المحاسبية المناسبة وفقًا لمبدأ الاستحقاق.

• إعداد القوائم المالية بعد التأكد من صحة الحسابات وإجراء التعديلات اللازمة مثل الميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية.

• إغلاق الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية مثل حسابات الإيرادات والمصروفات لتحديد الربح أو الخسارة خلال تلك الفترة.

ما الذي يتم تسجيله في دفتر الأستاذ؟

في دفتر الأستاذ العام، يتم تسجيل التفاصيل التالية:

• جميع المعاملات المالية للمنشأة التي تم توثيقها في الدفاتر اليومية، مثل المبيعات، المشتريات، النفقات، الإيرادات، والمدفوعات.

• تسجيل القيود المحاسبية للمعاملات وفقًا لنظام القيد المزدوج، وفيه يتم توثيق كل معاملة في جانبين مدين ودائن.

• يحتوي دفتر الأستاذ على الأرصدة الافتتاحية لكل حساب في بداية الفترة المحاسبية والأرصدة الختامية في نهايتها.

• يوفر دفتر الأستاذ تفاصيل مفصلة لكل حساب، مما يسهل تتبع العمليات المالية وتحليلها.

• يعكس دفتر الأستاذ التغيرات التي تطرأ على كل حساب نتيجة المعاملات المختلفة، مثل زيادة أو نقصان في الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.

اقرأ أيضًا: تعريف مصطلح عمولة وكلاء البيع

هل هناك فرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب؟

نعم، هناك فرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب ويُمكن توضيحه من خلال العوامل التالية:-

التعريف والوظيفة

يعتبر دفتر الأستاذ جزءًا أساسيًا من نظام المحاسبة للمنشأة، وفيه يتم تسجيل جميع المعاملات المالية وفقًا لنظام القيد المزدوج (مدين ودائن) في حسابات مختلفة، أما كشف الحساب هو تقرير يصدر عن البنك أو مؤسسة مالية، ووظيفته توضيح كافة العمليات التي تمت على حساب معين خلال فترة زمنية محددة.

المحتوى

يحتوي دفتر الأستاذ على تفاصيل جميع الحسابات المستخدمة في المحاسبة، مثل الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات، بينما يشمل كشف الحساب تفاصيل العمليات مثل الإيداعات، والسحوبات، والرسوم، والفوائد.

الهدف

يهدف دفتر الأستاذ العام إلى توفير صورة شاملة ومفصلة عن الحالة المالية للمنشأة ويساعد في إعداد القوائم المالية، وعلى الجانب الآخر يهدف كشف الحساب إلى تزويد صاحب الحساب بمعلومات دقيقة عن العمليات التي تمت على حسابه ومساعدته في تتبع وإدارة أمواله.

ومن هذا نستنتج أن دفتر الأستاذ هو جزء من نظام المحاسبة الداخلي للمنشأة، بينما كشف الحساب هو تقرير خارجي يصدر عن المؤسسات المالية مثل البنوك.