نموذج أمر شراء

ما هو نموذج أمر الشراء؟

نموذج أمر الشراء هو مستند رسمي ومعترف به من الناحية القانونية. يرسل المشتري أمر الشراء إلى المورد معبرًا فيه عن رغبته في شراء عناصر أو وحدات من البضائع أو السلع التي تحتاجها شركته. قد تكون هذه الوحدات في شكل خدمات مجمعة أيضًا. يوضح المشتري في أمر الشراء الكميات أو الحجم المطلوب والسعر الذي يمكن للمشتري شراء البضائع على أساسه. بقبول المورد أمر الشراء، يتحول مباشرة إلى عقد اتفاق ينبغي على الطرفين الالتزام بشروطه.

ما أهمية نموذج أمر الشراء؟

ترجع أهمية نموذج أمر الشراء إلى عدة نقاط تفيد شركتك أهمها:

1- توفير الوقت:

بإعداد نموذج ثابت، يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى المورد المقصود بأي وقت تحتاج فيه شركتك إلى خدمات أو منتجات.

2- متابعة الإنفاق:

من خلال متابعة أوامر الشراء المقبولة، يمكن تحديد المصروفات التي استهلكت لشراء المواد الأساسية في التشغيل أو التصنيع. 

3- توفير الحماية القانونية:

كما ذكرنا، أمر الشراء هو نموذج يعد به في النزاعات التجارية وأمام محاكم القضاء. فهي تحفظ حقوق الطرفين؛ المشتري والمورد.

4- تحسين إدارة المخزون:

كل أمر شراء سيقابله صناعة مجموعة من المنتجات أو تشغيل خدمات عند بعض العملاء. هذا يجعل إدارة المخزون أكفأ وأكثر فاعلية لأن المدخلات من المشتريات ستتحول إلى منتجات أو خدمات تحقق الربح للعمل.

ما عناصر نموذج أمر الشراء؟

نموذج أمر الشراء يتكون من العناصر التالية:

1. اسم المورد: ينبغي أن يجد المورد اسم شركته مسجلًا على أمر الشراء حتى يتم التعامل بشكل رسمي إما بالقبول أو الرفض.

2. اسم العناصر المطلوبة: يتضمن أمر الشراء العناصر التي تحتاجها الشركة أو المصنع من منتجات أو وحدات أو غيرها.

3. كمية/ حجم العناصر: ينبغي أن يتضمن أمر الشراء كميات أو أحجامًا أو أوزانًا حتى يمكن للمورد التعامل معها وتحضيرها من جانبه.

4. سعر الوحدة: سواء كانت وحدة القياس كيلو أو طن أو متر مكعب أو لتر، ينبغي أن توضح سعر وحدة القياس الذي تقبله ميزانيتك وترغب أن يبعيه لك المورد. في هذه الخانة، تظهر قيم مثل: 1,000 دولار / طن أو 5,000 دولار/ متر مكعب وغيرها.

5. إجمالي التكلفة: هي خانة تضم ناتج ضرب سعر الوحدة في كمية أو حجم العناصر، بذلك يعرف المورد إجمالي تكلفة المواد المطلوبة.

6. تاريخ الحصول على الطلبية: ينبغي أن تحدد الشركة الميعاد المناسب لاستلام الطلبية لسد احتياجاتها حتى لا يحدث عجز في الإنتاج أو الخدمة.

كيف تستخدم نموذج أمر الشراء؟

ليعبر أمر الشراء بكفاءة عن عمليات الحصول على المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها شركتك، ينبغي اتباع الخطوات التالية عند استخدام النموذج:

1- حدد المنتجات/الخدمات التي تحتاجها شركتك

كل شركة لها عناصر أساسية تحتاجها في كل عمليات التشغيل أو التصنيع. من خلال القسم أو مسؤولي خط الإنتاج، يصل قسم المشتريات طلب شراء يوضح احتياجات الخط أو القسم. يتفاعل قسم المشتريات بعد المراجعة بقبول الطلب وتحويله إلى أمر شراء.

2- راجع الميزانية وضع التكلفة المناسبة

كل طلبية تحتاج إلى ميزانية يمكن أن تضعها الشركة تبعًا لقدراتها المالية ومواردها. ينبغي في هذه الخطوة، تحديد سعر وحدة القياس وإجمالي التكلفة، مع أخذ ضريبة القيمة المضافة في الاعتبار، إن وجدت.

3- عيّن المورد المناسب للشراء

قسم المشتريات يراجع قائمة الموردين ممن تتعامل الشركة معهم ويحدد اسم المورد الذي سيقبل بيع احتياجاتها من الخدمات والمنتجات بالسعر المناسب. فينبغي إضافة جميع بيانات الشركة الموردة من تواصل وعنوان وغيرها.

4- أرسِل أمر الشراء إلى المورد

بعد الاستقرار على المورد، حان الوقت لإرسال أمر الشراء إليه والحصول على رد منه بالرفض أو الموافقة.

من المستفيدين من نموذج أمر الشراء؟

يستفيد من أمر الشراء جهات عدة منها، وهي جهة التوريد والتي تحفظ حقها بهذا المستند، كما أن شركتك التي تنفذ عملية الشراء تحفظ حقوقها بهذا الأمر.