نموذج كشف حساب عميل Excel - XLSX

ما هو نموذج كشف حساب عميل؟

هو نموذج تملأه ببيانات المعاملات المالية التي بينك وبين العميل خلال فترة محاسبية محددة غالبًا ما تكون شهرًا أو ثلاثة أشهر وقد تصل إلى سنة. غرض نموذج كشف حساب العميل هو مشاركة البيانات المشتركة كإخطار أو تنويه ضمني للمستحقات المتأخرة أو المدفوعات المسددة مقدمًا. كما يسجل كشف الحساب الرصيد المستحق، والفواتير، وتاريخ المدفوعات، والائتمان المتاح، وغيرها من أشكال المعاملات.

ما أهمية نموذج كشف حساب عميل؟

توجد عدة نقاط تجعل نموذج كشف حساب عميل من أهم النماذج التي ينبغي تداولها في شركتك، وهي كما يلي:

1- توفير بيان مختصر للعميل:

أن تصل إلى العميل وثيقة تثبت ما بينه وبين شركتك من معاملات مالية هو أمر يقابله بالتقدير. حيث تمنحه بذلك فرصة لمراجعة سجلاته ودفاتره، والتأكد من عدم وجود أية اختلافات.

2- النموذج يدعم العملاء الدائمين:

المنتفعون من نموذج كشف حساب العملاء هم غالبًا ما يكونون عملاء لهم مشتريات أو اشتراكات شهرية يسددونها لشركتك.

3- يستخدم كإشعار بالمستحقات المتأخرة:

في كثير من الأحيان، يتعرض العمل إلى نقص في السيولة، فتصبح نماذج كشف حساب العملاء وسيلة تنبيه أو تذكرة بالمستحقات التي يحق للشركة استلامها.

4- مراجعة سريعة بأسعار الخدمات أو المنتجات المقدمة للعميل:

قد تحتاج شركتك إلى النظر في الأسعار التي تقدمها لبعض العملاء، ونموذج كشف حساب عميل هو فرصة لمراجعة هذه الأسعار وتعديلها.

ما هي عناصر نموذج كشف حساب عميل؟

بالإضافة إلى بيانات العميل، يتضمن نموذج كشف حساب العميل عدة عناصر أهمها:

1. الرصيد الافتتاحي: هو رصيد بدأ به العميل الفترة المحاسبية التي يتناولها الكشف ولم يسددها خلال الفترة المحاسبية السابقة.

2. قيمة الفواتير الصادرة: هي إجمالي قيمة الفواتير التي أصدرتها الشركة لصالح العميل خلال الفترة المحاسبية.

3. قيمة المدفوعات: هي قيمة المدفوعات التي سددها العميل لشركتك في الفترة المحاسبية.

4. الرصيد المستحق: هي ناتج طرح قيمة المدفوعات التي سددها العميل من قيمة الفواتير الصادرة، ومن خلالها يتعرف العميل على الرصيد المتبقي والمرحل إلى الفترة المحاسبية التالية.

5. نوع الحركة: يتضمن النموذج في الجدول نوع الحركة، ليوضح إذا كانت فاتورة صادرة ولم تسدد أم مبلغ تم تحصيله.

6. تاريخ المعاملة: ينبغي أن يتضمن النموذج تاريخ كل معاملة حتى يمكن تتبعها.

7. الرقم المرجعي: هو رقم يمكن من خلاله الرجوع إلى المعاملة، وتكون مرتبطة بفاتورة أو ورقة تجارية أو قيد يومي.

8. المدين والدائن: تتعامل مع هاتين الخانتين في كل معاملة. فإذا تم تحصيل المبلغ المطلوب من العميل، يصبح بهذه الحالة دائنًا. أما في حالة أن المبلغ فاتورة مستحقة غير مسددة، تصبح القيمة مسجلة في خانة المدين.

9. القيمة: هي خانة تضم الرصيد الخاص والحالي بالعميل بعد احتساب كل معاملة بالخصم في حالة أنها دائن  أو بالإضافة في حالة أنها مدين. 

كيف تستخدم نموذج كشف حساب عميل؟

لتحقيق أكبر فائدة من نموذج كشف حساب العميل، ينبغي اتباع التالي:

1- حدِّد الرصيد الافتتاحي لحساب العميل:

ينبغي أن تعرف رصيد العميل في حالة أنك تتعامل مع فترة محاسبية جديدة؛ شهر أو ثلاثة أشهر أو سنة، وأضفه إلى الخانة المخصصة له.

2- راجع المعاملات بالترتيب الزمني:

راجع دفتر الأستاذ العام، وانسخ إذا كانت الفاتورة مستحقة وتم تسديدها فتسجل كتحصيل، أم أنها لم تحصل بعد وتسجل كفاتورة مستحقة الدفع.

3- اجمع الإجمالي في خانات المدين والدائن:

ينبغي أن تحدد إجمالي المبالغ في الجانب المدين والدائن، حيث أنها في الجانب المدين تمثل قيمة الفواتير الصادرة. بينما في الجانب الدائن، يتناول الإجمالي قيمة المدفوعات التي سددها العميل.

4- احصل على الرصيد المستحق:

يساعدك النموذج تلقائيًا في الحصول على صافي طرح قيمة المدفوعات من قيمة الفواتير الصادرة، وبذلك تحصل على الرصيد المستحق.

من المستفيدين من نموذج كشف حساب عميل؟

تستفيد العديد من الأطراف من نموذج كشف حساب العميل، أولها العميل، حيث يمكنه معرفة إجمالي الرصيد المستحق من وجهة نظر شركتك. بناءً عليه، يمكن للعميل مراجعة الدفاتر والسجلات الخاصة به. كما أن الإدارة المالية تستفيد من النموذج، خاصة في حالات نقص النقدية أو حدوث مشكلات بالتدفق النقدي، بهذا يمكن للشركة إخطار العملاء ممن لم يسددوا جميع المستحقات؛ ليرسلوها بأسرع وقت وينقذوها من أزمتها في السيولة.