نموذج عرض سعر Excel - XLSX

ما هو عرض السعر؟

عرض السعر هو نموذج توفره كبائع أو مقدم خدمات إلى العميل الذي ينوي التعامل مع شركتك. وهي متضمنة في عمليات التفاوض، وهي إحدى الوسائل التي تثبت شفافية عملية البيع. في حالة قبول العميل بالعرض، ترسل إلى العميل فاتورة.

ما هي عناصر عرض السعر؟

عناصر عرض السعر هي:

1. بيانات شركتك: لأن عرض السعر يُرسَل إلى عميل سواء كان فردًا أم شركة، ينبغي أن يتضمن المستند جميع البيانات الخاصة بشركتك من اسم وبيانات تواصل وغيرها.

2. بيانات العميل: ينبغي أن يتضمن عرض السعر  بيانات العميل الذي ستصل إليه، فتحتوي على بيانات صانع القرار من اسم ومسمى وظيفي ورقم تواصل، بالإضافة إلى اسم الشركة والعنوان وبيانات التواصل وغيرها.

3. وصف السلعة/ الخدمة المقدمة: يتناول هذا العنصر البيانات الأساسية للسلعة أو الخدمة التي تقدمها شركتك للعملاء.

4. الكمية / حجم العمل: هذا الجزء يتضمن وصفًا لحجم السلع أو الخدمات التي يتوقعها العميل بناءً على طلبه. فيمكن أن يكون محتوى عرض السعر  كمية 500 كجم من الدقيق وقد يكون تقديم خدمات إشرافية لتطوير موقع إلكتروني.

5. السعر / الوحدة: في حالة أن شركتك تقدم سلعًا لا خدمات، ينبغي أن تحدد سعر الوحدة حتى يمكن للعميل التأكد من تكلفة إجمالي عدد الوحدات التي يحتاجها.

6. إجمالي التكلفة للبند: تعتمد إجمالي التكلفة على ضرب تكلفة الوحدة في عدد الوحدات للحصول على الإجمالي. بعد تحديد الإجمالي لكل بند، يصبح من الممكن معرفة إجمالي تكلفة البنود. 

7. الخصومات والضرائب (إن وجدت): تخضع الخدمات والسلع لضرائب تفرضها الدولة، مثل ضريبة القيمة المضافة، فمن حق العميل أن يعرف بتطبيق هذه الضريبة لأنها تضاف إلى المبلغ الذي من المتوقع أن يسدده. كذلك، يمكن للعميل الحصول على خصم خاص يشجعه على اتخاذ قرار الشراء.

8. تاريخ الإصدار والمدة السارية: رغم أن عرض السعر هو إحدى وسائل إثبات الشفافية في عملية البيع، ولكنها وسيلة ضغط غير مباشرة للعملاء باتخاذ القرار بشكل سريع منعًا لتغير التكلفة المتاحة. لهذا يتضمن العرض تاريخ إصدار ومدة سريان بعدها يصبح العرض غير متاح للعميل.

ما أهمية نموذج عرض سعر؟

عرض السعر يمكن اعتباره مستند تجاري يمكن على أساسه التعامل بشكل يخدم الطرفين؛ طرف الشركة (البائعة) وطرف العميل حيث أن العرض يضمن:

1. تسهيل عملية المقارنة بين العروض المختلفة: يجعل عرض السعر المقارنة بين العروض أسرع وأبسط في حالة تحديد العميل الشركات التي وقع الاختيار عليها لتناسب منتجها وخدمتها مع احتياجاته، إلا أنه تظل خطوة أخيرة يحتاج إلى تنفيذها وهي معرفة العرض الوحيد الأفضل والأقرب لتوقعاته.

2. تخطيط الميزانية بناءً على العرض: يمكن أن يضع العميل ميزانية محددة لمشروع ما، فقبول عرض شركتك أو أي عرض آخر، يساعده في إدارة المتبقي من الميزانية وتوزيعه على القنوات التي من المفترض أن يلجأ إليها لتنفيذ المشروع.

3. فرصة لشركتك لتوفير مزيد من التوضيح: عرض السعر ليس مجرد رقم ترسله إلى العميل، بل هو تفصيل للخدمة التي ستقدمها إليها سواء كانت في شكل مسؤوليات أو سلع. 

4. فرصة لبناء علاقات مع عملاء طويلة المدى: ليس كل عميل محتمل ترسل إليه شركتك عرض السعر سيقبله، ولكنه سيتعرف من خلاله على تكلفة عمليات وخطوات تنفذها الشركة ليحقق الهدف المطلوب. فهنا لم تعد المقارنة بين الأسعار فقط، ولكنها أيضًا تتضمن طربقة التنفيذ، فإذا رفض العرض اليوم، قد يعود إلى شركتك ويقبل عرض بتكلفة أعلى بعد فهمه لتفاصيل العمل. 

كيف تعد عرض سعر يقبله العميل؟

يمكن بسهولة أن تقدم عرضًا إلى العميل ينال قبوله إذا التزمت بالنصائح التالية: 

1. اصنع مستندًا يعكس فهمك للعميل: من خلال المناقشات التي خضتها مع العميل سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو غيرهما، ينبغي أن يكون لديك الاستنتاج الذي تستطيع من خلاله تحديد ما يبحث عنه العميل والعناصر التي يرفضها بشكل قاطع. لهذا ينبغي أن تصمم البنود بما يجعل العرض يتناسب مع توقعات العميل.

2. لا تغفل عن المعدلات التي يعرضها السوق: هي نصيحة وتذكرة ينبغي الإشارة إليها رغم كل شيء. حيث يمكن لبعض الشركات بخس حقها وتخفيض عرض السعر بشكل متدني بالمقارنة مع المنافسين، هي شركات تسعى إلى كسب عميل ولكنها لن تستطيع الاستمرار بهذه الصورة لأنها إما ستقلل من الجودة أو ستعلن إفلاسها. ولا ينبغي تقديم عرض سعر  أعلى من المعدلات الطبيعية حتى لا يتسبب ذلك في رحيل العميل قبل أن يبدأ رحلته مع شركتك.

ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة؟

الفرق بين عرض السعر  والفاتورة هو أن عرض السعر يصدر في مرحلة مبكرة من الصفقة قبل أن يقبل العميل السعر، فيبدأ مندوب المبيعات التفاوض مع العميل جاعلًا عرض السعر الأساس. أما الفاتورة، فإصدارها يعني قبول العميل الخدمة أو أنه ينتظر سداد المبلغ المطلوب للحصول على الخدمة.

ما الفرق بين عرض السعر وتقدير التكلفة؟

كلا المستندين يصدران في نفس الوقت أو المرحلة من الصفقة، إلا أن عرض السعر يتميز بالثبات أو الالتزام حيث كل البيانات ثابتة وغير متغيرة طبقًا لفترة سريان العرض. أما تقدير التكلفة، فهو توقع مبدئي لتكاليف المشروع أو الخدمة التي يطلبها العميل، توجد الكثير من العوامل الخارجية والداخلية التي قد تسبب تغير في التقدير، منها الوقت واحتياجات السوق وغيرها.