نموذج سجل الأصول الثابتة Excel - XLSX

ما هو نموذج سجل الأصول الثابتة؟

نموذج سجل الأصول الثابتة يضم جميع الأصول التابعة إلى شركتك التي تحتاج إلى تسييلها إلى نقد خلال فترة زمنية طويلة، ولأن الأصول الثابتة معرضة إلى الإهلاك عبر الوقت، فهذا النموذج يساعدك في متابعة كافة أشكالها. فيضم الأراضي والعقارات والأدوات المكتبية والأثاث والمبردات وأجهزة التكييف والمعدات الثقيلة والخفيفة والمركبات من سيارات وناقلات وغيرها.

ما أهمية سجل الأصول الثابتة؟

بالاهتمام بسجل الأصول الثابتة يمكنك الاستفادة بما يلي:

1. الحصول على بيانات متكاملة: كل البيانات المتعلقة بكل أصل ستساعدك في تحديد دورة حياة الأصل وتكاليف الصيانة التي يحتاجها كل عنصر من عناصره على مر الزمن. هذه المعلومات ستساعدك في اتخاذ القرار السليم بالوقت المناسب فتعرف متى ينبغي الاحتفاظ بالأصل ومتى ينبغي التخلص منه.

2. المحافظة على كفاءة الأصل: استخدام نموذج سجل الأصول الثابتة يتابع كل أصل ويحفظه من السرقة والإهمال. من خلال النموذج، يمكنك معرفة موقع كل أصل وإذا كان يعمل بكفاءة أم لا.

3.  تقييم تكلفة الصيانة: بالاهتمام بتسجيل الأصول بانتظام، سيمكنك التعرف بسهولة على تاريخ شراء كل مُعدة أو مركبة أو غيرها من الأصول الثابتة. منها يمكنك تقدير تكلفة الصيانة الدورية ومواعيدها في المستقبل. ويتم أخذ حساب هذه التكاليف في الميزانيات.

4. متابعة معدلات الإهلاك:  طبقًا لأسلوب الإهلاك المتبع، يمكنك تحديد نسبة الإهلاك التي أثرت على الأصل، وتحويلها إلى قيمة تخصم من القيمة الأصلية للأصل. فيتابع السجل القيمة الدفترية له في مختلف الأوقات.

5.  تسهيل عمليات المراجعة: بالانتظام في تدوين الأصول الثابتة في السجل، يمكن للمراجعين الاطلاع بسهولة عليها والتدقيق على حالتها وكفاءة وظائفها.

ما عناصر سجل الأصول الثابتة؟

يتكون سجل الأصول الثابتة من عناصر لا غنى عنها، منها:

1. رقم مرجعي يساعدك في ترتيب الأصول حسب تاريخ شرائها.

2. رقم متسلسل يمكن من خلاله التعرف على إجمالي عدد الأصول.

3. وصف مختصر عن الأصل من خامات وألوان وغيرها من المواصفات الفيزيائية.

4. تاريخ الشراء والذي يمكن من خلاله تحديد العمر المتبقي للأصل.

5. تكلفة شراء الأصل.

كيف تنشئ سجل أصول ثابتة يتناسب مع عملك؟

عند الحاجة إلى إعداد السجل، ينبغي أن تتبع الخطوات التالية:

1-  حدد أقل قيمة متاحة للأصل

ينبغي أن تحدد أقل قيمة لأصل يمكن تسجيله في السجل. فليكن على سبيل المثال 2,000 ريال سعودي، وضع السياسات التي تنظم شروط انضمام الأصول الأخرى إلى السجل.

2- قيِّم المعايير والمواصفات التي ينبغي الامتثال لها

عندما تكون الماكينات والمعدات جزءًا من الأصول الثابتة، فمعاييرها ومواصفتها تختلف على حسب نوع الصناعة التي تنتمي إليه شركتك. بناءً على هذه المعايير، يتم تحديد الصيانات الدورية ومؤشرات الكفاءة التي ينبغي أن تلتزم بها الأصول.

3- راجع الأصول الثابتة وحدد كفاءتها 

في حالة أن الأصول الثابتة كانت مشتراة منذ مدة، يفضل مراجعة أدائها قبل إضافتها إلى السجل مباشرة لتحديد الكثير من العوامل، وإذا كانت أقرب إلى الهلاك أم أن صيانتها ذات منفعة.

4- قسم الأصول الثابتة حسب تصنيفاتها

يمكنك بسهولة تصنيف سجل الأصول الثباتة، فتعبر كل صفحة في السجل عن صنف مثلاً. واصنع سجلًا مجمعًا يتناول كل الأصول الثابتة.

5- تابع الأصول بانتظام

ينبغي أن تحافظ على حداثة السجل، لهذا ينبغي أن تتابع كل أصل ومدى كفاءته، ليصبح السجل مصدرًا موثوقًا تعرف منه حالة وموقف كل أصل.

من المسئول عن إنشاء ومتابعة سجل الأصول الثابتة؟

في الشركات الصغيرة، يتولى صاحب الشركة مسئولية الاهتمام بالسجل. في الهياكل التنظيمية الأكثر تعقيدًا تجد أن المسئولية تقع على كاهل المدير المالي أو مدير الحسابات.