نموذج جدول حسابات يومية Excel - XLSX

ما هو نموذج جدول حسابات يومية؟

نموذج جدول حسابات يومية هو نموذج يضم الحسابات المدينة الخاصة بكل مصروف خلال الشهر. فكل مبلغ يظهر في الجدول هو عبارة عن معاملة يكون فيها الطرف المذكور في الجدول هو الطرف المدين.

بإدخال المبلغ في الصف، يضاف تلقائيًا إلى الإجمالي ليظهر لك سواء كنت صاحب عمل أو مدير مالي المبالغ الكلية التي أنفقت خلال الشهر. فتتأكد إذا كانت في حدود الميزانية الموضوعة أم تخطتها.

ما هي عناصر نموذج جدول حسابات يومية؟

يضم نموذج جدول الحسابات اليومية عدة عناصر أهمها:

1- رقم المعاملة:

كل معاملة في الجدول لها رقم فريد، يظهر ترتيبها خلال الشهر، ويمكن أن يتم تكويدها على حسب نوع الحساب. فمثلًا إذا كانت الرواتب تصرف على دفعات يمكن التعبير عنها بصيغة ر-1، ر-2، … إلخ. كل معاملة تستلم من خلالها شحنة جديدة من المورد، يمكن تمثيلها بالرمز ش-1، ش-2، … إلخ.

2- تاريخ المعاملة:

كل معاملة لها تاريخ محدد موثق من خلال ورقة تجارية غالبًا ما يكون فاتورة باسم شركتك أو سند صرف موجه إلى أحد الموردين أو إحدى أوجه الإنفاق.

3- المبلغ:

خانة المبلغ تضم القيمة الفعلية التي أنفقتها منشأتك في ذلك اليوم، بغض النظر إذا تواجدت دفعات متبقية تنفق لنفس الغرض.

4- الوصف:

هو تعريف بجهة الإنفاق والحساب الذي صرفت إليه المبالغ المالية. فيضم اسم الحساب وفقًا لشجرة الحسابات التي تتبناها شركتك.

5- الملاحظات:

يُفضل إضافة الرقم المرجعي لأية مستندات أو وثائق تجارية تثبت صلاحية المعاملة المسجلة وصحتها.

كيفية استخدام نموذج جدول حسابات يومية

يستخدم نموذج جدول الحسابات اليومية بسهولة. فمع كل معاملة موثقة، استلمت فيها الشركة فاتورة ضريبية أو تعاملت فيها مع جهة توريد أو أعدت سند صرف، تتحول المعاملة مباشرة إلى صف في الجدول، ويضاف المبلغ المصروف تلقائيًا إلى المبلغ الإجمالي.

طوال الفترة التي يغطي النموذج مصروفاتها، ينبغي متابعة الإجمالي ومقارنته بالميزانية الموضوعة لكل بند، منعًا لوقوع هوة بين الأرقام والتي قد تؤدي إلى سوء التخطيط المالي في الفترات المقبلة.

لماذا نموذج جدول حسابات يومية مهم؟

ترجع أهمية نموذج جدول حسابات يومية إلى عدة أسباب:

1- متابعة لحظية للمصروفات

كل مصروف هو عملية خصم من الصندوق أو الرصيد البنكي. مع تغير الرصيد، تصبح لديك مؤشرات تنبهك إلى مدى التوازن بين المصروفات والإيرادات. فيمكن معرفة إذا كان التدفق النقدي مؤهل لتغطية مصروفات بقية الشهر، أم قد يحدث عجز بالسيولة.

2- اكتشاف محاولات التلاعب بسهولة

كل معاملة مربوطة بوثيقة مالية يمكن الاعتماد عليها والتاكد من سلامة المعاملة بالرجوع إليها. لهذا كل محاولات الاختلاس أو الاحتيال هدفها الحصول على أموال نتيجة معاملات وهمية ستنتهي بالفشل وسيتم اكتشافها بسهولة.

3- تحسين التخطيط المالي

تضع المنشأة مصروف تقديري لكل البند. المنشأة غير مطالبة بأن يكون المبلغ المقدر مطابق للفعلي. بنفس الوقت، أحد أهم عناصر التخطيط المالي أن تتقارب القيم الفعلية والمتوقعة، حتى يسهل وضع الميزانيات بالمستقبل وتوزيع الموارد بشكل مناسب على أوجه الإنفاق.

من المستفيدين من نموذج جدول حسابات يومية؟

توجد عدة جهات يمكن لها الاستفادة من نموذج الحسابات اليومية. على مستوى الأعمال، تجد المتاجر والمحلات الصغيرة والمتوسطة تستخدم هذا النموذج لتتعرف على مصروفاتها اليومية خلال الشهر. كذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة، تتحقق من مدى التزامها بالميزانية الموضوعة لكل بند من خلال هذا النموذج.