نموذج إشعار مدين Excel - XLSX

ما هو نموذج إشعار مدين؟

نموذج إشعار المدين هو ورقة تجارية يصدرها طرف في إحدى المعاملات إلى طرف آخر بغرض لفت نظره إلى تغيير أو خطأ، فيصبح الطرف الآخر مدين من وجهة نظر الطرف الأول. باستلام الطرف الثاني هذا الإشعار، يصبح ملزمًا بسداد المبلغ المتبقي أو الإضافي في حالة أن حجة الطرف الأول واقعية وتستند إلى براهين. توجد عدة حالات يمكن لشركتك أن تستخدم بهذا الإشعار على سبيل المثال:

• نفذت شركتك عملية شراء من أحد مورديها المعتمدين لبضاعة بلغ حجمها أربعة أطنان من الأرز، بعد المراجعة وقبل بدء عمليات المعالجة والتشغيل والتعبئة، اكتشف المشرفين وجود نصف طن غير صالح للاستلام طبقًا للشروط والمواصفات. وقد اشترت شركتك الطن الواحد بمبلغ 500 ريال، يصبح المورد في هذه الحالة مدين بـ 250 ريالًا، وهو المبلغ الذي ستصدر به شركتك إشعار مدين.

• اشترى أحد العملاء من متجرك بمبلغ 500 ريال بعض الأدوات المنزلية. بعد مراجعة الفاتورة، اكتشفت أن ضريبة المبيعات وقيمتها 10% لم تطبق على الفاتورة. بهذا تحتاج إشعار العميل بأنه مدين بمبلغ 50 ريالًا.

ما هي عناصر نموذج إشعار مدين؟

تتشابه بيانات نموذج إشعار المدين مع الأوراق التجارية الأخرى. فتتضمن:

• بيانات الشركة: يتضمن هذا القسم بيانات الشركة من اسم وعنوان وبريد إلكتروني ورقم هاتف ورمز بريدي إن وجد.

• بيانات المعاملة المقصودة: حتى يتمكن الطرف الآخر من فهم الموضوع الذي يختص به هذا الإشعار ينبغي توفر له كل البيانات التي يمكن أن تساعده في المراجعة والتأكد من حقيقة الواقعة. فيُفضل دعم الإشعار بالفاتورة التي شملت المشكلة أو الخطأ وتاريخها.

• بيانات الطرف الآخر: ينبغي أن يتضمن الإشعار بيانات العميل أو المورد او الجهة الأخرى التي كانت مشتركة في المعاملة المقصودة. قد تكون هذه الجهة تعبر عن فرد أو شركة. فينبغي تسجيل بيانات الجهة المدينة من اسم وعنوان ورقم هاتف وبريد إلكتروني.

• بيانات المستلم: في حالة أن الطرف الثاني يمثله فرد، فغالبًا هي نفس البيانات السابق ذكرها. أما في حالة أنها شركة، فالفرد المسؤول عن السداد أو تسليم المنتجات هو المسؤول عن استلام هذا الإشعار. فتجد بياناته من اسم وهاتف وبريد إلكتروني ومسمى وظيفي مطلوبة بالنموذج.

• بيانات المنتجات/الشحنة موضوع الإشعار: ينبغي أن تذكر في الإشعار الرقم المتسلسل للشحنة أو المنتج الذي تتعامل به مع الطرف الآخر. كما تنسخ بيانات الفاتورة التي تتضمن الوصف لتحدد بعدها موضع الخلاف سواء كانت جزء من الشحن غير مطابق للمعايير أو خطأ في السعر.

• التوقيعات: ينبغي أن يصدر الإشعار من نسختين وتحصل على توقيع من الفرد المسؤول بالنسبة للطرف الآخر بالاستلام.

كيفية استخدام نموذج إشعار مدين

باتباع الخطوات التالية، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من نموذج إشعار المدين:

1- حدد الفاتورة موضع المشكلة

لأن كل الفواتير مسجلة في شركتك في شكل جداول إكسل، مراجعة الفاتورة المسجلة قد تستهلك بعض الوقت مع كثرة المعاملات اليومية ولكنك ستصل إليها بالنهاية. قد يأتي اكتشاف الخطأ مع إعداد ميزان المراجعة. بتحديد الفاتورة استخرج بياناتها من وصف منتجات وكمياتها وسعرها وأضفها للإشعار. لا تنس إضافة رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها حتى يسهل مراجعتها من الطرف الآخر.

2- اذكر السبب وراء إصدار الإشعار

بغض النظر عن طبيعة مستلم إشعار المدين، يحق له معرفة السبب الذي جعله بهذه الحالة من وجهة نظرك. في مربع التعليقات، اعلن عن السبب بوضوح حتى يمكنه التواصل معك والحديث على أساس من الثقة والدقة.

3- املأ البيانات الخاصة بالأطراف

من البديهي ملء البيانات الخاصة بطرفي المعاملة التجارية المقصودة؛ شركتك والعميل أو المورد المدين.

بعد الانتهاء من ملء النموذج، يمكنك إرساله مباشرة إلى الطرف الآخر عبر البريد. وفي حالة أن الطرف الآخر شركة لا فرد، يمكنك طباعة النموذج وإرسال أحد مندوبيك لتسليم الشركة نسخة والاحتفاظ بنسخة في حوزتك موقعة من الشخص المسؤول.

لماذا نموذج الإشعار المدين مهم؟

يعد نموذج الإشعار المدين من أهم الأوراق التجارية لعدة أسباب:

حفظ حقوق الطرفين

بإصدار شركتك هذه الورقة تصبح الأطراف في ميزان المراجعة دقيقة ومتسقة. حيث تذكر الدفاتر أن الشركة يحق لها استلام المبلغ ص من الجهة س. كما يساعد الإشعار الموردين في تحديد الكميات المرتجعة خلال الشهر.

مرونة في تعديل قيمة الخدمات

بإصدار إشعار المدين، يمكن لشركتك بثقة تعديل سعر منتج أو خدمة لم يسدد عميل قيمته كاملة وتنبيه العميل بهذا التعديل لينعكس على دفاتره كما تغير في دفاترك.

المحافظة على سير العمل التجاري

باستلام المورد إشعار المدين، يرسل بدوره إلى شركتك إشعار دائن يحمل نفس المبلغ المذكور، وهذا يدل على اعتماد المورد بيانات إشعار المدين والمحافظة على علاقة عمل مثمرة.

من المستفيدين من نموذج إشعار مدين؟

كل صاحب شركة أو متجر أو هيئة تقدم خدمات أو منتجات وتشتري بضائع بصفة مستمرة بناءً على نموذج عملها تحتاج إلى استخدام نموذج إشعار المدين. فكل معاملة تجارية تديرها إما تكون مع عميل أو مورد.