الكاتب : أشرقت راضى
مراجعة : محمد نعيم
ما هي نقاط البيع؟
لا تستغني أنشطة التجارة بالتجزئة المعتمدة على البيع للعديد من العملاء يوميًا عن استخدام نقاط البيع بأنواعها وأشكالها المختلفة، فنقاط البيع غير مقتصرة على الشاشة التي تعمل باللمس، وجهاز ماسح الباركود، أو أي صورة نمطية موحدة أخرى، إنما هناك أشكال عديدة تعتبر كلها نقاط بيع، ويجدر بأصحاب الأعمال بمختلف الصناعات والأحجام التعرف عليها.
ما هي نقاط البيع POS؟
كل المتاجر والأماكن التي يتزاحم أو فقط يتواجد بها العملاء تسمى نقاط بيع؛ فنقطة البيع بالمعنى التقليدي هي البقعة المكانية التي تحدث بها عملية البيع.
لكن ماذا عن البيع عن طريق الإنترنت؟! وماذا عن الأجهزة التي نرى البائع يستخدمها لإتمام عملية البيع سواء كانت في المحل أو أونلاين!
نظرًا للتطور الحادث نتيجة للرقمنة في الفترة الأخيرة، تم اعتماد بعض الأجهزة (الملموسة أو سوفت وير) وسُميت بأجهزة نقاط البيع POS أو برامج الكاشير، وتساعد هذه الأجهزة على إتمام عمليات البيع بوتيرة أسرع. هذا سواء كانت عملية البيع في نقطة البيع الحقيقية مكانيًا أو تمت عبر الإنترنت دون أن يرى البائع والمشتري أحدهما الآخر.
تتوافر على نقاط البيع هذه المنتجات أو الخدمات، مع تيسير مسح باركود المنتج، لمعرفة السعر والتفاصيل الخاصة به، بالإضافة لبعض الميزات المتعلقة بتسليم الوردية من بائع لآخر أو ضبط الماليات عند إغلاق جلسة البيع أو عند نقل مبلغ مالي من نقطة بيع إلى أخرى.
باختصار نقاط البيع هي وسيلة مستخدمة يوميًا في جميع المتاجر الواقعية والإلكترونية، غرضها ضبط وإسراع رتم عمليات البيع.
أنواع نقاط البيع واستخداماتها المختلفة
شكل الجهاز كعتاد مادي، وما يوفره من تسهيلات وخدمات، وتعقيده على المستوى البرمجي وقدرته على التكامل مع الأنظمة المختلفة، كلها عوامل تستدعي وجود أنواع مختلفة لنقاط البيع ينبغي عليك التعرف عليها واختيار ما يناسبك من بينها، ومن أهم هذه الأنواع:
1- نقاط البيع الثابتة (المتكاملة)
تعتبر نقاط البيع الثابتة الشكل التقليدي والمتعارف عليه من نقاط البيع، وتتكون من مزيج من عدة أجهزة ملموسة، بالإضافة إلى البرمجيات المتحكمة في القيام بمعاملات نقاط البيع. يمكننا اختزال المكونات الأساسية لنقاط البيع الثابتة في التالي:
شاشة: ووظيفتها عرض المنتجات، وغالبًا ما تكون شاشة لجهاز كمبيوتر أو شاشة جهاز لوحي كالتابلت أو شاشة مخصصة لنقاط البيع.
طابعة: لطباعة إيصالات العملاء.
جهاز قارئ الباركود: لقراءة باركود المنتج واستعراضها لحظيًا على الشاشة.
البرمجيات software: قد تكون برامج مخصصة لنقاط البيع وإصدار الفواتير أو أنظمة ERP متكاملة لإصدار الفواتير وإدارة المبيعات والمخزون وغيرها.
البرمجيات المتخصصة في إدارة المبيعات والمخزون، حيث تُسجل عمليات البيع وتُتابع المخزون، كما تُخزن بيانات المنتجات والعملاء وتُنتج التقارير.
2- نقاط البيع المحمولة mini POS
نقاط البيع المحمولة نسخة مُطَّورة من نقاط البيع الثابتة، تتميز ببساطة العتاد المستخدم بها، وصغر الحجم، مما يسمح بالعمل عليها في الكثير من الأماكن التي يصعب لنقاط البيع التقليدية التواجد بها، وكذلك يسمح بالتنقل أثناء استخدامها. ومن أهم مميزات نقاط البيع المحمولة:
بساطة التجهيزات: حيث لا تحتاج أجهزة كثيرة أو كبيرة الحجم لتتمكن من إصدار الإيصالات.
فتح أسواق جديدة: تساعدك نقاط البيع المحمولة على التواجد في أماكن لم يكن من المتاح التواجد فيها من قبل، وهو ما يفيد في الوصول إلى أسواق جديدة لم يكن من السهل الوصول لها.
إتاحة نقل نقاط البيع: نقاط البيع المحمولة يسهل نقلها من فرع لآخر أو حتى من مكان لآخر داخل نفس الفرع، وهو ما يساعدك على أخذ الاستفادة القصوى منه.
3- نقاط البيع السحابية (عبر الإنترنت)
نقاط البيع السحابية قد لا تحتوي على شيء غير البرمجيات التي تستطيع التعامل معاها للشراء عبر الإنترنت، وقد تشبه نقاط البيع التقليدية أو المحمولة لكن بالإضافة لذلك لها ميزة تخزين المعاملات عبر الإنترنت، وهو ما يتيح لك إصدار الفواتير والإيصالات الإلكترونية من خلالها.
مميزات نقاط البيع السحابية:
انخفاض التكلفة: ويرجع ذلك نظرًا لعدم احتياجك للعتاد الملموس والأجهزة الواجب توافرها في نقاط البيع التقليدية.
مرونة الخيارات: غالبًا ما يمكنك تشغيل نقاط البيع السحابية على أي جهاز لديك، سواء كان لاب توب أو موبايل أو أي جهاز آخر.
حل مناسب للأعمال الصغيرة: يمكن بسهولة لأعمال التجزئة الصغيرة في المحلات أو تلك التي تعمل في التجارة الإلكترونية استخدامه.
تتبع نظام الاشتراك الشهري SAAS: لا عليك من تحمل تكلفة شراء أو برمجة نظام مخصص لنقاط البيع لاستخدامه، حيث تتيح الكثير من الشركات أنظمة POS سحابية مقابل تحصيل اشتراك شهري محتمل، وهو ما يجعلها نقطة أخرى لصالح التكلفة.
حل معتمد من معظم الجهات الحكومية: الجهات الضريبية في الدول المختلفة تتطلب إصدار الفواتير والإيصالات الإلكترونية من حلول تعتمد على السحابة، وهو ما تشترطه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية ومصلحة الضرائب في مصر، لذا إن كنت تحتاج نقاط البيع للتكامل مع بورتال المصلحة الحكومية، عليك بالحلول السحابية.
4- نقاط البيع الذاتية
هل رأيت ذات مرة شاشة لنقاط البيع في مطعم تسمح لك كعميل باستخدامها لطلب ما تريده بنفسك؟
هذه تمامًا هي فكرة نقاط البيع الذاتية.
حيث لا يتطلب هذا النوع من نقاط البيع وجود بائع يدير العملية البيعية، بل يقوم العميل بطلب ما يريده بسهولة. ومن مميزات نقاط البيع الذاتية:
تحسين تجربة العميل: السماح للعميل بالتحكم في تفاصيل طلباته، وإضافة ما يريد إلى كل طلب تزيد من رضائه عن تجربة الشراء بنسبة كبيرة، وترفع الحرج الناتج عن طلب كل هذه التفاصيل من النادل أو عامل المحل.
تكلفة أقل: الاستغناء عن الموظفين يسمح لك بتوفير المرتبات الدورية المطلوبة منك، خاصة في حالة احتياجك أكثر من نقطة بيع وأكثر من وردية للعمل.
وقت أقل: يمكنك توفير عدد كافي من نقاط البيع يسمح لجميع العملاء القيام بعمليات الشراء في وقت بسيط، يعفيهم من آثار الانتظار الطويل في الصفوف لانتظار الموظف.
كيف تعمل نقاط البيع؟
يمكنك تسجيل المخزون وكمياته من خلال نقاط البيع الخاصة بك، وهو ما يتم تحديثه آليًا وفقًا لأحدث البيانات الناتجة عن عمليات البيع والشراء، وبالتالي تستطيع تتبع حركة المخزون بسهولة.
وتسير آلية عمل نقاط البيع وفقًا لخطوات بسيطة وسريعة وشبه ثابتة ولا شك أنك لاحظتها ذات مرة أثناء شراء بعض المنتجات من أي من محلات التجزئة.
يبدأ الأمر بمسح باركود المنتجات التي اشتراها العميل، لتظهر على شاشة جهاز نقاط البيع لدى البائع، يلي ذلك ضبط أي بيانات يرجى ضبطها، وتستكمل عملية البيع ويصدر الإيصال.
أهمية وفوائد نقاط البيع في تسهيل تجربة المستخدم لمنشأتك
يمكن لأنظمة نقاط البيع الحديثة أن تحسن بشكل كبير من تجربة المستخدم لعملائك وكذلك لموظفي المبيعات لديك بما يخدم عملية التسوق ككل، نستعرض أهم فوائد نقاط البيع في تسهيل تجربة المستخدم خلال النقاط التالية:
1- زيادة السرعة
تعمل أنظمة نقاط البيع على تسريع عملية الدفع بشكل كبير، مما يقلل من وقت الانتظار ويعزز رضا العملاء وذلك من خلال ميزات مثل المسح الضوئي لباركود المنتجات وكذا معالجة المدفوعات السهلة من خلال مسح بطاقات الائتمان.
2- الراحة
غالبًا ما تتماشى أنظمة نقاط البيع الحديثة مع طرق دفع متنوعة، بما في ذلك بطاقات الائتمان، والدفع من خلال المحافظ الإلكترونية على الموبايل أو التحويلات البنكية أو بالتقسيط من خلال أنظمة تقسيط كتمارا وتابي، مما يوفر للعملاء الراحة في الدفع بالطريقة التي تناسبهم.
3- الدقة
المسح الضوئي وضبط الأسعار آليًا يقلل من الأخطاء البشرية في أنظمة نقاط البيع، مما يضمن دفع العملاء بشكل صحيح مقابل مشترياتهم. ويتبع هذه الدقة المزيد من الثقة والموثوقية المتبادلة بينك وبين عملائك.
4- زيادة الكفاءة
يمكن أن توفر ميزات مثل إدارة المخزون وإصدار الفواتير السريعة وقتًا للموظفين لإنجاز مهام أخرى، مما يحسن كفاءة الموظفين وعملك التجاري على حدِِ سواء.
5- تحسين خدمة العملاء
يمكن أن تساعد عمليات البيع السريعة وسهولة استخدام البائع لإجراء العمليات البيعية من خلال نقاط البيع على التركيز على التفاعل مع العملاء بشكل إنساني وودود، مما يحسن تجربة الخدمة الشاملة.
6- التخصيص
تساهم أنظمة نقاط البيع في تعزيز تجربة التسوق من خلال تخصيص الخدمات للعملاء بناءً على بياناتهم، مما يزيد من شعورهم بالولاء.
7- الإيصالات والسجلات
تتيح أنظمة نقاط البيع الاحتفاظ بسجلات تفصيلية للمعاملات، مما يسهل على العملاء تتبع مشترياتهم السابقة وإجراء عمليات الإرجاع والاستبدال بكل يسر.
8- الأمان
تضمن أنظمة نقاط البيع الحديثة حماية بيانات العملاء من خلال تطبيق أحدث معايير الأمن، مما يوفر لهم تجربة تسوق آمنة ومطمئنة.
9- العروض والترويج
تسهم أنظمة نقاط البيع في زيادة رضا العملاء من خلال توفير عروض وخصومات مخصصة تلقائيًا لكل مستخدم بحسب احتياجاته واهتماماته، مما يحفزهم على تكرار الشراء.
بشكل عام، يمكن لنظام نقاط البيع المصمم جيدًا أن يجعل عملية البيع أسرع وأكثر سلاسة وأقل عرضة للأخطاء لكل من الموظفين والعملاء.
ما هو نظام نقاط البيع المناسب لمتجرك
تتداخل عدة عوامل يمكنك بناءً عليها تحديد نظام نقاط البيع المناسب لمتجرك. من أهمها:
تحديد الصناعة التي تعمل بها: كونك تعمل في مجال المطاعم أو لديك سوبر ماركت أو تجارة إلكترونية يعد أمر حيوي ينبغي عليك تحديده أولًا قبل التوجه لاختيار نظام نقاط البيع المناسب لك.
معرفة عميلك وتفضيلاته: يمكنك إنشاء استطلاع أو تتبع سلوكيات المستهلك لمعرفة تفضيلاته، كما يمكنك إجراء A/B testing وتجربة عدة أنظمة من نقاط البيع لمعرفة المفضل لدى العميل، وبناءً عليه يمكنك التوسع في تبني هذا النوع من أنظمة نقاط البيع.
تحديد التكلفة ووضع ميزانية: لكل نوع من أنظمة نقاط البيع تكلفة مختلفة، حاول التعرف على الفروقات المادية بين نقاط البيع المتنوعة والعائد على الاستثمار نتيجة لاستخدام كل نقطة بيع منهم. ثم حدد الميزانية المتاحة لديك، وابني خيارك الشرائي على هذا الأساس.
اقرأ أيضًا: أفضل برنامج نقاط بيع POS وكاشير للمحلات
عيوب ومميزات أنظمة نقاط البيع
نقاط البيع حل جيد، يوفر على الأعمال العديد من المتاعب، لكن لا يخلو أحيانًا من بعض المشكلات. ومع ذلك دعنا نتفق على نسبية الأشياء، فليست كل المميزات والعيوب على إطلاقها، إنما يختلف الأمر تبعًا لنوع نظام نقاط البيع المُستخدَّم لديك، وحجم أعمالك وغيرها من العوامل.
مميزات أنظمة نقاط البيع
1- تخلص من من مشكلات عجز المخزون:
باستخدام نظام نقاط البيع يمكنك بسهولة تتبع مخزونك، إذ يقوم النظام بتحديث الكميات تلقائيًا بعد كل معاملة محاسبية، وهو ما يعينك لتعرف ما الموجود في المخزون؟
وما الذي نفد بكميات كبيرة وتحتاج إلى إعادة طلبه؟
وهو ما يعفيك من مشكلات نفاد المخزون، وتضييع طلبات البيع نتيجة لذلك.
2- احصل على تقارير مفيدة في كل وقت:
تقارير المبيعات التفصيلية والتحليلات من أبرز الرؤى المُقدَّمة من خلال أنظمة نقاط البيع المختلفة، باختلاف نوعية وتفاصيل التقارير التي تجدها في كل نظام.
تعرف ما المنتج الرابح من حيث كمية البيع أو الأرباح المٌحصَّلة عنه، وكذا تعرف على المنتجات الخاسرة التي يفضل ألا تشغل أرففك بلا هدف.
3- تلاشي الأخطاء الناتجة عن العنصر البشري:
هل حصلت على إيصال غير دقيق من ناحية تكلفة مشترياتك ذات مرة؟
إن كانت حدثت معك بشكل شخصي أم لا، دعني أشاركك شيوع هذه الأخطاء عند إصدار فواتير ورقية قد تغفل احتساب بعض البنود خلالها، أو حتى قد تضاعف احتساب السعر.
أما أنظمة نقاط البيع تجعل الحاسب يتولى عنك هذه العمليات الحسابية، كل ما عليك إدخال البيانات بدقة، لتحصل على تكلفة مضبوطة آليًا.
4- عملية بيع سريعة ودخل أكبر:
دائمًا ما تعتبر نقاط البيع حل أسرع، وأكثر إنجازًا، ويرجع الأمر لعدة عوامل منها: سهولة عمليات الدفع وتنوع خيارات الدفع المتاحة. بالإضافة إلى أن العديد من أنظمة نقاط البيع تتضمن أدوات CRM تساعد على إدارة معلومات العملاء وتوفر رؤى حول سلوكيات الشراء الخاصة بهم. ستعرف مثلًا المنتجات الأكثر شعبية وطرق الدفع الأكثر استخدامًا والمزيد؛ وباستخدام هذه المعلومات، يمكنك تقديم خصومات للعملاء على منتجاتهم المفضلة، وتعزيز المبيعات ورضا العملاء.
5- تلبية متطلبات الجهات الضريبية:
يمكنك ربط نقاط البيع الخاصة بك بالجهات الحكومية للمساعدة على إصدار الفواتير والإيصالات الإلكترونية المستوفية للشروط. بشرط أن تكون نقاط البيع الخاصة بك معتمدة من قبل جهة دفع الضريبة في هذه الدولة وأن تقوم بخطوات الربط معهم بالطريقة الصحيحة.
عيوب أنظمة نقاط البيع
أنظمة نقاط البيع لها مميزات عديدة لكن قد لا تحتاجها جميع أنواع الأعمال التجارية، فقد تكون هناك تكاليف خفية ومخاوف تتعلق بأمن البيانات يمكن أن تقنعك بالاتجاه نحو نهج أكثر بساطة.
1- ارتفاع التكلفة
قد تكون أنظمة نقاط البيع عبئًا ماليًا على بعض الشركات. فعادةً ما يتطلب شراء الأجهزة مبالغ كبيرة. علاوة على ذلك، قد يتعين عليك دفع رسوم شهرية لاستخدام البرمجيات software إن كنت تتعامل مع SAAS POS. كما أن هناك حاجة مستمرة للصيانة الدورية والقيام ببعض الإصلاحات، وهناك بعض الأنظمة تتطلب تكلفة إضافية مقابل خدمة الدعم الفني أو من أجل تجهيز النظام ليناسب احتياجات شركتك، وهو ما يعد مرهقًا لأصحاب المشاريع الصغيرة. لذا من الضروري التحقق من مجمل التكاليف واحتساب المبلغ الكلي الذي ستدفعه مقابل الخدمة التي تحتاجها، ولا تكتفي بالمبلغ المعلن من فريق المبيعات الخاص بهم.
2- مشكلات تتعلق بالأمان
أنظمة نقاط البيع معرضة لبعض المخاطر الأمنية، وما يزيد من الآثار السلبية لهذه المخاطر أنها قد تطال بيانات الدفع الشخصية الخاصة بالعملاء نتيجة لسهولة اختراق أجهزة الدفع التي تتعامل مع بطاقات ائتمان العملاء. للوقاية من هذه الهجمات، يحتاج النظام إلى تحديثات دورية وتحديثات للبرمجيات وصيانة مستمرة تقريبًا. عدم القيام بذلك قد يؤدي إلى فقدان بيانات العملاء لصالح القراصنة، مما يعرضك لاحتمال تحمل مسؤولية قانونية في المحكمة تشمل قضايا تتعلق باختراق البيانات والتي قد تتسبب في خسائر مالية كبيرة وتضر بسمعة عملك. لذا تأكد من أن أنظمة نقاط البيع التي تشتريها/ تشترك بها على مستوى عالي من الأمان.
3- الاعتماد على الإنترنت في أغلب الأحوال
معظم أجهزة نقاط البيع سحابية وتعتمد على الإنترنت، وانقطاع اتصال الإنترنت يمكن أن يؤدي إلى توقف عملية البيع أو إبطائها. لكن تحتوي بعض الأنظمة الأحدث على وضع offline يمكنه ضمان سلامة البيانات مع الاستمرار في قبول المدفوعات بالبطاقات، ولكن تتم مزامنة المعاملة مع النظام السحابي بعد إلى الاتصال بالإنترنت.
في النهاية، تذكر أن نقاط البيع أداة تكنولوجية فحسب، وما يحدد قدر استفادتك منها هو ما تبذله لتحديد احتياجاتك وتطويع نقاط البيع لتلبية هذه الاحتياجات. وفي برنامج نقاط البيع من دفترة نساعدك بتقديم الحلول الفنية والتوجيه والتخصيص اللازمين لمضاعفة استفادتك من أنظمة نقاط البيع.
