نموذج أمر تشغيل Excel - XLSX

ما هو نموذج أمر التشغيل؟

نموذج أمر التشغيل هو إطار عمل أو مُخطط يوضح كيفية إنتاج منتج أو تقديم خدمة، وكيفية توصيلها وتقديمها للعملاء لتحقيق رضاهم. يشمل النموذج تنظيم وتنفيذ الأنشطة والعمليات عبر مختلف الأقسام داخل المنظمة، يتضمن معلومات مثل الموارد المطلوبة، نوع العمل الذي يجب تنفيذه، الأدوات اللازمة، والوقت المقدر لإنجاز المهمة.

ما أهمية نموذج أمر التشغيل

1- تبسيط وتنظيم المهام المعقدة

وذلك عبر مختلف الصناعات، سواء في القطاعات الصناعية، أو خدمات الأعمال. تُعد أوامر التشغيل بمثابة دليل لإنجاز المهام بكفاءة وفعالية. فهي تقدم مجموعة واضحة من التعليمات التي تضمن أن جميع أعضاء الفريق يعملون معًا لتحقيق الهدف المشترك.

2- تسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة

من خلال تحديد المهام والمواعيد النهائية والموارد المطلوبة، تقضي أوامر التشغيل على أي غموض مما يضمن أن جميع أعضاء الفريق يفهمون مسؤولياتهم بدقة، مما يقلل من احتمالية حدوث الأخطاء أو سوء الفهم.

3- إدارة الموارد بفعالية لتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف

يقدم أمر التشغيل نظرة شاملة على الموارد المطلوبة لكل مهمة، مما يسمح للمديرين بتخصيصها بشكل أفضل. من خلال تحديد المعدات والمواد والموظفين المطلوبين مسبقًا، يمكن تجنب التأخيرات أو التكدسات غير الضرورية.

4- يوفر الوقت والجهد

حيث يحدد تسلسل المهام، والجداول الزمنية، مما يضمن أن كل خطوة يتم تنفيذها في التوقيت والكيفية المطلوبة. بهذه الطريقة المتسلسلة تمنع أي تراجع أو إعادة عمل غير ضروري

بشكل عام، يسهم نموذج أمر التشغيل في تحسين الكفاءة، وتسهيل التنسيق بين الأقسام المختلفة، وضمان سير العمليات بشكل سلس وفعّال، وتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة وتقديم قيمة عالية للعملاء في الوقت المحدد وبالطريقة الأمثل. 

ما عناصر نموذج أمر التشغيل

1. تفاصيل الشركة: اسم الشركة، عنوانها (اسم الشارع والمدينة)، رقم الهاتف، الموقع الإلكتروني.

2. تفاصيل أمر التشغيل: رقم أمر التشغيل، وتاريخه.

3. تفاصيل العميل: رقم العميل في سجلات الشركة، اسم الشركة الخاصة بالعميل، وعنوانها، ورقم الهاتف.

4. تفاصيل العمل: القسم المسئول عن عملية التشغيل، ووصف العمل المطلوب.

5. الكمية: الكمية المطلوبة من الخدمة أو المنتج.

6. الوصف: وصف المنتج أو الخدمة المقدمة.

7. الضريبة: نسبة الضريبة المقررة على العمل.

8. سعر الوحدة: سعر الوحدة من المنتج أو الخدمة.

9. الإجمالي: التكلفة الإجمالية للمنتجات أو الخدمات بدون إضافة الضريبة وأي تكاليف أخرى.

10. المبلغ الخاضع للضريبة: المبلغ الذي يخضع للضريبة.

11. نسبة الضريبة: النسبة المئوية للضريبة المقررة.

12. الضريبة: المبلغ الفعلي للضريبة، الذي يتم حسابه بضرب نسبة الضريبة في المبلغ الخاضع للضريبة.

13. رسوم وخصومات: الرسوم الإضافية أو الخصومات المستحقة للعميل.

14. تكاليف أخرى: أي تكاليف إضافية حسب مجال العمل سواء تصنيع أو تجارة أو غيرها.

15. الإجمالي: المبلغ النهائي بعد إضافة الضرائب والرسوم والخصومات.

16. ملاحظات أخرى: أي ملاحظات إضافية مرتبطة بالعمل أو الخدمة.

17. الموافقة على إتمام العمل: إقرار من العميل بالموافقة على تنفيذ العمل بالشكل المطلوب.

18. تاريخ إتمام العمل: التاريخ الذي تم فيه إتمام العمل.

19. التوقيع: توقيع العميل أو الممثل المعتمد من العميل للموافقة على العمل.

20. عبارة شكر: شكر لكل العاملين بالقسم المسؤول عن أمر التشغيل على تعاونهم لتنفيذ العمل.

كيفية عمل نموذج أمر التشغيل

يبدأ العمل بإصدار أمر التشغيل من قِبل القسم المعني داخل الشركة. يتضمن الأمر تحديد تفاصيل المهمة المطلوبة، مثل:

1- تفاصيل العميل

يتم إدراج تفاصيل العميل الذي يقدّم له الخدمة أو المنتج. يشمل ذلك اسم العميل، عنوانه، رقم الهاتف، وأي معلومات أخرى ذات صلة بالعميل. يساعد هذا في ضمان التواصل السليم بين الشركة والعميل، ويسهل متابعة تنفيذ المهمة.

2- تحديد العمل المطلوب

يتضمن النموذج وصفاً دقيقاً للعمل المطلوب تنفيذه. يشمل هذا تحديد نوع الخدمة أو المنتج الذي يجب إنتاجه أو تقديمه.

3- الكمية والتفاصيل المالية

يتم تحديد الكمية المطلوبة من الخدمة أو المنتج، بالإضافة إلى الوصف التفصيلي للعنصر أو الخدمة. كما يشمل النموذج أيضاً تحديد سعر الوحدة لكل عنصر أو خدمة، مما يساعد في حساب الإجمالي قبل إضافة الضرائب أو أي تكاليف أخرى.

4- الضريبة والحسابات المالية

عند تحديد الكميات والأسعار، يتم حساب المبالغ المتعلقة بالضريبة. يشمل النموذج أيضًا حساب المبلغ الخاضع للضريبة والنسبة المئوية للضريبة المقررة. يتم ضرب المبلغ الخاضع للضريبة في النسبة المقررة للحصول على الضريبة التي يجب دفعها. في حالة وجود رسوم إضافية أو خصومات، يتم حسابها أيضًا.

5- الإجمالي النهائي

يتم حساب التكلفة الإجمالية للعمل أو الخدمة، وتتم إضافة الضرائب والرسوم، وتُخصم الخصومات إن وجدت، لتحديد الإجمالي النهائي الذي يجب دفعه. يشمل هذا المبلغ الكامل الذي سيتعين على العميل دفعه بعد استكمال الخدمة أو المنتج.

6- تأكيد الإتمام والتوقيع

عند إتمام العمل المطلوب، يوافق العميل على أن جميع الأعمال قد تم تنفيذها وفقًا لمتطلباته. يتم توثيق ذلك عن طريق توقيع العميل أو ممثل معتمد من قبل العميل في قسم التوقيع. كما يتم تحديد تاريخ إتمام العمل لإثبات الوقت الذي تم فيه إتمام العمل.

7- الملاحظات والشكر

في النهاية، قد يتم إضافة أي ملاحظات أخرى تتعلق بالعمل المُنجز أو أي تفاصيل إضافية يجب على العميل معرفتها. كما يتم تضمين عبارة شكر للعاملين على تعاونهم لأداء العمل.

كيف يُستخدم نموذج أمر التشغيل؟

• يتم استخدام نموذج أمر التشغيل من قِبل الموظفين لإدخال تفاصيل العمل.

• ثم متابعة التنفيذ وفقًا للخطوات التي تم تحديدها في النموذج.

• يتابع المسؤولون العمل لضمان أنه يتم تنفيذ المهمة كما هو مُخطط لها ضمن الجدول الزمني المحدد.

• في النهاية، يقوم العميل بالموافقة على إتمام العمل ودفع المبلغ المُستحق بناءً على التفاصيل الموضحة في النموذج.

من المستفيدين من نموذج أمر التشغيل؟

1- إدارة الشركة

لأن نموذج أمر التشغيل يوفر رؤية واضحة وشاملة للأنشطة والمَهام التي يتم تنفيذها في مختلف الأقسام. يمكن للمديرين متابعة تقدم العمل وضمان أن العمليات تسير وفقًا للخطط المحددة، مما يعزز التحكم في الموارد والوقت.

2- الموظفون والفنيون

يوفر لهم توجيهات واضحة حول المهام المطلوبة، الموارد التي يحتاجونها، والمواعيد النهائية، مما يساعدهم على تنظيم وقتهم ومواردهم وتنفيذ المهام بكفاءة.

3- العملاء

يستفيد العملاء من نموذج أمر التشغيل من خلال ضمان تنفيذ العمل أو تقديم الخدمة بما يتماشى مع متطلباتهم وتوقعاتهم. كما يساعدهم النموذج في متابعة حالة العمل وموعد الانتهاء، مما يعزز مستوى الثقة والشفافية بين العميل والشركة.

4- القسم المالي

يمكن لقسم المحاسبة تتبع التكاليف الفعلية من خلال أوامر التشغيل وتحليلها مقارنة بالتكاليف المقدّرة. كما يسهل النموذج تحديد المبالغ المستحقة والتحقق من صحتها، مما يساعد في تقليل الأخطاء المالية.

5- الموردون

يستفيد الموردون من معرفة الموارد اللازمة لتنفيذ الأعمال، مثل المواد أو المعدات. يوفر أمر التشغيل تفاصيل دقيقة حول متطلبات الموارد مما يسهل على الموردين تجهيز ما يلزم لتلبية احتياجات المشروع أو الخدمة.

6- المشرفون والمراقبون

يمكن للمشرفين متابعة سير العمل وتنفيذ المهام بسهولة من خلال أوامر التشغيل. يسمح لهم النموذج بمراقبة التقدم والتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة. كما يسهل عليهم تحديد أي مشكلات أو تأخيرات واتخاذ الإجراءات المناسبة لحلها.

7- قسم التخزين والمخزون

يستفيد قسم المخازن أو التخزين من أوامر التشغيل لمعرفة المواد أو الأدوات التي سيتم استخدامها في كل عملية تشغيل. مما يساعدهم على مراقبة المخزون، وتوفير المواد اللازمة في الوقت المحدد، وتجنب أي تأخيرات ناتجة عن نقص في الموارد.