نموذج حضور وانصراف الموظفين شهري Excel - XLSX

ما هو نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري يتابع نشاط الموظفين ومدى مواظبتهم في الحضور والانصراف في العمل، حسب المواعيد الرسمية. يسهل النموذج تقدير إجمالي عدد الأيام التي حضرها الموظف وكذلك يرشد موظفي إدارة الموارد البشرية إلى عدد ساعات العمل التي حققها كل موظف خلال الشهر.

ما أهمية نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

يعد نموذج الحضور والانصراف الخاص بالموظفين أحد أهم النماذج المستخدمة من قبل أفراد إدارة الموارد البشرية. يرجع ذلك إلى:

1- مؤشر لمدى إنتاجية الموظف:

عدم الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف يشير إلى انخفاض إنتاجية الموظف، نظرًا لأن العلاقة طردية بين الأمرين. فكيف يمكن لموظف لا يحضر بالشكل الكافي أن يؤدي عمله بكفاءة؟

2- ضمان لدقة عملية صرف الرواتب:

دائمًا ما يرتبط نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري بنموذج كشف الرواتب. حيث تتحول نسبة من الحضور إلى مستحقات مالية تُصرف إلى الموظف ويحق له استلامها.

3- إثبات لامتثال الموظف لقوانين العمل المحلية:

هل يحق للموظف الحصول على إجازة أم أن رصيده قد انتهى؟ ماذا عن الإجازات المرضية؟ والأذونات؟ يوضح نموذج حضور وانصراف الموظفين كل الإجازات والمسموحات وغيرها من العناصر التي تقلل من نسبة الحضور مع الالتزام بالقانون المطبق.

ما هي عناصر نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

يتكون نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري من صفحتين رئيسيتين، صفحة تتناول مواعيد الحضور والانصراف في كل يوم عمل، وصفحة أخرى تتناول قيمة اليوم في الشهر. فتجد أن العناصر المتضمنة في النموذج كما يلي:

1. بيانات الموظف: يتضمن النموذج بيانات الموظف من اسم ووظيفة وموقع عمل (في حالة وجود أكثر من فرع للشركة) وجنسية (في حالة أن الشركة متعددة الجنسيات). يمكنك إضافة كود الموظف إن وجد، وغيرها من البيانات التي تسهل عملية تحديد الموظف المقصود.

2. مواعيد الحضور والانصراف: يتضمن النموذج إمكانية أن تضيف ساعة حضور الموظف بالساعة والدقيقة وكذلك انصرافه، ليتحول بسهولة إلى عدد محدد من الساعات من خلال طرح وقت الانصراف من وقت الحضور.

3. ساعات العمل المتوقعة والواقعية: يتضمن النموذج إجمالي عدد الساعات التي من المفترض أن يعملها الموظف خلال الشهر. كذلك يتضمن الساعات الفعلية التي عملها الموظف بناءً على حضوره وانصرافه. بالمقارنة بين القيمتين، يمكن تحديد نسبة الحضور الإجمالية للموظف.

4. قيمة يوم العمل: قد يتأخر الموظف عن الحضور. بتطبيق اللوائح وقوانين العمل المحلية، يمكن اعتبار اليوم جزءًا من يوم لا يومًا كاملًا. لهذا تظهر قيمة يوم العمل 1 أو أقل في الصفحة إجمالي حضور الموظفين.

كيف تستخدم نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

لتستطيع استخدام نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري بفاعلية ينبغي اتباع الخطوات التالية:

1- ابدأ بتصدير الحضور والانصراف من جهاز البصمة:

باستخراج البيانات التي سجلها جهاز البصمة خلال الشهر، يمكنك معرفة مواعيد حضور وانصراف كل موظف بناءً على الرقم المرجعي الخاص به المسجل على الجهاز.

2- قارن بين ساعات الحضور الفعلية والمتوقعة:

بعد إدخالك البيانات إلى صفحة أوقات الحضور والانصراف، سيظهر تلقائيًا إجمالي عدد الساعات التي حضرها الموظف. بذلك يمكن مقارنة ساعات الحضور الفعلية بالحضور المتوقعة للشهر.

3- حدد قيمة يوم العمل:

في حالة حضور الموظف يوم العمل كاملًا كما هو مقرر، إذًا فيقدر اليوم بالقيمة "1"، في حالة حدوث نقص يخالف المتبع، يتم حساب اليوم بأقل من 1.

4- اعرف إجمالي أيام الحضور والغياب:

بمراجعة البيانات الخاصة بالحضور والغياب، يمكن بسهولة معرفة إجمالي الأيام التي حضرها الموظف وتلك التي لم يحضرها، وبهذا يمكن صرف راتبه بدقة.

من المستفيدين من نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

توجد أطراف عدة تستفيد من نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري، أولهم الإدارة والتي تحتاج إلى معرفة مدى التزام موظفيها بمواعيد الحضور والانصراف بانتظام. كما أن النموذج أحد أهم أدوات قسم إدارة الموارد البشرية المسؤول عن متابعة أداء الموظفين وصرف رواتبهم. كما أن النموذج يعد من العناصر التي تحافظ على حقوق الموظف المادية.