نموذج تحقيق مع موظف Word - Docs

ما هو نموذج تحقيق مع موظف؟ 

نموذج تحقيق مع موظف هو مستند يستخدمه قسم الموارد البشرية في الشركات لتوثيق التحقيقات المتعلقة بالحوادث التي تحدث في مكان العمل، لجمع المعلومات المرتبطة بالحادثة، والوصول إلى استنتاجات عادلة تضمن الامتثال لقوانين العمل وحماية حقوق الموظفين.

ما هي عناصر نموذج تحقيق مع موظف؟

يحتوي النموذج على عناصر مهمة:

• اسم الموظف: هو اسم الموظف الذي يتم التحقيق معه.
• الرقم الوظيفي: هو الرقم الخاص بالموظف داخل النظام.
• المسمى الوظيفي: هي الوظيفة التي يشغلها الموظف المعني بالتحقيق.
• التاريخ: يسجل هنا تاريخ إعداد النموذج، وغالبًا ما يكون هو اليوم الذي يبدأ فيه المحقق العمل على التحقيق.
• ملخص الحادث: يكتب هنا وصف مختصر للحادثة التي يتم التحقيق بشأنها، مع تحديد من أبلغ عن الحادث، ومتى وأين وقع.
• هدف التحقيق: هي الأهداف الرئيسية للتحقيق والأسئلة التي تحتاج للإجابة عليها.
• أسماء الأطراف المعنية: هي أسماء الأفراد الذين لهم علاقة بالحادثة مثل المشتكي، المتهم، والشهود.
• الأدلة والمستندات: توثق هنا الأدلة التي تدعم التحقيق مثل رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل النصية، إفادات الشهود، أو لقطات كاميرات المراقبة.
• نتائج التحقيق والاستنتاجات: يكتب هنا ملخص للنتائج الأساسية والاستنتاجات المستخلصة من التحقيق.
• التوصيات والخطوات التالية: هي الإجراءات المقترحة بناءً على نتائج التحقيق.
• إجراءات المتابعة: يسجل هنا متابعة أي خطوات تصحيحية تم اتخاذها لضمان منع تكرار الحوادث المماثلة.
• تم الاستلام من قبل: هو توثيق الشخص الذي استلم التقرير وتاريخ الاستلام.

ما أهمية نموذج تحقيق مع موظف؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة:

1- إدارة التحقيقات

يساعد في توثيق كافة تفاصيل التحقيقات بشكل دقيق ومنظم، مما يسهل الوصول إلى استنتاجات عادلة.

2- حماية حقوق الشركة والموظفين

يضمن النموذج التزام الشركة بالقوانين واللوائح المنظمة لمكان العمل، مما يضمن حقوق الموظفين ويحسن الموقف القانوني للشركة من خلال التوثيق الدقيق للتحقيقات.

3- تحسين الأداء العام

يساهم في كشف المشكلات التنظيمية وأي نقاط ضعف في سياسات الشركة، مثل نقص التدريب أو غياب الإجراءات الوقائية، مما يساعد في اتخاذ قرارات لتحسين الأداء العام للشركة.

4- تحسين بيئة العمل

يضمن توفير بيئة عمل آمنة وعادلة، مما يزيد من ثقة الموظفين في الشركة ويشعرهم بأن حقوقهم محمية.

5- تسوية النزاعات

يساعد في حل النزاعات والمشاكل المتعلقة بالموظفين من خلال إدارة التحقيقات بشكل منظم وحيادي.

6- تجنب حدوث مشاكل مستقبلية

يساهم في اتخاذ إجراءات عادلة، مثل التدابير التأديبية أو التدريب الإضافي أو تحديث السياسات، مما يقلل من احتمالية حدوث مشاكل مستقبلية مشابهة.

كيف يتم استخدام نموذج تحقيق مع موظف؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات والأدلة

قم بجمع جمع البيانات الأساسية مثل تفاصيل الموظف وملخص الحادث، بالإضافة إلى جميع الأدلة المتعلقة بالحادثة مثل إفادات الشهود أو أي مستندات داعمة، وقم بتسجيلهم في النموذج لبدء التحقيق.

2- إجراء التحقيق

ثم قم ببدء التحقيق من خلال استجواب الأطراف المعنية وتحليل الأدلة المتوفرة للوصول إلى الحقائق.

3- مراجعة البيانات والأدلة

بعد ذلك، قم بمراجعة النموذج للتأكد من توثيق جميع البيانات، والتحقق من صحة الأدلة قبل الاستنتاج.

4- كتابة الاستنتاجات

ثم قم بكتابة الاستنتاجات وتحديد الإجراءات التالية بناءً على المعلومات التي تم جمعها.

5- التوقيع والتوثيق

بعد كتابة الاستنتاجات، يتم توقيع النموذج من قبل الأطراف المعنية، وتوثيق استلامه بشكل رسمي.

6- متابعة الإجراءات

ثم تابع تنفيذ الإجراءات التصحيحية وتقييم فعاليتها في منع تكرار الحوادث المشابهة، مع تسجيلها في جدول إجراءات المتابعة داخل النموذج.

7- حفظ نسخة

في النهاية، قم بحفظ نسخة من النموذج للرجوع إليها عند الحاجة.

مَن المستفيدين من نموذج تحقيق مع موظف؟

يستفيد الكثير من النموذج، ومن بينهم:

1- الموظفين

يوفر لهم بيئة عمل آمنة وعادلة من خلال منحهم فرصة عادلة للدفاع عن أنفسهم في حالة وجود ادعاءات ضدهم. كما يضمن أن التحقيق يتم توثيقه بطريقة منظمة وعادلة، مما يضمن حقوقهم.

2- موظفي الموارد البشرية

يساعدهم في إدارة الموظفين من خلال تنظيم وتوثيق الحوادث والتحقيقات بدقة، مما يضمن الامتثال للسياسات الداخلية وقوانين العمل، ويقلل من احتمالية حدوث مشكلات قانونية ناتجة عن سوء إدارة الحوادث أو التحقيقات.

3- مديري الشركات

يساعدهم في تحديد نقاط الضعف في النظام أو السياسات، مما يمكنهم من اتخاذ الإجراءات المناسبة لمعالجة المشكلات وتحسين بيئة العمل وسياسات الشركة بشكل عام.

4- القسم القانوني

يوفر لهم توثيقًا قانونيًا لأي حادثة قد تؤدي إلى نزاعات قانونية، مما يساعدهم في ضمان حقوق الشركة من خلال توفير دليل موثق يمكن استخدامه في حال حدوث أي إجراءات قانونية لاحقًا.

6- قسم التدريب والتطوير

يساعدهم في الاستفادة من استنتاجات التحقيق لتحديد احتياجات التدريب والعمل على تحسين مهارات الموظفين.