نموذج إنذار غياب موظف Word - Docs

ما هو نموذج إنذار غياب موظف؟

نموذج إنذار غياب موظف هو وثيقة تستخدمها الشركات لإخطار الموظف سبب الإنذار، سواء كان ذلك لغيابه غير المبرر، أو لتجاوزه عدد الأيام المسموح بها للغياب، أو لأي أسباب أخرى متعلقة بغيابه. وذلك، لتوضيح المشكلة ومنح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه وتجنب تكراره.

ما هي عناصر نموذج إنذار غياب موظف؟

يتكون النموذج من عدة عناصر مهمة:

• اسم الموظف: هو اسم الموظف الذي يتم توجيه الإنذار له.

• التاريخ: في هذه الخانة، يُسجل تاريخ إصدار الإنذار.

• اسم المشرف\المدير: اسم المشرف أو المدير الذي يُصدر الإنذار ويكون مسؤولًا عن توجيه الموظف.

• تاريخ اجتماع تأديبي سابق: إذا تم عقد اجتماع تأديبي سابق مع الموظف، ييتم تسجيل تاريخ الاجتماع هنا.

• سبب الإنذار: يتم توضيح سبب الإنذار في هذه الخانة، سواء كان الغياب المتكرر، الغياب غير المبرر، تجاوز عدد الأيام المسموح بها للغياب، أو أي أسباب أخرى متعلقة بالغياب.

• تفاصيل سبب الإنذار: يُكتب هنا تفاصيل الإجراءات التي استدعت هذا الإنذار.

• الإجراء التصحيحي: يتم تحديد هنا الإجراء الذي يجب أن يتخذه الموظف لتصحيح المشكلة، مع التنبيه بأن عدم الامتثال قد يؤدي إلى إجراءات تأديبية إضافية قد تصل إلى إنهاء الخدمة.

• توقيع الموظف والتاريخ: في هذه الخانة، يوقع الموظف على استلام الإنذار ويُكتب تاريخ التوقيع للتوثيق.

• توقيع المشرف\المدير والتاريخ: في هذه الخانة، يُوقع المسؤول عن إصدار الإنذار ويُكتب تاريخ التوقيع للتوثيق.

ما أهمية نموذج إنذار غياب موظف؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة، منها:

1- تجنب الفوضى

يمنع الفوضى الناتجة عن الغياب المتكرر للموظفين، مما يضمن سير العمل بشكل منتظم.

2- ضمان الالتزام

يُشجع الموظفين على الالتزام بالحضور بانتظام، مما يحافظ على الانضباط في بيئة العمل.

3- ضمان الشفافية

يقوم بتوثيق حالات الغياب والإجراءات المتخذة، مما يضمن الشفافية والعدالة بين الشركة وموظفيها.

4- تحسين أداء الموظفين

يساهم في تحسين الأداء العام للموظفين والزيادة الإنتاجية، من خلال تقليل حالات الغياب، وضغوط العمل الناتجة عن أي عبء إضافي على الموظفين الآخرين.

كيف يتم استخدام نموذج إنذار غياب موظف؟

يتم استخدام النموذج من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع البيانات  

قم بجمع بيانات الموظف وسجل غيابه، مثل اسم الموظف، التاريخ، سبب الإنذار، تفاصيل الإجراء التصحيحي المطلوب، تواريخ الغياب، والأسباب المحتملة.  

2- تسجيل البيانات  

بعد ذلك، قم بكتابة البيانات التي جمعتها في الخانات المخصصة لها، ثم قم بتوقيع النموذج للتوثيق.  

3- عقد اجتماع  

قم بعقد اجتماع مع الموظف لمناقشة الأمر وتقديم الإنذار له، ليقوم بتوقيعه كإثبات على استلامه وفهمه للإنذار.  

4- حفظ نسخة  

بعد ذلك، قم بحفظ نسخة من النموذج في ملف الموظف لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.  

5- متابعة الإجراءات التصحيحية

في النهاية، قم بمراقبة الموظف ومتابعة الإجراءات التصحيحية الموصى بها في النموذج، للتأكد من التزام الموظف بها. وإذا لم يستجب الموظف للإجراءات، يمكن اتخاذ خطوات إضافية حينها، مثل إصدار إنذار آخر أو اتخاذ إجراءات تأديبية.

صيغة إنذار غياب موظف عبر البريد الإلكتروني أو رسالة

[اسم الشركة]

[التاريخ]

[اسم الموظف]

[المسمى الوظيفي للموظف]

[القسم]

السيد/السيدة [اسم الموظف]،

هذه الرسالة تمثل إنذاراً بسبب [ تحديد السبب سواء كان غياب غير مبرر أو متكرر أو غيره] عن العمل. لاحظنا غيابك في التواريخ التالية: [تحديد التواريخ]. رغم التنبيهات السابقة بضرورة الالتزام بالحضور، إلا أننا لم نلحظ أي تحسن مرضٍ في سلوك الحضور.

نود تذكيرك بأهمية الالتزام بساعات العمل المحددة، كما هو موضح في سياسات الشركة ودليل الموظفين. استمرار هذا السلوك يضر بسير العمل ويؤثر سلباً على أداء الفريق ككل.

نأمل أن يتم تصحيح هذا السلوك فوراً وبشكل مستمر. في حال عدم الالتزام، قد يؤدي ذلك إلى اتخاذ إجراءات تأديبية إضافية قد تصل إلى إنهاء الخدمة.

نحن نلتزم بدعم موظفينا ونسعى لتقديم أي مساعدة ممكنة لتصحيح هذا السلوك، ونأمل منك الاستفادة من هذه الفرصة لتجنب المزيد من العقوبات.

يرجى الإقرار بالاستلام وفهم هذه الرسالة من خلال التوقيع أدناه. لأي استفسار أو توضيح، يمكنك التواصل مع [الشخص المحدد] على [معلومات الاتصال].

مع خالص التحية،

[اسم المدير\المشرف]

[المسمى الوظيفي]

[اسم الشركة]

إقرار الموظف:

أنا، [اسم الموظف]، أقر باستلام وفهم هذا الإنذار بخصوص الغياب. وأتعهد بالالتزام بالحضور وتجنب أي غياب غير مبرر في المستقبل.

التوقيع: ___________________ التاريخ: _______________
 

مَن المستفيدين من نموذج إنذار غياب موظف؟

يستفيد الكثير من النموذج، ومن بينهم:

1- مدراء الشركات

يساعدهم على ضبط العمل اليومي والتعامل مع سلوكيات الموظفين من خلال الحد من الغياب المتكرر وتحقيق الانضباط العام في مكان العمل.

2- الموظفين

يمنح الموظفين فرصة لتعديل سلوكهم وتجنب العقوبات، مثل إنهاء خدمتهم في الشركة.

3- موظفي الموارد البشرية

يساعدهم على تتبع غياب الموظفين، وتوثيق إنذارات الغياب بشكل رسمي، مما يسهل عمليات المراجعة واتخاذ القرارات التأديبية.

4- أصحاب الشركات

يضمن لأصحاب الشركات سير العمل بشكل منضبط، كما يساهم في زيادة الإنتاجية.