ما هو كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون؟

النظام والدقة في إتمام المهام من أكثر الأسباب المؤدية للنجاح، على كافة المستويات. ويكون الأمر أكثر ضرورية للتنظيم إذا تعلّق بإدارة وتداول كميات من البضائع والسلع التي هي مصدر ربح المؤسسة. ومن إحدى أهم وسائل تنظيم المخزون ما يُعرف بـ"كارت الصنف"، أو "بطاقة الصنف".

في هذا الموضوع سنتعرف على المقصود بـ "كارت الصنف" ومكوناته وكيفية عمله وأهميته في الرقابة وضبط حركة المخزون، كما سنوضح الفارق بينه وبين كارت المخزون وإذن الصرف. وفي نهاية الموضوع هناك نموذج كارت صنف يمكنكم تحميله والتعديل عليه مباشرةً.

ما هو كارت صنف المخازن؟

كارت الصنف هو إحدى أدوات ضبط حركة المخزون، وهو بمثابة بطاقة تعريفية لكل صنف في المخزون تُذكر من خلالها كافة البيانات ذات الصلة بالصنف.

ويُستخدم كارت الصنف كما سبق إيضاحه من أجل ضبط حركة المخزون والمراقبة على الكمية والقيمة، فمن خلال كروت الصنف يمكن معرفة الرصيد المخزني من الأصناف المتوافرة من حيث الكمية والقيمة.

ما هي مكونات كارت الصنف؟ 

يحتوي كارت الصنف على مجموعة من البيانات التي تُحقق الهدف منها، وهو ضبط حركة المخزون وتوفير معلومات دقيقة عن الكميات والقيم المتوافرة في المخزون من كل صنف، هذه البيانات هي:

اسم الصنف

عند كتابة اسم الصنف ينبغي أن يكون واضحًا ومطابقًا لمستندات الصرف والإضافة والفواتير تجنبًا لأي لبس.

رقم الصنف ورمزه

يُضاف كذلك رقم الصنف والرمز الخاص به تأكيدًا له ولعدم تداخل الأصناف.

الحد الأعلى للتخزين

يُوضح الحد الأعلى للتخزين الخاص بهذا الصنف، وهو الكمية القُصوى التي يمكن للمخزون أن يتحملها للصنف.

المخزون الاحتياطي

ينبغي لكل صنف أن يتوافر له مخزون احتياطي، وفي هذا البند يتم تحديد المخزون الاحتياطي لهذا الصنف.

مستوى إعادة الطلب

ويُطلق عليها كذلك "نقطة إعادة الطلب"، وهو الكمية التي إذا وصل إليها الصنف في المخزون تبدأ عملية طلب المزيد من الصنف؛ تجنبًا لنفاد المخزون من الصنف بسبب تأخر عمليات التوريد أو لأي سبب آخر.

الكميات الصادرة

ينبغي أن يُوضّح في كارت الصنف الكمية الصادرة لطرحها من الكمية المتوافرة من الصنف في المخزون، في حال توافر كمية في المخزون.

الكميات الواردة

ينبغي أن يُوضّح في كارت الصنف الكمية الواردة لإضافتها إلى الكمية المتوافرة من الصنف في المخزون، في حال توافر كمية في المخزون.

الرصيد المتبقي

كذلك من أهم البيانات التي ينبغي أن يتم تضمينها في كارت الصنف الرصيد المتبقي منه، لتحديد مدى الحاجة إليه، واتخاذ القرارات ذات الصلة به.

القيمة

يتم تضمين قيمة كل عملية تتم على الصنف، سواءً أكانت صادرة أم واردة.

اقرأ ايضا:

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

ما هو الجرد في المخازن وأنواعه

ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله مع نموذج مجاني للتحميل

أهمية كارت الصنف في المخازن

يكتسب كارت الصنف أهميته بشكل رئيسي من أهمية الدور الذي يلعبه، حيث يعتبر كارت الصنف أحد الوسائل الرئيسية لضبط حركة المخزون وتسيير العملية التخزينية والإنتاجية والشرائية بسلاسة، وتبعًا لهذا الدور الرئيسي هناك أمور أخرى تتحقق من خلال الالتزام بإعداد كارت الصنف، منها:

• إحكام الرقابة على المخزون.
   
• بيان الكمية المتاحة من كل صنف لإجراء العمليات الشراء عند الحاجة.
   
• توفير البيانات الإحصائية لوضع المخزون بشكل عام.
   
• دعم المستويات الإدارية في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة.

كيفية عمل كارت الصنف

كثير من المحاسبين يواجهون مشكلةً في معرفة كيفية عمل كارت الصنف، وذلك لأنها تتطلب ممارسة عملية وتجربة، إلا أننا سنقدم لك الإجابة الكافية حول كيفية عمل كارت الصنف، وسنوفر عليك عناءَ البحث والممارسة في الخطوات القليلة القادمة.

• يتم إعداد نسختين من كارت الصنف بإضافة البيانات التي تم شرحها أعلاه في مكونات كارت الصنف، تُسلّم النسخة الأولى لأمين المخزن ليتولى مهمة متابعة حركة الصنف، حيث يقوم بتسجيل كل عملية صرف أو إضافة تتم على المنتج.
   
• النسخة الثانية من كارت الصنف تُسلّم لجهة إدارية تتولى مهمة الضبط والرقابة على حركة مخازن المؤسسة، حيث تُرسل إليها نُسخة من كل كارت صنف يتم إعداده تسهيلًا للوصول إلى أي كارت صنف دون الحاجة إلى الذهاب للمخزن والبحث عن موقعه بالتحديد. وتُعتبر هذه النسخة مهمة كذلك للتأكد من صحة البطاقة الأولى وتعويضها في حال فُقدت.
   
• بعد ملء كارت الصنف بنسختيه ينبغي إجراء جرد للكمية الموجودة فعليًا، ومطابقتها مع الرصيد في البطاقتين. وفي حال حدوث أي حركة على الصنف من صرف أو إضافة تُسجّل في وقتها، وفي نهاية كل يوم تتم مراجعة الأصناف ومقارنتها بالكروت للتأكد من تطابق البيانات مع الكميات.
   

يمكنك تحميل نموذج  يومية مخازن جاهز للاستخدام في رصد أي حركة تتم على المخزون مجاني من دفترة.

الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

• كارت الصنف سبق إيضاحه، وهو المستند الذي يتم من خلاله تتبع حركة كل صنف في المخزون من صرف وإضافة ومُرتجع كذلك.
   
• كارت المخزون أو بطاقة المخزون مصطلح يُستخدم جنبًا إلى جنب مع كارت الصنف، في حين يختلف إذن الصرف اختلافًا كبيرًا عنهما.
   
• إذن الصرف هو المستند الذي يتم إنشاؤه بعد اعتماد صرف كمية من صنف في المخزون، حيث يحتوي على بيانات الصنف من اسم وكمية والعميل المصروف له الصنف. وتُضاف عملية الصرف إلى كارت الصنف بموجب هذا الإذن.

كارت الصنف في برنامج دفترة

الأنظمة الحديثة لتخطيط موارد المؤسسة ERP Systems مثل دفترة تتميز بالعديد من السمات التي دعت أصحاب الأعمال والمؤسسات إلى الاستعانة بها والاستغناء عن الطرق التقليدية في إدارة المؤسسة ونظامها المالي والمحاسبي.

من هذه الميزات برنامج ادارة المخزون والمستودعات الذي يمكنك من تتبُّع المخزون آليًا وتوفير معلومات دقيقة عن حركته وتسجيل كافة عمليات الصرف والإضافة عن طريق لوحة التحكم في كل منتج على حدةٍ. وبذلك لم تعد هناك حاجة في أنظمة إدارة الأعمال الحديثة مثل دفترة إلى كروت الصنف.

مقالات مشابهة:

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

كل ما تريد معرفته عن إدارة المشتريات

ما هي الدورة المستندية للمخازن

نموذج كارت صنف جاهز للتحميل

لكي نحمل عنكم عبء إعداد كارت صنف جديد، نُقدّم لكم نموذجًا خاصًا بكارت الصنف من إعداد فريق دفترة يمكنكم تحميله والتعديل عليه مباشرةً.

نموذج كارت صنف Word