خطوات دورة المشتريات والحسابات المتعلقة بها وكيفية تدقيقها

كيف يُمكن تفعيل الدور الأمثل لدورة المشتريات في إدارة التكاليف وزيادة الأرباح؟ تكمن الإجابة في أهمية الخطوات المتكاملة لدورة المشتريات والتي تُحقق الربط بين الموردين وتلبية احتياجات المؤسسة والعملاء بشكل فعال، وتكتسب إدارة دورة المشتريات هذه الأهمية البالغة من كونها عنصرًا أساسيًا لضمان سير العمليات التشغيلية بشكل سليم دون توقف، لذا نقدم في هذا المقال دليل شامل عن أهم الخطوات في دورة المشتريات، وأبرز حسابات دورة المشتريات، وكيفية إدارة دورة حياة المشتريات الخاصة بك بالشكل الذي يساعدك على زيادة الإنتاجية والمبيعات، كل هذا تجده بالإضافة إلى نصائح كيفية الاستفادة من البرامج المحاسبية في تحسين دورة المشتريات.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• دورة المشتريات هي مجموعة من العمليات والخطوات المتسلسلة التي تساعد الحصول على المنتجات والخدمات اللازمة في الوقت المناسب بأفضل سعر وجودة. 

• تنقسم دورة المشتريات إلى 3 مراحل هي التخطيط للشراء، والمتابعة الدقيقة والدورية لعملية الشراء، وإعداد التقارير المتعلقة بالمشتريات.

• تتمثل خطوات دورة المشتريات في تحديد الهدف من الشراء، وتحديد المواد أو الخدمات المطلوبة، وتجميع قائمة الموردين، وإتمام أمر الشراء، واستلام الفاتورة ومعالجة الدفع، والتسليم والمراجعة، وأخيرًا الاحتفاظ بسجلات الفواتير.

• تُشير الدورة المستندية للمشتريات إلى الطريقة التي يتم بها توثيق خطوات ومراحل دورة المشتريات.

• تتمثل حسابات دورة المشتريات في حساب المشتريات، وحساب الموردين، وحساب المخزون، وحساب الربح والخسارة من المشتريات.

ما هي دورة المشتريات؟

تُعرف دورة المشتريات على أنها سلسلة الخطوات المتعددة التي يحدث من خلالها عمليات الشراء للحصول على المنتجات والسلع والمواد اللازمة في الوقت المناسب بأفضل سعر وجودة، ويُطلق عليها أحيانًا "دورة حياة المشتريات" أو "عملية الشراء" التي تضمن اتباع نهج فعال بداية من تحديد الحاجة إلى منتج أو خدمة وحتى الدفع النهائي واستلام السلع أو الخدمات.

وتعتبر دورة المشتريات جزءًا لا يتجزأ من أي عمل تجاري ليس فقط للحصول على المواد والسلع بشكل مباشر، وإنما تنظم دورة المشتريات الحصول على الخدمات الاستشارية والتكنولوجية، والخدمات التدريبية للموارد البشرية، وكذلك تُعتبر دورة المشتريات عملية دورية متراكبة الطبقات يترتب عليها بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين، وترشيد الإنفاق للحصول على أفضل عائد ممكن على الاستثمار في المشتريات.

وتتكون دورة المشتريات من مجموعة من الخطوات الأساسية، والتي تتمثل في:

1. التخطيط للشراء.

2. المتابعة الدقيقة والدورية لعملية الشراء.

3. إعداد التقارير المتعلقة بالمشتريات.

ما هي الدورة المستندية للمشتريات؟

الدورة المستندية للمشتريات هي أحد مراحل الدورة المحاسبية التي يترتب عليها توثيق طلب المنتجات والسلع والموارد من الموردين والحصول عليها والإفصاح عنها، ومن ثم تخزينها في المستودعات إما لاستخدامها لتوليد إيرادات بشكل غير مباشر في التصنيع أو الإنتاج، أو استخدامها في المبيعات بشكل مباشر، ويتم تحديث سجلات المخزون بهذه المنتجات، ويشترك في الدورة المستندية للمشتريات عدة أقسام، مثل القسم الذي يريد المنتج، وإدارة المشتريات، وإدارة المخازن والمستودعات، وأخيرًا الموردين.

وتتبلور أهداف الدورة المستندية للمشتريات في تحديد الإدارات المشتركة في عملية المشتريات، وجمع البيانات والتقارير المطلوبة للإدارة العليا والجهات المسؤولة من أجل اتخاذ القرارات الصائبة التي تساعد على ترشيد تكاليف المشتريات وتعظيم الأرباح، و تحديد وتنظيم حركة المستندات المتعلقة بالشراء بين الإدارات المختلفة. وتتنوع أنواع الدورة المستندية ما بين: الدورة المستندية لتحديد المشتريات، والدورة المستندية لتنظيم التبادل والبيع بين المورد ومُرسل طلب الشراء، والدورة المستندية للتعامل مع البضائع التالفة والمرتجعة.

اقرأ أيضًا: ما هي الدورة المستندية للمخازن

أهم الخطوات في دورة المشتريات

وصلت نسبة مشتريات الشركات من إجمالي مبيعات السلع والمنتجات 70%، بينما وصلت نسبة مشتريات الشركات من إجمالي مبيعات الخدمات 40% كانت هذه الإحصائية في 2022 وفقًا لدراسة منشورة عن إدارة المشتريات وأهميتها ومسؤوليتها في المجلة العربية للنشر العربي، هذه النسبة سبب أدعى لفهم خطوات دورة المشتريات واتباعها بدقة لإدارة تكاليف المشتريات الناتجة من نسبة المبيعات باحترافية وفاعلية. فيما يلي أهم خطوات دورة المشتريات:

1- تحديد الهدف من الشراء

تتعدد الأسباب التي تدفع الشركات لشراء السلع والخدمات من الموردين والجهات الخارجية، وتتمثل هذه الأسباب في تلبية الطلب المتزايد على المنتجات وتوفير المخزون اللازم من السلع والخدمات الإضافية، أو البحث عن السلع والخدمات والمواد التي يُقدمها الموردون بجودة أعلى مما يساعد على تحسين المنتجات النهائية للمؤسسة. وأحيانًا تحتاج الشركات إلى التعاون مع موردين خارجيين لدخول أسواق جديدة وتعزيز العلامة التجارية والبقاء في صدارة المؤسسة. وقد تكون الحاجة إلى الشراء سببها الاعتماد على مجموعة متنوعة من الموردين لضمان استمرارية العمليات وتقليل المخاطر المرتبطة بالاعتماد على مصدر واحد.

2- تحديد المواد أو الخدمات المطلوبة

تحديد المواد والسلع والخدمات المطلوبة هي المرحلة التي تلي تحديد السبب أو الهدف من الشراء، فقد تكون هذه السلع لازمة لاستمرار عمليات التشغيل الداخلية، أو للعمليات الخارجية الممثلة في مبيعات الشركة للعملاء والمستهلكين، وفي هذه المرحلة من دورة المشتريات يجب تحديد احتياجات كل قسم وتحديد الميزانية.

على سبيل المثال، إذا كانت شركة تصنيع أثاث في بداية عملها ستستخدم هذه المرحلة لتحديد عدد ونوع آلات ومعدات تصنيع الأثاث التي ستحتاجها للتشغيل والإنتاج، أما إذا كانت شركة أثاث أكبر حجمًا وترغب في التوسع فإنها تستخدم هذه المرحلة من دورة المشتريات لتحديد المعدات الأكثر تطورًا التي تحتاجها لتلبية ومواكبة طلب العملاء على الأثاثات المختلفة.

3- تجميع قائمة الموردين

يتم تكثيف الجهود للبحث عن أفضل الموردين، وفي هذه المرحلة من دورة المشتريات يتم الاعتبار إلى العناصر التالية:

• جودة السلع والخدمات والمواد التي يقدمها الموردون ومدى تطابقها مع معايير الجودة المطلوبة.

• المقارنة بين عروض الأسعار المختلفة التي يقدمها الموردون، واختيار الأسعار والتكلفة التي تتماشى مع ميزانية الشركة.

• مدى التزام الموردين بتسليم المنتجات في المواعيد المحددة، حتى لا يؤثر التأخير سلبًا على العمليات التشغيلية وتلبية احتياجات العملاء.

• السمعة الطيبة للمورد في السوق من خلال المراجعات والتوصيات من الشركات الأخرى التي تعزز موثوقية ومصداقية التعامل مع مورد عن غيره.

• الخدمات الإضافية التي يقدمها المورد مثل خدمات الشحن، وخطط السداد المرنة، وخيارات الدفع المتنوعة، وخدمات ما بعد البيع.

• الشروط والأحكام المتعلقة بالتعاقد مع المورد بما فيها ضمانات الجودة، و سياسات الإرجاع.

4- إتمام أمر الشراء

بمجرد إتمام التعاقد بين الطرفين ويمثلهم (المورد، وصاحب العمل أو مسؤول المشتريات) والموافقة على شروط العقد بما فيه البنود الصغيرة، تبدأ الخطوة التالية وهي البدء في إعداد أوامر الشراء أو طلبات الشراء وإنهائها وإرسالها، ويُشير أمر الشراء إلى المستند أو الوثيقة التي تُحدد وصف السلع أو الخدمات، والكميات، والأسعار، والتكاليف الإجمالية، وغيرها من التفاصيل الأخرى.

5- استلام الفاتورة ومعالجة الدفع

بمجرد أن يتلقى المورد طلب شراء، سيتلقى مرسل طلب الشراء في المقابل فاتورة منه توضح السعر المتفق عليه وتعليمات حول كيفية الدفع، وشروط السداد، وحاليًا تتم هذه التفاصيل بسهولة ودقة من خلال تقنية أتمتة الفواتير أو "الفوترة الإلكترونية" التي تتيحها بعض برامج المحاسبة ومن أفضلهم نظام دفترة السحابي الذي يقدم برنامج الفاتورة الإلكترونية ويُمكن من خلاله إدارة فواتير الشراء بما يتوافق مع آليات الربط والتكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية حسب متطلبات مصلحة الضرائب المعمول بها محليًا.

6- التسليم والمراجعة

يتم تسليم البضائع المطلوبة من المورد في هذه المرحلة من دورة المشتريات بعد فترة متفق عليها من تاريخ استلام المورد لطلب الشراء، وتقوم الشركة أو العميل أو الجهة المُستلمة من التحقق من محتويات الطلب لمراجعة ما إذا كان هناك شيء مفقود، أو غير صحيح، أو غير مطابق لشروط الجودة المُتفق، وإذا تم إثبات أو كشف أحد هذه الحالات يتم الاتصال بالمورد وتصحيح المشكلة بأسرع وقت بهدف تجنب أي مخاطر أو خسائر تؤثر على عمليات التشغيل وتلبية حاجات المستهلكين.

7- الاحتفاظ بسجلات الفواتير

يجب الاحتفاظ بسجلات محدثة لجميع الفواتير والمدفوعات، فهذه الخطوة تُعد جزءً أساسيًا من دورة المشتريات، وتُستخدم في العديد من الوثائق المحاسبية مثل ميزان المراجعة وتقارير القوائم المالية وإعداد الموازنة العامة التقديرية، وكذلك لا غنى عن هذه الفواتير في عمليات التدقيق المحاسبي الخارجي والداخلي لتحليل اتجاهات الإنفاق والتأكد منها.

يجب ملاحظة اختلاف خطوات دورة المشتريات حسب طبيعة وحجم العمل واحتياجاته، وكذلك سياسات الموردين، وتُعتبر الخطوات السابق شرحها هي الأساس الذي يوضح علاقة المشتري بالمُورد. 

ما هي حسابات دورة المشتريات؟

تشمل دورة المشتريات مجموعة من الحسابات المتمثلة في:

• حساب المشتريات الذي يُسجل فيه جميع المشتريات التي تقوم بها الشركة، سواء كانت مواد خام أو سلع جاهزة، ويندرج تحته أحيانًا حساب تكاليف المشتريات أو قد يظهر منفصلاً ويوضح أسعار الشراء، والتكاليف المتعلقة بالمشتريات مثل تكاليف النقل والشحن.

• حساب الموردين ويُعرف بـ (الحسابات الدائنة) ويُستخدم لتتبع المبالغ والفواتير المستحق سدادها للموردين، ويُساهم هذا الحساب في إدارة التدفقات النقدية وسداد الالتزامات في الوقت المُحدد.

• حساب المخزون الذي يوفر صورة شاملة ومُحدثة عن قيمة المخزون المتوفر في المؤسسة وبناءً عليه يتم توزيع الموارد وإدارة الأصول وعمليات الشراء والبيع بفاعلية.

• حساب الربح والخسارة من المشتريات وهو جزء من حساب الأرباح والخسائر الختامي، ويُظهر هذا الحساب تأثير المشتريات على الربحية من المبيعات، فمن خلال هذا الحساب يُمكن تحليل التكاليف المرتبطة بالمشتريات مقارنةً بالعائدات الناتجة عنها المتمثلة في الإيرادات والدخل من المبيعات.

ما هي خطوات تدقيق دورة المشتريات؟

يساعد الالتزام بخطوات تدقيق دورة المشتريات على إدارة دورة المشتريات بفعالية، وتعزيز كفاءة العمل، والامتثال للسياسات واللوائح الداخلية للمؤسسة وكذلك القوانين المحلية المعمول بها، مما يساهم في النهاية على تحسين الأداء العام للمؤسسة، فيما يلي أهم خطوات تدقيق دورة المشتريات:

1- تخطيط عملية التدقيق

تحديد أهداف واضحة لعملية تدقيق دورة المشتريات مثل مراقبة تقييم الالتزام بالسياسات، أو تحليل كفاءة وأداء فريق المشتريات، أو مراجعة التكاليف، وتحديد نطاق عملية التدقيق مثل الفترات الزمنية والعناصر التي سيتم مراجعتها، وجمع الوثائق والمستندات مثل فواتير وأوامر الشراء.

2- تنفيذ عملية التدقيق

التحقق من صحة الوثائق والمستندات المتعلقة بالشراء، مثل طلبات الشراء والعقود و فواتير الموردين، وتحليل البيانات المتعلقة بالمشتريات، مثل الكميات والأسعار والتكاليف، والوقوف على أي تناقضات أو اختلافات، ومراجعة وتقييم أداء الموردين من حيث الجودة والتكلفة والالتزام بوقت التسليم، والشروط المتفق عليها عمومًا.

3- تسجيل النتائج وإعداد تقارير المشتريات

مقارنة نتائج التدقيق مع المعايير والسياسات الداخلية للمؤسسة لتحديد الانحرافات والفجوات عن السياسات والمعايير وتحليل أسبابها، وأيضًا تقييم كفاءة العمليات المتعلقة بالمشتريات بما في ذلك عملية جرد المخزون لتحديد المشتريات المطلوبة، والتزام الأقسام بتقديم الطلبات إلى قسم المشتريات، والالتزام بالخطوات المُتبعة لإنشاء طلب الشراء وفواتير المشتريات واستلام المنتجات، وأخيرًا إعداد تقرير شامل لنتائج التدقيق، والملاحظات، توصيات التحسين، وتقديم التقرير للإدارة العليا من أجل لمناقشة النتائج والتوصيات.

4- متابعة التنفيذ

التأكد من متابعة تنفيذ التوصيات وتقييم أثرها على عمليات المشتريات، وتوثيق الدروس المستفادة لضمان التحسين المستمر في دورة المشتريات.

كيفية إدارة دورة حياة المشتريات الخاصة بك؟

1- إدارة الأصول

تساعد إدارة الأصول على تتبع المخزون بدقة، وتحديد متى تحتاج إلى استبدال أو طلب جديد للمعدات والسلع والمنتجات والمواد الخام والمعدات وغيرها، مما يُنظم عملية شراء العناصر الجديدة.

2- قُم بتحليل للسوق

إجراء تحليل شامل للسوق لتحليل التكاليف والفوائد من الشراء، وتكون هذه الخطوة بعد إجراء دراسة حالة عمل داخلية لاكتشاف ومناقشة الطلبات الواردة من الأقسام لتحديد المواد والسلع المطلوبة للشراء، فبناءً على هذا التحليل قد تقرر بعض الشركات استبدال السلع والخدمات أو تطويرها داخليًا إذا كانت التكاليف باهظة مقارنة بالفوائد العائدة منها.

3- اأطلب معلومات عن الموردين

دعوة للموردين لمشاركة المعلومات حول أعمالهم والمنتجات والخدمات المتاحة لديهم، وتتضمن هذه المعلومات أيضًا تاريخ عمل هؤلاء الموردين، وعوامل التميز التي تُفضلهم عن بعضهم البعض، بعدها يُمكن إنشاء قائمة مختصرة بالموردين المُفضلين وترتيبهم حسب الأولوية، ويُمكن أيضًا طلب عينات من الموردين للتأكد من جودة المنتجات والخدمات، ومن ثم طلب عروض الأسعار منهم، وتقييم العروض الواردة بدقة.

4- صياغة التعاقد

ضع في اعتبارك أن العقد هو أساس العلاقة بين المورد والشركة، لذلك يجب أن يشمل الجداول الزمنية، والأحكام والشروط، والتزامات الطرفين بدقة، وتحديد شروط التسليم، وكذلك الاضطرابات المحتملة وكيفية التعامل معها، والأسعار، وشروط الدفع.

5- البدء في العمل

يبدأ المورد في تصنيع وتجهيز وتسليم السلع أو الخدمات وفقًا لبنود العقد.

6- حافظ على علاقات مستمرة مع الموردين

الحفاظ على علاقات قوية ومستمرة مع الموردين لدعم التعاون المشترك، والاستجابة السريعة من الموردين، وسهولة التفاوض على شروط الدفع المرنة بأسعار مُخفضة، وتقليل المخاطر المرتبطة بالاعتماد على مورد واحد، ويُمكن الحفاظ على العلاقات مع الموردين من خلال

• فتح قنوات اتصال دائمة مع الموردين سواء باستخدام البريد الإلكتروني، أو المكالمات الهاتفية، أو الاجتماعات المباشرة.

• تبادل المعلومات مع الموردين حول تغييرات العمل، والاحتياجات الجديدة، واتجاهات السوق، كل ذلك يساعد الموردين على فهم المتطلبات بشكل أفضل.

•  تقديم تغذية راجعة دورية للموردين حول جودة المنتجات والخدمات، ومدى الرضا عن التعامل والخدمة.

• مناقشة أي مشكلات بوضوح مع الموردين والبحث عن حلول مشتركة.

• احترام الاتفاقيات المتفق عليها في العقود بما فيها شروط الدفع والأسعار وغيرها، لتعزيز الثقة والمصداقية بين الشركة والموردين.

• محاولة دفع المستحقات للموردين في الوقت المُحدد قم بدفع المستحقات في الوقت المحدد لتجنب أي نزاعات أو مشكلات مالية.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج لإدارة المشتريات مع مقارنة بالأسعار

كيف تساعد البرامج المحاسبية في تحسين دورة المشتريات

تساهم البرامج المحاسبية في تحسين كفاءة دورة المشتريات من خلال أتمتة العمليات المتعلقة بالشراء لتقليل الوقت والجهد مثل إصدار أوامر الشراء والفواتير، مما يترتب عليه تقليل الأخطاء الناتجة عن العمل البشري والادخالات اليدوية لتحقيق دقة السجلات المالية، وتحسين إدارة بيانات المشتريات وسهولة تحليلها، وإمكانية التتبع الدقيق لجميع معاملات الشراء لإنجاز أغراض المراجعة التدقيق بسهولة، إضافة إلى ذلك توفر هذه البرامج تقارير شاملة حول التكاليف والأداء المالي للمشتريات لتحديد المجالات التي يمكن تحسينها، وفهم العوائد وتقييم الربحية الخاصة بكل منتج أو خدمة.

كل ذلك توفره البرامج المحاسبية في إدارة دورة المشتريات بالإضافة إلى تحسين العلاقات مع الموردين وتسهيل التواصل معهم، وإدارة المدفوعات المستحقة للموردين بدقة بناءً على الشروط والتواريخ، كذلك يُمكن من خلال هذه البرامج إنشاء فواتير المشتريات بشكل يضمن الامتثال للمعايير المالية والقوانين المحلية واللوائح الضريبية، ويُمكنك عمل كل ذلك وأكثر من خلال برنامج إدارة المشتريات من دفترة.

ختامًا بعد أن قدمنا كافة التفاصيل والمعلومات المتعلقة بدورة المشتريات يُمكن استنتاج أن عملية الشراء الناجحة يكمن خلفها المزيد من الكواليس التي تساعد على تقليل التكاليف وإدارة المخاطر وتحسين الكفاءة، لذا يجب إدراك أن دورة المشتريات المستندية ليست مجرد سلسلة من الخطوات الروتينية، بل استراتيجية متكاملة الخطوات لتشكيل أساس العمليات التجارية، وتحقيق التميز التنافسي وأهداف المؤسسة في سوق العمل.