مفهوم إدارة المخازن والمستودعات وأهميتها وشروطها

يعتقد البعض أن مهمة إدارة المخازن والمستودعات تكمن في تخزين السلع ومواد التشغيل، إلا أنها تلعب دورًا حيويًا لا يُمكن تجاهله لضمان سير عمليات التوريد بسلاسة وكفاءة بالتوازي مع تقليل التكاليف وتخطيط الميزانية وتوزيع الموارد بفاعلية لتسيير عمليات الإنتاج، وبدورها تُنسق إدارة المخازن والمستودعات كل هذه المراحل والعمليات بما يضمن تدفق المنتجات بجودتها المطلوبة في الوقت المُحدد إلى المستهلكين من العملاء بالشكل الذي يضمن رضاهم عن الخدمة ويدعم السمعة الطيبة للمؤسسة ويُبرز علامتها التجارية بين المنافسين، لذا نستعرض في هذا المقال مهام إدارة المخازن والمستودعات، وأهميتها، و شروط تحقيق إدارة المخازن والمستودعات وكيفية تحسينها وتطويرها بأفضل الممارسات أن تساعد المنشأت على تحسين أدائها وزيادة قدرتها التنافسية.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• إدارة المخازن والمستودعات هي الإدارة المختصة بدمج كافة العمليات التي تحدث داخل المخازن في حلقة متكاملة بما يساهم في إدارة المخزون، وطلبات التوريد والاستيراد بالكفاءة التي تساعد على زيادة الكفاءة التشغيلية والإنتاجية والأرباح.

• تتمثل مهام ومسؤوليات إدارة المخازن والمستودعات في الحفاظ على مستويات المخزون، والتعاون مع إدارتي المبيعات والمشتريات، ومراقبة وتتبع عمليات المستودعات، وتنظيم المستودعات لتخزين السلع والمواد، والتواصل والتفاوض مع الجهات الخارجية مثل شركات الشحن، وإعداد تقارير المخازن والمستودعات، وتخطيط الميزانية وإدارة التكاليف.

• تكمن أهمية إدارة المخازن والمستودعات في تنفيذ أوامر المبيعات واستلام المخزون في الوقت المُحدد، وإدارة ميزانية المخزون بكفاءة، والتكيف السوقية الطارئة للحفاظ على المكانة التنافسية للمؤسسة.

• تتمثل الطرق الفعالة التي تُسهل إدارة المخازن والمستودعات في أتمتة المهام بإستخدام أنظمة إدارة المستودعات والمخزون (WMS)، والامتثال لمعايير الأمن والسلامة، وتحديد استراتيجيات الانتقاء للمخزون، والاستعانة بمزودي الخدمات اللوجستية الخارجيين.

ما هي إدارة المخازن والمستودعات؟

إدارة المخازن والمستودعات هي الإدارة المعنية بالإشراف على أي أنشطة تحدث داخل المستودعات مثل مراقبة جودة التخزين، وطريقة تنفيذ طلبات الشراء والبيع، ومراقبة العمليات اللوجستية المتمثلة في الشحن والتوزيع والاستلام، وكذلك تهتم إدارة المخازن بجدولة العمالة القائمة بمهام المستودعات من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل فرد، وتقوم إدارة المخازن والمستودعات بدمج كافة العمليات في إطار متكامل ومتناغم من حيث التنفيذ بما يحقق كفاءة إدارة المخزون وتوزيع الموارد وزيادة الإنتاجية بالتوازي مع خفض التكاليف وتحقيق أهداف المؤسسة.

مهام ومسؤوليات إدارة المخازن والمستودعات

تُعتبر إدارة المخازن والمستودعات من أهم الإدارات في مجال الخدمات اللوجستية للأعمال التجارية، وهناك حوالي 82% من العملاء والمستهلكين الأمريكيين يشعرون بالقلق من تأخير عمليات التسليم أو التأثير السلبي الناتج من حدوث مشاكل في سلاسل التوريد والتي تختص بها إدارة المخازن والمستودعات، وذلك ووفقًا لإحصائية تم ذكرها في أحد نتائج استطلاعات الرأي المنشورة على موقع أوراكل، فيما يلي أبرز مهام ومسؤوليات ادارة المخازن والمستودعات:

1- الحفاظ على مستويات المخزون

تضمن إدارة المخازن والمستودعات الحفاظ على كميات المخزون المطلوب، والسيطرة على مشكلات المخزون الفائض التي تؤدي إلى زيادة التكلفة، أو مشكلات نقص وعجز المخزون التي تؤدي إلى عدم القدرة تلبية احتياجات العملاء مما يؤدي إلى تراجع المبيعات والتأثير السلبي على الأرباح، وتتولى إدارة المخازن مهمة الاستلام الدقيق للمخزون وكذلك أو مرتجعات البضائع والسلع، وكذلك تحديث وحساب مستويات المخزون الفعلية بشكل دوري.

انظر أيضًا: ما هو الجرد الدوري والجرد المستمر والفرق بينهم

2- التعاون مع إدارتي المبيعات والمشتريات

تتكامل الأدوار بين إدارة المبيعات وإدارة المشتريات وإدارة المخازن والمستودعات، حيث تقوم إدارة المخازن بتنسيق ميزانية المشتريات لضمان توفير المخزون اللازم دون تجاوز التكاليف، وكذلك تقوم بمعالجة أوامر البيع بسرعة ودقة بمجرد استلام الطلبات وإنشاء إذن صرف المخازن، ومن ثم الحصول على الموافقة، وأخيرًا تغليف وتعبئة البضائع والمنتجات المطلوبة بشكل أمن وتسليمها للعميل والحصول على سندات القبض، وهذا دليل على ارتباط إدارة المخازن والمستودعات بعمليات التشغيل والخدمات الأخرى مثل المبيعات، والمشتريات، والخدمات اللوجستية.

3- مراقبة وتتبع عمليات المستودعات

تتولى إدارة المخازن والمستودعات التأكد من تسليم البضائع إلى المستودعات بأمان، وحساب الوحدات المُستلمة أو الصادرة للتأكد من صحة الكميات، وفحص حالة البضائع، وضمان توثيق البضائع في سجلات المخزون التي يتم استخدامها في العمليات المحاسبية، وكذلك تتأكد إدارة المخازن والمستودعات من كفاءة عمل معدات مناولة المواد وتُعرف بـ Material Handling Equipment واختصارها (MHE) وهي كافة الأدوات والمعدات المستخدمة في نقل وتوزيع واستلام المخزون مثل شاحنات النقل المختلفة والرافعات بأنواعها الشوكية والهوائية والمائية وغيرها.

4- تنظيم المستودعات لتخزين السلع والمنتجات

تتولى إدارة المخازن والمستودعات تحديد المناطق المناسبة التي سيتم تخزين المخزون من المواد والسلع والمنتجات فيها، واستخدام مساحات المخازن والمستودعات بطرق ذكية تساعد على تخزين الحد الأقصى من المخزون بأمان، ويتم اختيار هذه المناطق أو المساحات بناءً على نوع وحجم المخزون، مع الالتزام بالخطوات الخاصة المطلوبة لتخزين بعض السلع مثل الأدوية أو الأطعمة وهكذا.

5- التواصل والتفاوض مع الجهات الخارجية

تتولى إدارة المخازن والمستودعات مهمة اختيار شركات وخدمات الشحن المختصة باستلام الطلبات من المستودع وشحنها إلى الوجهات الأخرى المختلفة، وأحيانًا تتشارك إدراتا المخازن والمبيعات في عملية التواصل مع الموردين، والمقارنة بينهم لاختيار الأفضل من حيث السعر والجودة، ومن ثم التفاوض على أنسب طرق للسداد بما يتلاءم مع إمكانية الشركة وميزانيتها.

6- إعداد تقارير المخازن والمستودعات

تتولى إدارة المخازن والمستودعات إعداد تقارير جرد المخزون، وكذلك التقارير المرتبطة بالمخازن مثل كيفية تنفيذ الطلبات بالمعايير المطلوبة، وقياس وتقييم أداء وكفاءة القوى العاملة بالمستودعات بناء على إجمالي الطلبات التي تم تنفيذها في وقت مُحدد لقياس كفاءة الموظفين.

7- تخطيط الميزانية وإدارة التكاليف

تقدير التكاليف وتخطيط الميزانية من المهام المندرجة ضمن مسؤوليات إدارة المخازن والمستودعات، حيث تتولى تحديد المخزون اللازم بناء على الأهداف المستقبلية للمبيعات والأرباح، والتنبؤ بالطلب بناء على تحليل البيانات التاريخية للفترات المالية السابقة، ومن ثم تقوم بتقدير تكاليف شراء المواد والبضائع المطلوبة، والتكاليف المُرتبطة بالتخزين والنقل، وذلك بهدف إعداد ميزانية دقيقة مع تقدير الاحتياطات اللازمة لمواجهة أي طوارئ مثل تقلبات الأسواق أو زيادات الطلب غير المتوقعة، إضافة إلى ذلك تراقب إدارة المخازن والمستودعات التكاليف المرتبطة بفقدان المخزون لتحديد أسبابها، وكشف الانحرافات التي أدت إلى ذلك، لاتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة وتحسين دوران المخزون للتقليل من التكاليف المرتبطة به.

اقرأ أيضًا: ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

أهمية إدارة المخازن

تتمثل أهمية إدارة المخازن والمستودعات في تحقيق المزايا والفوائد التالية:

• تنفيذ طلبات البيع وضمان تسليم المخزون من المنتجات في الوقت المُحدد.

• تسهيل جرد المخزون والعثور عليه من خلال سجلات المخزون التي تُعدها إدارة المخازن والمستودعات وتُصنف فيها المخزون بدقة وفقًا لنوعه، وكميته، ووحدة قياسه، والرقم التسلسلي الخاصة بكل وحدة من المنتجات "الباركود"، مما يؤدي إلى تنظيم عمليات البحث عن المنتجات وتقليل الوقت والجهد المستغرق فيها.

• دعم العلاقات مع الموردين، وتعزيز رضا العملاء.

• تجنب مشكلات نقص أو زيادة المخزون مما يؤدى إلى تحقيق التوازن بين العرض والطلب. 

• تحقق إدارة المخازن والمستودعات الامتثال لمعايير السلامة والأمان والجودة المرتبطة بالمخزون والعمالة القائمة على المستودعات.

• تساهم إدارة المخازن والمستودعات في الحفاظ على المكانة التنافسية للمؤسسة من خلال إدارة ميزانية المخزون بالكفاءة التي تُحقق القدرة على التكيف مع المتغيرات السوقية الطارئة.

الفرق بين إدارة المخازن وإدارة المخزون

الفارق الرئيسي هو أن إدارة المخازن تركز على هدف كلي هو تحسين حركة البضائع داخل المستودعات بكفاءة، وتقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين، بينما إدارة المخزون هي هدف فرعي من أهداف إدارة المستودعات حيث يتركز هدفها على تتبع مستويات المخزون لضمان كفايته لتنفيذ طلبات العملاء، وهذه مقارنة لتوضيح الفروق الجوهرية بين إدارة المخزون وإدارة المخازن:

شروط تحقيق إدارة المخازن والمستودعات

تُشير شروط تحقق إدارة المخازن والمستودعات إلى الالتزام بمبادئ وخصائص إدارة المستودعات وهي:

• التنسيق

• قدرة مديري المستودعات على تنسيق العمليات المرتبطة بالمخازن بين الأشخاص المسؤولة، وكذلك قدرة إدارة المستودعات والمخازن على التحكم بالأوامر التي تتم على المخزون، والدراية بكيفية توزيع واستخدام الأدوات والمعدات في عمليات المستودعات، وكذلك توزيع مساحة المستودع بمرونة لاستيعاب كافة أنواع المخزون، مع ترك المساحة اللازمة للعمالة والمعدات.

• قدرة إدارة المخازن والمستودعات على تتبع كل عملية داخل المخازن لضمان جودتها وسيرها بشكل سليم، وحل المشكلات الطارئة بسرعة وذكاء.

• وضع خطة واضحة من خلال تحديد أهداف عمليات المستودعات من فرز طلبات العملاء، وأنواع السلع، وأوقات التسليم المُحددة، واحتياجات المشتريات من المخزون، وأماكن التخزين، وإرشادات التخزين الخاصة لبعض المواد.

• القدرة على تلبية احتياجات العملاء وقياس مدى رضاهم عن أسلوب التعامل والتسليم فى الأوقات المُحددة من أهم شروط تحقيق إدارة المخازن والمستودعات. 

• قدرة إدارة المخازن والمستودعات على الصمود لمواجهة تغيير الخطط وتعديل خط سير العمل بكفاءة وفاعلية حتى مع تأخر وصول الشحنات نتيجة لتغييرات الطقس، أو وصول المواد والسلع تالفة نتيجة أخطاء في النقل والشحن والتغليف.

• القدرة على اتخاذ القرارات الصائبة بناءً على البيانات الناتجة من أنظمة إدارة المخازن والمستودعات المتاحة في برامج المحاسبة السحابية مثل برنامج دفترة، والاستفادة من هذه البيانات في تحديد وتحليل المجالات التي تحتاج إلى تحسين والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية. 

• الالتزام بمعايير الجودة في التخزين، وتوفير إجراءات أمان لحماية المخزون من السرقة أو التلف، وذلك لضمان سلامة السلع.

• إنشاء قنوات تواصل فعالة بين فريق عمل المخازن والمستودعات والفرق الأخرى مثل فرق المبيعات والمشتريات وخدمة العملاء لضمان تناسق المعلومات واكتمال الرؤية التي تُحقق في النهاية أهداف المؤسسة.

• تقييم العمليات في إدارة المخازن والمستودعات ومراقبتها بانتظام باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) .

اقرأ أيضًا: طرق تقييم المخزون

نصائح إدارة المخازن بطريقة فعالة واحترافية

إليك أبرز النصائح والطرق الفعالة التي تُسهل إدارة المخازن والمستودعات بكفاءة وفاعلية وتكاليف أقل:

أتمتة المهام

أتمتة مهام إدارة المخازن والمستودعات واستخدام أنظمة إدارة المستودعات والمخزون (WMS) كلما أمكن يساعد على معالجة الطلبات والمردودات بشكل سريع ودقيق، وكذلك يُساهم في تخفيف عبء المهام البسيطة والمتكررة على العمال وجعلهم يركزون أكثر على المهام التي تحتاج إلى التدخل البشري مثل فحص الجودة، والتعبئة، والشحن، والتوزيع.

يُعتبر برنامج دفترة السحابي نظام ERP متكامل لإدارة كافة الأعمال وتخطيط الموارد المؤسسية، ويُتيح برنامج إدارة المخزون والمستودعات تنظيم حركة السلع والمواد والمنتجات في المستودعات بأعداد غير محدودة، وإمكانية تتبع المخزون حسب تصنيفه وقوائم أسعاره، وكذلك يُمكن من خلال برنامج إدارة المخازن والمستودعات في دفترة إصدار الأذون المخزنية، وإنجاز عمليات جرد المخزون بأحدث الأدوات، فضلاً عن ذلك يستعرض البرنامج تقارير تفصيلية عن كافة العمليات التي تتم داخل المخازن والمستودعات وأداء فريق العمل المسؤول. 

الامتثال لمعايير الأمن والسلامة 

المستودعات الآمنة هي خير دليل على نجاح إدارة المخازن والمستودعات، لذلك يجب الامتثال لمعايير السلامة والأمان المتعلقة بكل مستودع من خلال تدريب الموظفين جيدًا على كيفية التعامل مع المعدات، وتفتيش المستودعات باستمرار لاكتشاف أي مخاطر محتملة، مما يساعد على تجنب الحوادث المكلفة التي تبطئ سرعة سلسلة التوريد، وتساعد عمليات التفتيش للمخازن أيضًا على مراقبة النظافة والسلامة داخلها ومراقبة حالة المعدات المستخدمة.

تحديد استراتيجيات الانتقاء للمخزون

اختيار استراتيجيات التنفيذ الصحيحة لإدارة المخازن والمستودعات بما يتوافق مع حجم العمل وخصائص الطلبات أمر ضروري لتحسين الكفاءة التشغيلية، والحفاظ على سير العمل بسلاسة داخل المخازن، وتلبية متطلبات العملاء بشكل أكثر فعالية، ومن أبرز استراتيجيات الانتقاء:

• الانتقاء على دفعات من خلال توريد طلبات متعددة لنفس المنتج في وقت واحد من نفس موقع المخزون داخل المستودعات.

• الانتقاء حسب المناطق من خلال تعيين عمال لتنفيذ الطلبات في مناطق محددة داخل المستودع، مما يساهم في توزيع الموارد بكفاءة.

• انتقاء الصلاحية وتُعتبر طريقة مثالية لانتقاء المخزون من حيث العناصر القابلة للتلف، وإعطاء الأولوية للمنتجات التي تقترب تواريخ انتهاء صلاحيتها، مما يحافظ على توزيع البضائع في الوقت المناسب مع الامتثال لمعايير السلامة والجودة في نفس الوقت وتلاشي المخاطر المُحتملة لتقادم المنتجات والسلع.

الاستعانة بمزودي الخدمات اللوجستية

الاستعانة بمصادر خارجية من مزودي الخدمات اللوجستية أمرًا حيويًا يساعد على تعزيز كفاءة إدارة المخازن وتحقيق الأهداف بشكل أفضل، ويكون ذلك من خلال تحديد الرؤية والاحتياجات الأساسية من مزود الخدمة وما إذا كانت خدمات تخزين، أو توزيع، أو إدارة المخزون، والبحث عن مزود موثوق يعتمد على خبراء لديهم سمعة قوية في السوق، ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم فعالية المزود.

أفضل أنظمة لإدارة المخازن

تساعد أنظمة إدارة المخازن والمستودعات على تنظيم العمليات اليومية التي تحدث داخل المخازن، مما يقلل من الوقت المستغرق في البحث عن السلع وجردها، كما أنها تُتيح طرقًا دقيقة لتتبع المخزون لتقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، وتجنب العجز أو الزيادة في المخزون، ويُسهل نظام WMS معالجة الطلبات بسرعة ودقة أكبر لتعزيز رضا العملاء، إضافة إلى إتاحة جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالمخزون من خلال هذه الأنظمة لمساعدة الشركات على اتخاذ قرارات صائبة بناءً على اتجاهات الطلب لتحديد مستويات المخزون المطلوبة للاحتياجات المستقبلية.

ختامًا يُمكن القول إن إدارة المخازن والمستودعات هي قلب العمليات اللوجستية بالشركات التجارية، وتُعتبر أحد الركائز الأساسية التي تدعم نجاح أي مؤسسة في زيادة الإنتاجية والأرباح، لذلك يجب التخطيط الدقيق، واستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP لدعم عمليات إدارة المخازن والمستودعات، وضمان وصول الموظفين للسلع والمنتجات بسلاسة لإتمام العمليات المحاسبية للمعاملات التي تتم على المخازن بدقة وتلاشي أي أخطاء محاسبية، وأخيرًا وصول المنتجات والخدمات إلى أيدي المستهلكين في الوقت المناسب، وبأعلى جودة وأقل تكلفة.