ما هي الدورة المستندية للمخازن

تُعد إدارة المخازن والموارد أمرًا ضرورياً لنجاح سير الأعمال داخل أي منشأة بمختلف نشاط عملها، ويُمكن من خلال التحكم في جميع العمليات والمراحل المتعلقة بالمخزون تحقيق إدارة سلاسل التوريد بكفاءة وهو ما يؤدي بالطبع إلى تقليل التكاليف وزيادة الأرباح، لكن السؤال الأهم هنا ما الوسيلة المُحاسبية التي يُمكن من خلالها تنظيم وإدارة المخازن بفاعلية؟

 الإجابة واضحة عن هذا السؤال وتكمن في الدورة المستندية للمخازن، والتي لا يُمكن إغفالها في إدارة أي نشاط تجاري لتحقيق التوزان بين المخزون وطلبات المشتريات والتكاليف والمبيعات، لذا سنسلط الضوء في هذا المقال على شرح ماهية الدورة المستندية للمخازن والهدف منها أو أهميتها، وخطوات إعدادها، وأنواعها، مع تقديم نموذج إعداد الدورة المستندية للمخزون.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• تُعرف الدورة المستندية للمخازن على أنها مجموعة من الخطوات التي يتم من خلالها توثيق كافة المراحل المتعلقة بمراقبة حركة المخزون الداخلة والخارجة، بهدف توفير احتياجات المنشأة في الوقت المناسب وتقليل التكاليف وزيادة الأرباح.
• تتمثل خطوات إعداد الدورة المستندية للمخازن في فحص واستلام البضاعة، وتعريف الأصناف، وإضافة المنتجات التي تم الموافقة عليها، وإصدار سندات صرف البضائع للعملاء، وإصدار السندات الخاصة بالبضاعة التالفة المرجة إلى العملاء أو من الموردين، وسند التحويل بين المخازن الفرعية، وحسابات مراقبة المخازن والجرد.
• تتبلور أهداف الدورة المستندية للمخازن في دورها الرقابي لتتبع الخطوات التسلسلية لدورة المخزون، وجعل الإدارة على دراية دائمة بسير الأعمال لاتخاذ القرارات المناسبة.
• تمثل الدورة المستندية أهمية كبيرة حيث أنها توفر المزيد من الفوائد لأصحاب الأعمال ومنها التوقع بمتطلبات المخزون المستقبلية، وتحسين مستوى خدمة العملاء، وتحقيق التوازن بين المشتريات والاحتياجات المطلوبة ومعدل البيع.
• تنقسم الدورة المستندية للمخازن إلى نوعين أساسين هما الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات، والدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات.

ما هي الدورة المستندية للمخازن 

هي سلسلة العمليات المُتتابعة التي تتضمن استلام الموارد والمواد اللازمة للإنتاج والتصنيع، وضمان جودتها، وتخزينها بشكل سليم، والتحكم في مستويات المخزون من خلال متابعة ومراقبة الحركة الداخلة والخارجة من المخزون، وفرز المخزون وتحديثه بشكل دوري. 

ويمكن من خلال برنامج دفترة إدارة المخزون بشكل كامل ومتابعته في أي وقت ومن أي مكان. 

وذلك كله بهدف توفير الاحتياجات المُحددة للشركة من المواد بالكميات المطلوبة في الوقت المناسب، لتجنب نقص المخزون أو الحد الزائد عن المطلوب الذي يؤدي إلى التلف والخسارة.

 شرح الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية للمخازن تختص بتوثيق دورة المنتجات إلى ومن المخزون، وأحيانًا ما يتم دمجها بدورة المشتريات، وأحيانًا أخرى تتم معاملتها بصورة منفصلة، وتُساعد الدورة المستندية للمخزون في عملية إعداد القيود المحاسبية الأساسية لتوثيق المصروفات والإيرادات الخاصة بالمنتجات في المخزن

 ويُشير  مُصطلح "المستندية" في سياق محاسبي  إلى وجود سندات توثق كل خطوة في دورة المخازن، فلا يتوقف الأمر على صرف فاتورة شراء مع استلام البضاعة من المورد، و فاتورة مبيعات عند تسليم البضاعة للعميل، ولكن مفهوم الدورة المستندية للمخزون أوسع من ذلك فهو يشمل إصدار عدة مستندات ووثائق بعضها يهدف إلى تعريف البضاعة في المخازن، وبعض المستندات الأخرى توضح نتائج فحص المنتجات في المخازن  وما الذي تم استلامه وما الذي تم رده للمورد، وتقارير لتوضيح نتائج الفرز والجرد للمخزون وغيرها من المراحل الواسعة التي سنتعرف عليها باستفاضة في السطور القادمة.

خطوات إعداد الدورة المستندية للمخازن 

بعد إصدار أمر الشراء إلى المورد، وبدأ استلام المنتجات، تبدأ الدورة المستندية للمخازن، لأخذ القرار بقبول أو رفض الشحنة من الأساس، وتختلف هذه الدورة وترتيبها من نشاط لآخر، ولكن هناك بعض الخطوات الأساسية التي يتم إتباعها عند إعداد الدورة المستندية للمخازن مهما اختلفت طبيعة نشاطك، وتتمثل هذه الخطوات في:-

• فحص واستلام البضاعة 

ويكون الأمر قبل قبول الشحنة، بهدف استبعاد التالف وإعادته للمورد، وكذلك لإثبات استلام الكمية المقبولة والإقرار بجودتها. 

• تعريف الأصناف 

ويتم إنشاء كارت صنف لكل منتج من المنتجات التي تم الموافقة عليها بالاستلام من الموردين ودخولها إلى المخازن، على أن يكون هذا الكارت التعريفي شامل لتفاصيل المنتج كاملة.

• سند الإضافة للمنتجات المُوافَق عليه

وهو مستند يوضح استلام المنتجات بشكل نهائي، ويعلن به المسئول عن المخزن مسئوليته عن المنتجات بداية من هذه اللحظة وإخلاء طرف المورد من مشاكل جودة المنتج الظاهرة بالفحص.

• سند رد البضاعة التالفة أو المرتجعة إلى المورد 

يُثبت هذا السند تسجيل وإثبات المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات التي سيتم إعادتها مرة أخرى إلى المورد، ويُجمع أمين المخزن كافة المعلومات عن البضاعة التالفة أو المرتجعة للمورد، وجردها وتصنيفها وتسجيلها وتوضيح أسباب الارتجاع في كشف يتم إرسال الأصل منه إلى الإدارة المالية وإدارة المخازن حتي يتم الموافقة والإذن بإرجاعها للمورد مرة أخرى.

ويقوم أمين المخازن بتسجيل البيانات في كارت كل صنف من أصناف البضائع، لضمان توازن رصيد كل كارت صنف مع رصيد الأصناف الفعلي الموجود في المخزن.

• سند البضاعة المرتجعة من العملاء 

عندما يرفض عميلك الاستلام، أو يكتشف عيوب بالمنتج، تصدر أنت مستند يثبت عودة المنتج إلى مخزنك، ويعرف هذا المستند بـ "إذن ارتجاع أصناف واردة" حيث يحتوى على كافة الأصناف المرتجعة وتفاصيل الوصف الخاصة بها، وأسم العميل، وتاريخ وأسباب الارتجاع. 

• إذن الصرف للعميل 

يُصدر هذا الإذن للعميل في حالة البيع المباشر، أما في حالة كان المخزون مواد خام سيعاد إدخالها في دورة التصنيع لديك، يصدر إذن صرف للمستلم من موظفيك. 

• سند التحويل بين المخازن الفرعية

في حالة امتلاكك أكثر من مخزن، يجب عليك إصدار وثيقة عند نقل البضاعة من مخزن لغيره، حتى لو كانت كل المخازن تحت ملكيتك.

• حسابات مراقبة المخازن والجرد 

وهي وثائق تصدر دوريًا بغرض التقييم والتأكد من سلامة المخزون وكفايته.

اقرأ ايضا:

ما هو الجرد الدوري والجرد المستمر والفرق بينهم

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن

تتبع مجموعة من البيانات المتماسكة في طريقة سيرهم، يفسر لك معلومات لن تظهر بقيود اليومية والعمليات المحاسبية الاعتيادية، لذلك هناك العديد من الدورات في المحاسبة المالية للمستندات، مثل:

• الدورة المستندية للمبيعات.
• الدورة المستندية للمشتريات .
• الدورة المستندية للمخازن.

فيما يلي أهداف عمل الدورة المستندية للمخازن:-

• معرفة أقسام المخازن: معرفة الأقسام المسؤولة عن كل خطوة من خطوات دورة المخازن، وما الخطوات التي تمس أكثر من إدارة سويًا، كالخطوات المتعلقة بـ مردودات المشتريات والتي يتعاون فيها قسمي المشتريات والمخزون. 
• الرقابة: تفعيل الدور الرقابي بشكل أسهل وأدق من خلال وجود مستندات متسلسلة بكل خطوة من خطوات دورة المخازن، مما يقلل من فرص التهاون في الخطأ، ويجعل معرفة من ارتكب الأخطاء أسهل.
• رفع جودة الأداء المالي: توكيل كل مجموعة من المستندات لموظف مسئول، مما يعلي من مستوى الرقابة ويرفع من مستوى وجودة الأداء المالي والإداري، حيث يساهم تتبع حركة كل مستند من إدارة لأخرى في جعل مجلس الإدارة على دراية دائمًا بسير العمل.
• توفير كل المعلومات: توفير بيانات ومعلومة دقيقة وواضحة عن المطلوبات، والمشتريات، والمردودات من المواد والمنتجات إلى الموردين، والمرتجعات من المبيعات إلى المخزون مرة أخرى للعوامل المختلفة، و والبضاعة الناقصة، والمخزون الزائد أو التالف، ويتم عرض بيانات كل هذه البنود في تقارير واضحة وشاملة التفاصيل.
• المساعدة في اتخاذ القرارات: سهولة اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المخزون نظرًا لوجود الوثائق والأدلة الكافية للحكم على كل خطوة من خطوات الدورة المستندية للمخازن.
• تحديد أقسام الأصول: تحديد الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول مستندات معينة، والأقسام التي يحق لها الاحتفاظ بصورة المستند فقط من المستندات المُتعلقة بإدارة المخزون.

ما أهمية الدورة المستندية للمخازن؟ 

الدورة المستندية للمخازن لها العديد من الفوائد والتأثير القوي، مثل تنظيم العمليات، وتقليل التكلفة، بالإضافة إلى تحقيق التوازن بين العرض والطلب وتحسين تجربة العميل، وإليك أهمية وفائدة الدورة المستندية للمخازن: -

1. تنظيم العمليات المختلفة: تساعد الدورة المستندية للمخازن في تنظيم عمليات الشراء والتوريد، وتحديد احتياجات الإنتاج ومتطلبات المخزون المستقبلية.
2. تقليل التكاليف: تكمن أهمية الدورة المستندية للمخازن في دورها لتقليل التكاليف من خلال مراقبة مستويات المخزون وإدارة الموارد المتاحة بكفاءة وتقليل الهدر في مصروفات المشتريات وتحسين فرص التوزيع والمبيعات للمنتجات والسلع المتاحة وبالتالي تحقيق إيرادات وأرباح.
3. تحسين مستوى خدمة العملاء: مرحلة مراقبة المخزون في الدورة المستندية للمخازن تساعد في تحسين مستوى خدمة العملاء، من خلال توفير احتياجاتهم ومتطلباتهم بشكل سريع، مما يساعد على تحسين تجاربهم الإيجابية مع المنشأة ورضاهم عن الخدمة المقدمة لهم وبناء سمعة جيدة للمؤسسة.
4. التوازن بين العرض والطلب: تحقيق التوازن بين مستويات العرض والطلب مما يساعد على تجنب النقص أو الزيادة في المخزون.

أنواع الدورة المستندية للمخازن 

تنقسم الدورة المستندية إلى مدخل وهو عملية المشتريات والتعامل مع الموردين ومخرج وهو عملية البيع والعملاء، وهو ما نتج عنه نوعين للدورة المستندية:

الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

وهي المرحلة الأولى في الدورة المستندية للمخازن بشكل عام، وهدفها توثيق كل العمليات الخاصة بعمليات الشراء بمستندات رسمية. وقد تكون هذه المستندات تصدر بشكل متكرر دوري نتيجة لكونها مشتريات نمطية، أو قد تكون مشتريات غير نمطية يتم شرائها بشكل عارض، وكلاهما تصدر له وثائق.
 

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

تمر الدورة المستندية في حالة المشتريات ببعض المراحل وستتعرف عليها بدايةً من إخطار المخازن، إستلام أمين المخازن، الفحص وحتى إصدار الإذن وإشعار قسم المحاسبة والإسترجاع، وإليك هذه الخطوات بالتفصيل: 

• إخطار المخازن: بعد الموافقة على عروض الأسعار الخاصة بالمورد، وإرسال أمر شراء للمنتجات، يجب هنا إخطار المخزن بالمنتجات والكميات المتضمنة بأمر الشراء ووقت الاستلام، لتجهيز المخزن لاستقبال البضاعة.
• إستلام أمين المخازن: عند وصول البضاعة، يقوم أمين المخازن بالاستلام مع التوقيع على ذلك.
• الفحص: تدخل المنتجات للقسم الخاص بالفحص، دون أن تتم الموافقة بشكل نهائي بغير التدقيق في الجودة وإخلاء المورد من العيوب التي تظهر عند الفحص، مع مباشرة إجراءات إرجاع المنتجات التالفة إن وجدت.
• إصدار الإذن: بعد الفحص، يتم إصدار إذن إضافة لوضع كل منتج في مكان التخزين الدائم.
• إشعار قسم المحاسبة: يتم إرسال إشعار لقسم المحاسبة والمشتريات باستلام المنتجات وإضافتها للمخزون.
• إشعار الإسترجاع: يتم إصدار إشعار الاسترجاع في حالة المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات.

الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

وهنا يكون التعامل مباشرة مع العميل في حالة بيع المنتجات بصورة مباشرة، أو يتم تسليمها لموظف لكي تدخل في عملية التصنيع.

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

يوجد مراحل مختلفة للدورة المستندية في حالة المبيعات والتي تتمثل في إذن الصرف، موافقة قسم المبيعات ومسؤولي المخازن، وموافقة مسؤولي الإنتاج، وستتعرف في النقاط الآتية على تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

• إذن الصرف: يتم إصدار إذن صرف يتطلب الموافقة.
• موافقة قسم المبيعات: في حالة صرف المخزون للبيع المباشر، يجب موافقة قسم المبيعات.
• موافقة مسؤولي المخازن: وفي حالة إصدار إذن الصرف بغرض نقل البضاعة لمخزن آخر تابع للشركة، يجب موافقة مسئولي المخازن.
• موافقة مسؤولي الإنتاج: وفي حالة انتقال مواد خام من المخزون بغرض التصنيع، يجب موافقة مسئولي الإنتاج.

نموذج الدورة المستندية للمخازن

يبحث الكثيرين عن شكل نموذج الدورة المستندية، يُمكنك تحميل نموذج جاهز للتعديل مباشرة من هنا.

كيف يساعدك برنامج دفترة في إعداد الدورة المستندية للمخازن 

يُمكنك من خلال لوحة  إدارة المخزون والمستودعات في نظام دفتر المحاسبي المُتكامل استخدام واجهة البرنامج التي تتمتع بالسلاسة والمرونة في إدارة جميع جوانب المخزون بداية من إضافة المنتجات والخدمات بشكل ألي غير محدد بكم معين مع توضيح وإظهار التفاصيل الخاصة بالتصنيف والتسعير والكمية، وإتاحة التعديل على المعلومات في أي وقت فقط من خلال مجموعة من النقرات البسيطة لتوفير الوقت والجهد، وكذلك يُتيح النظام إمكانية استدعاء المنتجات في المخزون والتعرف على تفاصيل كمياتها ووحدتها من خلال  استخدام أجهزة الباركود المدعومة بالكامل في البرنامج، وأيضًا يوفر لك النظام رسائل واشعارات تلقائية عند اقتراب نفاد أو نقص كمية أحد منتجاتك من المخزون، ويساعدك على تتبع حركة المخزون واستهلاكه من خلال الرقم التسلسلي للمنتج أو رقم الشحنة، كل هذا ومزايا أكثر يوفرها لك النظام بشكل متكامل لإدارة جوانب الدورة المستندية للمخازن والمستودعات بأسهل طريقة ونتائج دقيقة.

خاتمة 

نستنتج في ختام هذا المقال إن الدورة المستندية للمخازن ليست عملية ثابتة بمعنى أنها مكونة من مجموعة من الخطوات الحتمية، بل أنها أداة مُحاسبية مرنة تحتاج إلى تقييم وتحسين مستمر بما يتلائم مع طبيعة العمل داخل المنشأة، وكذلك لابد أن تتكيف الدورة المستندية للمخزون مع الأنماط المتغيرة للاستخدامات التكنولوجية الحديثة وأبرزها استخدام البرامج المحاسبية السحابية، وأنظمة إدارة وتخطيط موارد المؤسسة ERP، وذلك بهدف ضمان إتمام خطوات الدورة المستندية للمخازن بشكل سليم وللحصول على نتائج دقيقة في أقل وقت وبأقل تكاليف.

وأخيرًا إذا أردت تحسين الأداء المالي لشركتك ونجاح نشاطك التجاري، فعليك الاهتمام بالدورة المستندية للمخازن كأحد المراحل الأساسية المكونة للنظام المحاسبي داخل منشأتك، واحرص على اتباع أفضل الممارسات وتطبيق الأدوات والبرامج المحاسبية المناسبة لإعداد الدورة المستندية لمخزونك من الموارد والمنتجات والسلع وغيرها، لضمان نجاح العمليات الإدارية المُتعلقة بسلاسل التوريد والإمداد والتخزين والتوزيع، مما يؤثر بالإيجاب على كفاءة العمليات التشغيلية والإنتاجية الأخرى ويحقق الأهداف المؤسسية والعوائد الربحية المُخطط لها.

الأسئلة الشائعة 

ما هو مستند إذن إرتجاع المخازن؟

مستند إذن إرتجاع المخازن هو وثيقة أو ورقة تُثبت إرجاع سلعة ما إلى المخازن بسبب رفض العميل أو بسبب عيوب بها أو أي أسباب أخرى تؤدي إلى الرغبة في إسترجاعها. 

ما هي أهم المستندات المستخدمة في قسم المخازن؟ 

• مستند طلب شراء وهذا الطلب الذي يتم لتحديد المواد المطلوبة بكل التفاصيل الخاصة بها.
• سجل السلع الواردة لوصول المواد إلى المخزن.
• تقرير لجنة الإستلام.
• مستند رفض عند إرتجاع أي سلعة غير مطابقة للمواصفات.
• مستند الإستلام المخزني.
• مستند الصرف الذي يوضح فيه المصروفات من المخزن إلى الأقسام الأخرى.
• إذن تحويل المواد لنقل البضائع من مكان إلى آخر.
• تصريح خروج المواد.
• الوثيقة التي بها محتويات الشحنة (Packing list).
• تقارير المخزون التي يُذكر فيها كل تفاصيل المخزون ومحتوياته.
• إخطار المورد الذي يُرسل من المورد.

ما هي أنواع تقارير المخازن؟ 

تتمثل أنواع تقارير المخازن في التقارير المعلوماتية التي توفر معلومات عن المنتجات بالتفصيل، تقارير الإدارة التي توفر بيانات تحليلية، وأخيرًا تقارير مستندة إلى الوقت والتي تساعدك في مراجعة المخزون الخاص بك وحالته على مدار الساعة. 

ما هي المجموعة المستندية للمخازن؟ 

المجموعة المستندية هي مجموعة من الأوراق والوثائق التي توفر كل المعلومات والتحركات داخل المخزن وتغطي كل المراحل التي يمر بها. 

ما هي العوامل الواجب مراعاتها في تحديد الدورة المستندية؟ 

• مستوى صعوبة المستندات إذا كانت معقدة أو بسيطة.
• أنواع المستندات.
• تحديد الخطوات والمسؤولين في الدورة المستندية.
• ضبط المهام وإذا كانت ستتم بشكل تلقائي أو يدوي.
• توفير الحماية للمستندات والوثائق.
• التأكد من أن الوصول سهل. 

ما هي الدورة المستندية للصرف؟ 

هي دورة كاملة من الإجراءات والعمليات المختلفة تتبعها المؤسسات لمتابعة عمليات الصرف المالي. 

ما هي دورة حسابات الموردين المستندية؟ 

هي العمليات والإجراءات التي تتم لعمليات الشراء من الموردين. 

ما هي المراجعة المستندية؟ 

المراجعة المستندية هي مراجعة الوثائق الخاصة بالدورة المستندية للتأكد من كل البيانات والمعلومات الموجودة فيها.