فواتير المبيعات وأنواعها وأفضل برنامج لإصدار فواتير المبيعات

تبرز أهمية برامج فواتير المبيعات كحل مُبتكر في تبسيط عمليات البيع وتتبع المدفوعات، وتقليل الأخطاء المترتبة على إنشاء فواتير المبيعات اليدوية الروتينية، ويُمكن بواسطة برنامج فواتير المبيعات المناسب تعزيز دقة وشفافية المعاملات المالية فقط من خلال عدة نقرات بسيطة وجهد ووقت أقل، مما يساعد أصحاب الأعمال على التركيز صوب نمو أعمالهم، وهو ما جعل برنامج فواتير المبيعات لا غنى عنه في أي متجر أو مؤسسة أو محل تجاري. والآن إذا كنت صاحب عمل وترغب في تحسين كفاءة عمليات البيع في نشاطك التجاري وكسب رضا عملائك، نقدم لك في السطور القادمة كل ما يلزمك معرفته عن فواتير المبيعات، وأيضًا نستعرض أفضل برامج فواتير المبيعات بأهم المزايا والخدمات التي يقدمها كل منها لنضمن لك اختيار برنامج فاتورة المبيعات المثالي لإدارة أعمالك.

ما هي فواتير المبيعات؟

فاتورة المبيعات هي وثيقة محاسبية لتسجيل المعاملة بين شركة وأخرى، أو بين شركة وعميل، وبموجب فاتورة المبيعات يتم تسجيل الخدمات أو المنتجات المقدمة، والمبالغ المستحق سدادها مقابل الاستفادة بعناصر الفاتورة، واتفاقية شروط وموعد السداد، ونسبة الضرائب المستحقة، وأي ملاحظات أو معلومات مهمة أخرى.

أنواع فواتير المبيعات 

تنقسم فواتير المبيعات إلى أربعة أنواع رئيسية هما:

1/ فاتورة المبيعات البسيطة

هي فاتورة المبيعات الدارج استخدامها في أغلب معاملات البيع، وتتضمن العناصر الأساسية التي يجب توافرها في أي فاتورة مبيعات والتي سيتم توضيحها تفصيلاً في سطور المقال، ومن الممكن أن يكون هناك تعديلات طفيفة على هذه العناصر وفقًا لطبيعة المعاملة.

2/ فاتورة المبيعات التمهيدية أو المتوقعة

تكمن وظيفة هذا النوع من فواتير المبيعات في توضيح المبلغ المتوقع دفعه من قبل العميل نظير الخدمات أو المنتجات التي سيستفيد بها، وهي تختلف عن فاتورة المبيعات القياسية أو البسيطة التي تتطلب الدفع الفوري عقب استلام الفاتورة.

3/ فاتورة المبيعات الدورية

يتم إصدار فواتير المبيعات المُتكررة للعملاء الذين يشترون خدمة أو منتجًا باستمرار ولكن على فترات زمنية مُحددة، مثل فواتير الاستفادة بخدمات الإنترنت.

4/ فاتورة المبيعات التجارية 

هي أكثر أشكال فواتير المبيعات تعقيدًا، وهي عبارة عن الوثيقة التي يصدرها البائع للمشتري في معاملة دولية، ويجب أن توضح أسعار وكمية البضائع المباعة تفصيلاً، وتتضمن شروط العلاقة التجارية بين البائع والمشتري.

اقرأ أيضًا: كيفية حساب تكلفة البضاعة المباعة

ماذا يجب أن يكون في فاتورة المبيعات؟

عناصر فاتورة المبيعات الأساسية المطلوب تواجدها تتمثل في:

1/ بيانات الشركة (البائع)

تتمثل معلومات البائع في اسمه، ومنصبه الوظيفي، ومعلومات الاتصال سواء الهاتف، أو البريد.

2/ بيانات العميل (المشتري)

تتمثل بيانات العميل في اسمه، وعنوانه، ووسيلة التواصل معه.

3/ رقم الفاتورة

رقم الفاتورة يُشار إليه بالإنجليزية بـInv. No، وهو عبارة عن كود يُعطى لكل فاتورة بحيث يسهل في النهاية عملية تتبع ومراجعة وتوثيق الفواتير.

4/ تاريخ الفاتورة

يُشير تاريخ الفاتورة إلى الوقت الفعلي الذي تمت فيه معاملة البيع، وفي معظم الأحيان يتم احتساب تاريخ الاستحقاق بداية من تاريخ إصدار الفاتورة.

5/ تفاصيل معاملة البيع 

يندرج ضمن تفاصيل معاملة البيع أصناف المنتجات، والكميات التي اشتراها العميل، وفي حال الخدمات يتم وصفها بشكل مبسط.

6/ المبلغ المستحق سداده 

يتم توضيح المبلغ الإجمالي الذي يتعين على العميل دفعه مقابل ما حصل عليه من خدمات أو منتجات، وأيضًا توضيح أي ملاحظات مثل تقسيم المبلغ الكلي إلى بنود مفصلة لتقديم رؤية شاملة للعميل عن التكلفة بشكل مفصل، وكذلك تفنيد نسب الضرائب و رسوم الشحن، ونسب التخفيض في حال العروض أو العملاء المميزين.

7/ شروط الدفع 

توضيح شروط الدفع في فاتورة المبيعات يحدد الفترة الزمينة التي يجب الالتزام بها لسداد الفاتورة، مما يساعد البائع على إدارة التدفق النقدي بدقة وسهولة.

كيفية عمل فاتورة مبيعات

فيما يلي خطوات مُبسطة ومفصلة لعمل فاتورة مبيعات صحيحة ومتكاملة:

• قُم بتضمين شعار الشركة، والمعلومات التعريفية الخاصة بها مثل (الاسم، والعنوان، ورقم الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني).

• أدخل معلومات الاتصال الخاصة بالعميل.

• قُم بتعيين رقم فاتورة من خلال تفعيل نظام ترقيم الفواتير الآلي في برنامج محاسبة المبيعات.

• أوصف الخدمات أو المنتجات التي تم تقديمها للعميل.

• إدراج شروط الدفع وتتضمن طريقة الدفع، ومدة السداد.

• وضح المبلغ الإجمالي المستحق بعد إضافة الضرائب وخصومات المبيعات وغيرها.

• احتفظ بالفاتورة لاستخدامها في الأغراض المحاسبية المتعلقة بالتدقيق والمراجعة.

إذا كنت تريد البدء في استخدام فاتورة جاهزة للمبيعات، يمكنك الاعتماد على نموذج فاتورة مبيعات جاهز من دفترة للاستخدام الفوري.

أهمية فواتير المبيعات

تنبع أهمية فواتير المبيعات من الوظائف التي تحققها والتي تتمثل في:

1/ توثيق المبيعات 

تُجيب فاتورة المبيعات على الأسئلة التالية:

• ما مقدار الإيرادات القابلة للتحقيق التي حققتها المؤسسة خلال فترة محاسبية محددة؟ 

• ما أداء فريق المبيعات مقارنة بالفترات السابقة؟

• ما التفضيلات الشرائية للعملاء؟

2/ ضمان سداد المدفوعات 

تلزم الفاتورة العملاء بسداد المبالغ المستحقة عليهم، وخاصة من خلال التذكيرات التلقائية التي ترسلها برامج المحاسبة الإلكترونية خلال فترات زمنية محددة.

3/ الاحتفاظ بسجلات فواتير المبيعات لأغراض الضرائب

تساعد فواتير المبيعات الشركات الكبيرة والأفراد في اكتمال المستندات الضريبية والمعلومات المطالب بها في الإقرارات الضريبية التي يتم تقديمها لتحصيل ضرائب المبيعات.

4/ تنظيم السجلات المحاسبية 

تساعد فواتير المبيعات على الاحتفاظ بسجلات محاسبية منظمة، وتستخدم هذه السجلات لمراجعة التدفقات النقدية، ومسار المدفوعات، ومراقبة مستويات المخزون بناءً على الطلبات الواردة، والتنبؤ بالمبيعات المستقبلية بناء على بيانات البيع السابقة.

اقرأ أيضًا: ما هي الموازنة التقديرية وكيفية إعدادها

5/ الحفاظ على المصداقية والأمانة في معاملات البيع

تساعد فواتير المبيعات على حل أي نزاع أو سوء تفاهم بين البائع والمشتري، فهي بمثابة دليل يوثق شروط معاملات البيع بشكل مهني يُشعر العملاء بالمصداقية والثقة، ويجعل جميع الأطراف ملتزمة بجدية تجاه ما عليها من واجبات.

اقرأ أيضًا: كيفية حساب عمولة المبيعات وعناصرها

أفضل برامج فواتير مبيعات

يُعد برنامج دفترة السحابي أفضل الأنظمة المحاسبية التي يُمكن من خلالها إدارة المعاملات المالية والشؤون المحاسبية بدقة، وتُعتبر فواتير المبيعات أهم حلقة يجب التركيز عليها في دائرة المبيعات، ويُمكن من خلال واجهة دفترة إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة، وتحويل عروض الأسعار إلى فواتير بمجرد موافقة العملاء عليها ثم إرسالها أليًا، كل هذه الخدمات يقدمها النظام بالإضافة إلى إدارة الفواتير الدورية والمرتجعة، وإصدار فواتير دورية لمتابعة المدفوعات ومبيعات الأقسام، والأرباح والخسائر.

1/ برنامج فواتير المبيعات من دفترة

برنامج فواتير المبيعات من دفترة يُساعدك على إصدار فواتير مبيعات باللغتين العربية والإنجليزية من خلال واجهة استخدام سهلة وبسيطة، كذلك يُمكن تخصيص قوالب فواتير المبيعات في دفترة بما يناسب مجال واحتياجات العمل، ليس هذا فقط وأيضًا يُمكن إضافة بعض الخصائص على الفواتير مثل تفعيل التقسيط، أو التحصيل الأجل، أو إصدار المرتجع، أو إضافة نقاط الولاء، وعروض الأسعار، كل ذلك يُمكن تفعيله مع إنشاء وعرض فواتير المبيعات بوسائل دفع متنوعة.

يُمكنك إضافة بيانات فاتورة مبيعاتك على دفترة فقط من خلال بضع نقرات بسيطة، والتعامل مع البيانات بشكل ذكي و مؤتمت حسب طبيعة العميل سواء B2C، أو B2B.

ويُمكنك أيضًا إضافة نسبة الضريبة على المبيعات مثل ضريبة القيمة المضافة أو أي نوع ضريبة آخر، وبيانات الشحن، وطريقة الدفع، وإضافة أي ملاحظات أو مرفقات على الفاتورة.

تستطيع التحكم في البحث ببرنامج فواتير المبيعات من دفترة من خلال الفلترة، والتحديد، وإمكانية اتخاذ أي إجراء على الفواتير المحددة مثل الحذف، أو الإرسال، أو الطباعة، أو التحويل إلى مدفوع، مع إمكانية متابعة تقارير المبيعات بطرق مختلفة: إما فواتير مبيعات حسب العميل، أو فواتير مبيعات حسب الموظف، أو فواتير مبيعات حسب مندوب المبيعات. 

ويوفر البرنامج كافة المزايا أيضًا على نسختى الأندرويد والأيفون، وهذا بعض من أراء مستخدمي تطبيق دفترة المحاسبي:

2/ برنامج فواتير المبيعات من فواتير

برنامج فواتير هو وسيلة مناسبة تساعد أصحاب الأعمال ومسؤولي المبيعات على تخصيص وإنشاء فواتير المبيعات بالشكل الذي يناسب مجال العمل، والدولة، واللغة الرسمية المستخدمة، ويوفر برنامج فواتير نماذج متعددة مجانية مثل نموذج فاتورة ضريبية، و نموذج فاتورة مبيعات، و نموذج فاتورة فارغة، و نموذج فاتورة تجارية، و نموذج فاتورة صيدلية، ويتيح هذه النماذج بما يتناسب مع أكثر من دولة مثل السعودية، ومصر، والكويت، وقطر، والبحرين، والإمارات.

اقرأ أيضًا: مقارنة شاملة لاختيار أفضل برنامج لإدارة المبيعات

3/ برنامج فواتير المبيعات من ألف ياء

برنامج ألف ياء هو أحد البرامج المحاسبية التي تساعد الشركات الصغيرة على إدارة شؤونها المحاسبية، وفواتير المبيعات، ويوفر البرنامج مجموعة متنوعة من نماذج فواتير المبيعات، ويستطيع العملاء الموافقة أو رفض عروض الأسعار والاطلاع على فواتيرهم من خلال حساب "الضيف" الذي يمكّن العملاء من تسجيل الدخول عليه بالبريد الإلكتروني، وكلمة السر، ويتيح البرنامج إنشاء وإرسال الفواتير إلى العملاء بسهولة وفي وقت أقل، مما يساعد على تنظيم الحسابات وتلقي مقبوضات الفواتير بسرعة عبر الإنترنت، ويُمكن أيضًا تمييز قوالب فواتير المبيعات بطابع شخصي من خلال إضافة شعار العلامة التجارية، وشروط الدفع.

4/ برنامج ليمونة لإدارة فواتير المبيعات

يُمكن من خلال برنامج ليمونة المحاسبي تخصيص نصوص معينة لكل جزء من أجزاء فاتورة المبيعات، وكذلك يُمكن تغيير نوع الفاتورة نفسها في العنوان، والتحكم في ضبط حجم الشعار المضاف في الفاتورة، وإدخال بيانات الفاتورة، وإرسالها للعملاء عبر البريد الإلكتروني، أو طباعتها بعد التحميل بصيغة PDF.

ختامًا بعد عرض أهمية فواتير المبيعات وآلية عملها يجب على الشركات بمختلف أحجامها ومجالات عملها تبني الحلول الذكية المتمثلة في برامج فواتير المبيعات، وذلك بهدف تحسين كفاءة أداء الأعمال وتحسين تجربة العملاء، والآن لا تتردد في اختيار البرنامج الأفضل وجني ثمار التحول الرقمي لتحقيق المزيد من الربح والتوسع.