أهمية الدورة المستندية للمبيعات ومراحلها

كيف تضمن الشركات إتمام عمليات البيع بسلاسة وكفاءة؟ الإجابة ببساطة تكمن في الدورة المستندية للمبيعات التي تضمن تكامل وتتابع مراحل البيع خطوة بخطوة وبشكل دقيق ضمن إطار موثق يحافظ على الأداء المالي للمؤسسة ويساعدها في تحقيق أهدافها التجارية، لذا نستعرض في هذا السياق أهمية الدورة المستندية للمبيعات، ومراحلها، وكيفية استخدام الدورة المستندية للمبيعات لتحسين مهارات المبيعات، هذا كله بالإضافة مساعدة أصحاب الأعمال ومسؤولي المبيعات في الاستفادة من البرمجيات لتحسين الدورة المستندية للمبيعات.

ما هي الدورة المستندية للمبيعات؟

تُعرف الدورة المستندية للمبيعات على أنها سلسلة من المراحل المتتابعة والمتكاملة التي يتم من خلالها تنفيذ الخطوات اللازمة لتوثيق وتسجيل معاملات البيع بداية من استلام الطلبات، ومراجعتها، وإصدار الفواتير، وحتى إتمام صفقات البيع. بالإضافة إلى إدارة عمليات الشحن والتسليم، وتحديث مستويات المخزون والمستودعات.

وتُعد الدورة المستندية جزءًا من الدورة المحاسبية، والهدف الرئيسي من الدورة المستندية للمبيعات هو ضمان الشفافية في جميع مراحل البيع وما بعده، والحفاظ على دقة السجلات الخاصة بالمبيعات، وتنفيذ الرقابة الداخلية على أقسام المبيعات والمالية في الشركات.

أهمية الدورة المستندية للمبيعات

يظهر تأثير الدورة المستندية للمبيعات بشكل واضح على كفاءة وسلاسة العمليات التجارية، فيما يلي أبرز العوامل التي توضح أهمية الدورة المستندية للمبيعات:-

1/ تقليل الأخطاء البشرية

تساهم الدورة المستندية للمبيعات في تقليل الأخطاء البشرية التي يُمكن أن تؤثر سلبًا على العمل التجاري وتجربة العملاء، فبواسطة توثيق وتسجيل مراحل معاملة البيع بموجب الدورة المستندية للمبيعات يُمكن التقليل من احتمالية معالجة الطلبات بشكل خاطيء مثل تأخر الشحنات، أو الشحنات المفقودة، وأيضًا من خلال توثيق عمليات البيع وتحديث مستويات المخزون بشكل دوري يُمكن تقليل الأخطاء المتعلقة بتوفير المنتجات، علاوة على ذلك تساهم الدورة المستندية للمبيعات في تنظيم السجلات المالية لتلاشي الأخطاء المتعلقة بتتبع المدفوعات أو الفواتير المؤجلة والغير مدفوعة.

2/ إدارة المبيعات بكفاءة

تساعد عناصر ونماذج الدورة المستندية للمبيعات في إدارة عمليات البيع بشكل أكثر فاعلية وترابطًا، مثل نموذج استقبال الطلبات، ونموذج طلب الشراء، وقوالب فواتير المبيعات التي توضح تفاصيل أسعار وكميات المنتجات والضرائب، ونموذج شحن المنتجات، وإيصالات استلام المدفوعات، واشعارات تأكيد طلبات العملاء، ونموذج أمر المبيعات، وتؤدي هذه النماذج في النهاية إلى تتبع كل مراحل البيع خطوة بخطوة والتأكد من تنفيذها بشكل صحيح وفي الوقت المُحدد بدءً من استلام الطلبات ومتابعتها وتأكيدها وحتى التسليم. 

ويمكنك تحميل نموذج طلب الشراء من دفترة لاستخدامه مباشرة.

3/ مساعدة الإدارة على اتخاذ قرارات صائبة 

توفر الدورة المستندية للمبيعات معلومات دقيقة وموثقة حول كافة التفاصيل والإحصائيات المتعلقة بالمبيعات مما يُسهل عملية إعداد التقارير المحاسبية، وإتمام عمليات المراجعة والتدقيق بسهولة في أي وقت، وأيضًا تحقيق الرقابة على المبيعات بشكل سليم، وتحليل الأداء المالي بدقة، ومن ثم اتخاذ قرارات مالية مدروسة ومبنية على تحليلات دقيقة.

4/ تحسين تجربة العملاء 

تساهم الدورة المستندية للمبيعات في تحسين تجربة العملاء والاحتفاظ بولائهم للعلامة التجارية، وذلك من خلال تسريع عملية الطلب بدءً من استقباله وحتى تسليمه، وأيضًا تعزيز ثقة العملاء وتسهيل التواصل مع البائعين من خلال الوثائق الدقيقة والمُحدثة فيما يتعلق بحالة الطلبات، والكميات والأسعار.

قد يهمك أيضًا: أسباب انخفاض المبيعات وكيفية مواجهتها

 مراحل الدورة المستندية للمبيعات

فيما يلي مراحل الدورة المستندية للمبيعات بالتسلسل:

• استقبال طلب الشراء من العميل.

• إرسال عرض السعر، ويتم إرساله من قبل البائع إلى العميل، ويحتوى على البنود أو الأصناف المطلوبة، والكميات، والأسعار، والمبلغ الإجمالي، ونسبة الخصم إن وجدت، ونسبة الضرائب، وإجمالي المبلغ المستحق بعد الضريبة.

• إصدار أمر البيع بعد الموافقة على عرض السعر من قبل العميل.

• إصدار مستند تأكيد أمر الشراء وإرساله للعميل، وذلك بعد موافقة العميل على كافة المعلومات الواردة في نموذج أمر البيع.

• إصدار إذن الصرف وتجهيز الطلب بالمنتجات المطلوبة (مرحلة التعبئة والتغليف والشحن).

• إصدار الفاتورة النهائية.

• استلام المدفوعات.

• تسجيل معاملة البيع في في النظام المحاسبي للشركة، لتسهيل عمليات المعالجة المحاسبية فيما يُعرف بالـ (التوجيه المحاسبي) وتتبع الإيرادات والمخزون من خلال قيود المبيعات وهي (قيد الاستحقاق، وقيد التكلفة، وقيد التحصيل).

• متابعة ما بعد البيع مع العميل.

اقرأ أيضًا: ما هو تحليل المبيعات وما أبرز خطواته ومؤشراته

 كيف يتم عمل دورة مستندية كاملة؟

تتكون الدورة المستندية من عدة خطوات متتالية يتم اتباعها لتوثيق 3 عمليات مهمة هما البيع، والشراء، والتخزين، فيما يلي خطوات عمل دورة مستندية كاملة:

1/ توثيق العمليات اليومية للمخازن

توثيق المعاملات المتعلقة بطلبات الصرف أو الشراء للبضائع الموجودة في المخازن، وتسجيل المعاملات اليومية لاستيراد أو تصدير البضائع والمنتجات.

2/ توثيق المشتريات

توثيق كافة عمليات الشراء التي تقوم بها الشركة بعد تحديد الناقص في المخزون من خلال بيانات الدورة المستندية للمخازن، وفي الدورة المستندية للمشتريات يتم استخدام 4 نماذج أساسية هما مستند أمر الشراء، و نموذج عرض السعر، وفاتورة الشراء، وإذن صرف النقدية.

ويمكنك تحميل نموذج عرض سعر جاهز للاستخدام من دفترة.

3/ توثيق المبيعات 

توثيق معاملات البيع وطلبات العملاء، وفي الدورة المستندية للمبيعات يتم التركيز على أمر التوريد، وإذن الصرف، واذن استلام المدفوعات، و فاتورة المبيعات.

 كيفية استخدام الدورة المستندية للمبيعات لتحسين مهارات المبيعات

يُمكن الاستفادة من الدورة المستندية للمبيعات لتحسين مهارات البيع من خلال التالي:

• توفر الدورة المستندية للمبيعات توثيقات دقيقة للمعاملات مما يساعد مندوبي البيع في فهم تفصيلات العملاء من المنتجات بشكل أفضل.

• يُمكن من خلال تحليل بيانات الدورة المستندية للمبيعات تعديل استراتيجيات البيع للوصول إلى نتائج أفضل مثل تنمية مهارات تخصيص عروض جذابة للعملاء مما يزيد من فرص البيع.

• تعزيز مهارات التواصل والتفاوض والإقناع لدى مندوبي المبيعات من خلال توثيق ملاحظات العملاء وشكاواهم بشأن مراحل الدورة المستندية للمبيعات.

اقرأ أيضًا: ما هو تنشيط المبيعات وأهم وسائله وأهدافه

 كيف يمكن الاستفادة من البرمجيات لتحسين الدورة المستندية للمبيعات

تسهل البرمجيات مثل أنظمة المحاسبة السحابية عملية إعداد الدورة المستندية للمبيعات بشكل منظم ومتسلسل، وذلك من خلال الحلول الذكية المؤتمتة التي توفرها هذه البرامج في استلام الطلبات، وإصدار عروض الأسعار، وتأكيد الشحنات، وإصدار الفواتير، وتساهم برامج المحاسبة في تحسين الدورة المستندية للمبيعات، مما ينعكس تأثيره الإيجابي على تحسين تجربة الشراء لدى العملاء، وزيادة المبيعات.

ويعتبر برنامج دفترة السحابي من أفضل الأنظمة البرمجية المستخدمة لتحسين الدورة المستندية للمبيعات، فمن خلال برنامج إدارة المبيعات من دفترة يُمكن إنجاز وإتمام مراحل الدورة المستندية للمبيعات بسهولة ودقة، وذلك من خلال الضغط على عدة نقرات بسيطة في لوحة تحكم دفترة التي تتميز بسلاسة الاستخدام، ودعم اللغة العربية، ويُمكن استخدام برنامج دفترة لتسهيل وتحسين الدورة المستندية للمبيعات كالتالي: 

إدارة عروض الأسعار المرسلة للعملاء.

إمكانية تحويل عرض السعر تلقائيًا إلى فاتورة بمجرد موافقة العميل عليه.

إصدار الإشعارات الدائنة المتعلقة بتعديل أخطاء فواتير المبيعات، أو إعادة البضائع، أو منح خصومات إضافية بعد إصدار الفاتورة.

توثيق وإدارة الفواتير المرتجعة والدورية.

توثيق وإدارة مدفوعات العملاء. 

ختامًا بعد أن أوضحنا كافة التفاصيل المتعلقة بالدورة المستندية للمبيعات، ابدأ الآن في تحسين عمليات البيع لنشاطك التجاري، ولا تتردد في استخدام الأنظمة المحاسبية الحديثة مثل برنامج دفترة لتحسين كفاءة الدورة المستندية للمبيعات، وتقليل الأخطاء اليدوية، وإدارة عملياتك المالية و أرباحك بشكل أفضل، وتقديم خدمات استثنائية لعملائك بداية من استقبال طلباتهم وحتى استلام مدفوعاتك.