ما هو مسك الدفاتر وأنواعه وأهميته

هل رأيت مرة بقالًا يمسك دفترًا، ويُسجِّل به جميع عمليات البيع والشراء الخاصه بدُكَّانِه الصغير مٌفصِّلًا العمليات التامة وكذا عمليات البيع الآجلة؟

أو هل تتذكر مشهدًا لفيلم تاريخي يظهر فيه أحد المصريين القدماء وهو يدون العمليات البيعية والتجارية الخاصة بمعاملات مالية ما يشرف عليها على ورق البردي؟

هذه المشاهد بعينها هي المقصود بمسك الدفاتر، وعلى الرغم من كونها عملية غارقة في القدم، فلا زالت حاضرة بشكل أكثر  تعقيدًا وتوسعًا نظرًا لأهميتها. 

فما رأيك لو تعرفنا على مسك الدفاتر وعلى أهميته أكثر خلال هذا المقال؟

ما معنى مسك الدفاتر؟

يعد مصطلح مسك الدفاتر مصطلحًا خاصًا بعالم الأعمال والتجارة والمحاسبة، ويعني التسجيل المالي البسيط للمعاملات اليومية بغرض الضبط والدقة والرقابة.

فالدفتر هو الدفتر حيث مكان كتابة معاملاتك المالية فيه، ومَسْك الدَّفاتر أي إدارتها بتسجيل معاملاتك بها بدقة وتبويبها بالطريقة الأكثر فائدة.

ما هي أنواع الدفاتر التي يمسكها التاجر؟

يستخدم بعض التجار دفتر واحد بسيط لتسجيل المعاملات اليومية، ويطور تتبع تسجيل المعاملات المالية فيستخدم دفتر للأستاذ يُرَّحِل إليه هذه المعاملات بعد تبويبها بحسب تصنيفات، وغيرهم يضيف دفاتر تعتني بالمخزون أو بالأوراق القانونية.

 نتعرف على أنواع الدفاتر المحاسبية الشائع استخدامها من قِبل التجار بالتفصيل خلال السطور القليلة القادمة.

دفتر اليومية

دفتر اليومية هو سجل محاسبي يستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية اليومية بشكل مفصل. يتم ترتيب المعاملات حسب تاريخ حدوثها، مما يساعد على تتبع الأنشطة المالية اليومية للشركة.

دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ يعتبر نسخة مطورة من دفتر اليومية حيث يحتوي على حسابات الشركة المختلفة بعد ترحيل المعاملات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، حيث يتم تصنيفها حسب نوع الحساب، مثل الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات.

دفتر المخزن

دفتر المخزن يستخدم لتتبع المخزون المتاح. ويتضمن معلومات عن الكميات المتاحة، الكميات المستلمة، والكميات المباعة أو المستخدمة، مما يساعد في إدارة المخزون بكفاءة.

دفتر الجرد

غرض دفتر الجرد توثيق نتائج عمليات الجرد الفعلي للمخزون. ويتم تحديثه بشكل دوري لتسجيل الكميات الفعلية الموجودة في المخزن، مما يساعد في التحقق من دقة سجلات المخزون المُسجَّلة في دفتر المخزون بعد مطابقتها بالأرقام الناتجة عن الجرد.

دفتر الخزينة

دفتر الخزينة دفتر مالي غرضه معرفة جميع المعاملات النقدية الواردة والصادرة من خزينتك. ويساعد في تتبع حركة النقدية اليومية وضمان دقة الحسابات النقدية.

دفتر الأوراق المالية

يعتني دفتر الأوراق المالية بالجوانب القانونية والعقود والأوراق إذ يختص بجميع المعاملات المتعلقة بالأوراق المالية مثل الأسهم والسندات. ويتضمن معلومات عن عمليات الشراء والبيع، وقيم الأوراق المالية، مما يساعد في إدارة الاستثمارات المالية وتخطي بعض العقبات الناتجة عن الأخطاء القانونية.

كيفية مسك الدفاتر المحاسبية؟

رغم بساطة مسك الدفاتر المحاسبية؛ فهناك خطوات عملية ينبغي اتباعها لتكون دقيقة وصحيحة، نستعرض هذه الخطوات بالترتيب من خلال النقاط القليلة التالية:

• يجب حصر جميع المستندات المُثبِّتة لتمام العمليات المالية؛ كالفواتير وسندات الصرف والقبض والشيكات، وتسمى هذه الأوراق المالية بالوثائق المصدرية. 

• حلل الوثائق المصدرية بحسب ما أنفقت وما قبضت، وحاول إعادة ترتيبهم بطريقة أوضح، لتيسير الخطوة الخاصة بتسجيل المعاملات المالية. 

• سجِّل المعاملات المالية الموجودة في وثائق المصدر في دفتر اليومية بحسب تاريخ وقوع المعاملة ونوعها.

• بعد إقفال السجلات المؤقتة، رحل المعاملات المستمرة معك إلى دفتر الأستاذ.

• أغلق الفترات المحاسبية في أوقات انتهاء كل فترة، وهو ما يعد التوقيت المناسب لإعداد ميزان المراجعة والإقرارات الضريبية.

• أصدر التقارير المالية المرادة والقوائم المالية كقائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، وقائمة التدفقات النقدية.

أهمية مسك الدفاتر المحاسبية؟

مسك الدفاتر المحاسبية يساعد على تحقيق الحد الأدنى من ضبط المعاملات المالية، وبالطبع هذا له بعض الفوائد: 

• تنظيم المعاملات المالية وتصنيفها وتحليلها للحصول على معلومات مفيدة تساعد على توجيه الشركة ماليًا.

• فصل الملكية الشخصية عن ملكية الشركة وإعفائك من تحمل التبعات المالية والقانونية التي قد يتعرض لها نشاطك التجاري.

• دفع مستحقاتك الضريبية الحقيقية بناءً على معاملاتك دون زيادة ناتجة عن تقدير جزافي خاطئ، وكذا توفير المبالغ المالية المفروضة كجزاءات نتيجة لعدم التزامك بالقوانين الضريبية التي تفرض مسك الدفاتر المحاسبية.

• تحسين الممارسات المالية والإنفاقية الخاصة بك في ضوء الإرشادات الناتجة من التتبع المحاسبي الدقيق لمعاملاتك المالية. 

ما الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر؟

مسك الدفاتر ترجمة لمصطلح Record and book-keeping وهو ما يعني بتسجيل الحسابات وحفظها دون التطرق للمعاملات المحاسبية الأعمق والأكثر دقة، وبالطبع مسك الدفاتر بهذا الوصف جزء من المحاسبة لكن لا يمكن اختزال المحاسبة في مسك الدفاتر. 

تعتد المحاسبة أكثر بالجوانب التحليلية الاستقرائية؛ لتأويل البيانات المالية التي قمنا بتسجيلها وحفظها، ثم استخراج التوجيهات المعنية بتحسين الأداء المالي للمنشأة، لذا المحاسبة أداة استراتيجية أكثر وتحليلية، بينما مسك الدفاتر يتوقف عند الجانب التنظيمي الخاص بتسجيل المعاملات.

الآثار المترتبة على عدم مسك الدفاتر

مسك الدفاتر يعتبر أبسط طريقة لتتبع الجوانب المالية لنشاطك التجاري، وعدم مسك الدفاتر يعني في أغلب الأحوال غياب تسجيل وتحليل وضبط المعاملات المالية، ولا شك يترتب على ذلك بعض الآثار، نذكر منها التالي: 

• لن يسهل عليك تحديد موقف نشاطك التجاري بالربح أو الخسارة، حيث لن تدلك أرقام الربح اليومي على توجهك الدقيق ولا يعني المبلغ المكتسب كونه أرباح، فالأمر يتطلب تتبع لفترات طويلة وتحليل والقيام ببعض المعادلات والعمليات المالية لتعرف إن كنت تكسب حقًا أو تخسر! 

• هل موظفيك الجدد أكثر كفاءة وأضافوا للعمل أم العكس؟ هذه من النقاط التي تضح من خلال مسك الدفاتر والتحليل المحاسبي، لذا حين غياب الدفترة؛ انس أمر قياس الأداء للموظفين أو للعمل ككل.

• القرار الصائب يٌبنى على البيانات، ولا بيانات بلا مسك الدفاتر، فاستعد لفترات طويلة من التخبط والقرارات الخاطئة باهظة الثمن إن كنت استغنيت بالفعل عن مسك الدفاتر.

• الاستراتيجية لا تنبت من العدم، إنما تقوم على تحليل الفترات المالية السابقة واستنباط أفضل الطرق الموصى باتباعها في المستقبل، وتعاني الأعمال التجارية التي لا تعتد بمسك الدفاتر من انعدام القدرة على التخطيط الاستراتيجي السليم.

• غالبًا ما تعتبر الأعمال التجارية غير المتبعة لأي منهجية لمسك الدفاتر خارج الغطاء القانوني، ويعتبر الأمر نوعًا من التلاعب غير المُصدَّق عليه من الجهات القانونية المختصة، وهو ما قد يترتب عليه مطالبة هذه الجهات العمل التجاري بالضرائب بناءً على التقديرات غير الدقيقة. 

كيف تساعدك الأنظمة المحاسبية في عملية مسك الدفاتر؟

تساعد الأنظمة المحاسبية على أتمتة جانب كبير من عملية مسك الدفاتر، فتعفيك من الجهد والوقت المبذولين في إدخال البيانات المالية وتنظيمها يدويًا، ويختلف قدر هذه الأتمتة باختلاف النظام المحاسبي المستخدم. وتعد الأنظمة المحاسبية واجبة في عصرنا الحالية، فلا تعد بالرفاهية التي يمكنك الاستغناء عنها أو الاكتفاء بمسك الدفاتر لتحقيق الفائدة المرجوة، إذ تختلف الفائدة المحصلة بدرجة كبيرة في حالة استخدامك النظام المحاسبي عن حالة الاكتفاء بمسك الدفاتر.

ويمكنك الاعتماد على برنامج المحاسبة الإلكتروني من دفترة، حيث يساعدك في عملية مسك الدفاتر من خلال ضغطات زر بسيطة.

ختامًا، التعرف على مسك الدفاتر يعطيك لمحة عن تاريخ وتطور المعاملات المحاسبية، لكن لا يُنصح باتباعه كنمط محاسبي كافي لإدارة تعاملاتك المالية. أعطي نفسك فرصة للتعرف على الأنظمة المحاسبية دون التخوف من كونها أكثر تعقيدًا أو تكلفة حيث يعتبر هذا التصور سطحي بعض الشيئ، فالأنظمة المحاسبية في حقيقة الأمر تجعل عملك أيسر وتعطيك عائد أعلى على الاستثمار يشجعك على الاشتراك في أحدها.