ما هو نظام الحضور والانصراف؟ وكيف تديره بسهولة في شركتك؟

تؤثر الإدارة العشوائية في مواعيد العمل بالمؤسسات بشكل واضح على جميع جوانب الأداء. فهي تقلل من رضا الموظفين، وتخفض الإنتاجية، وتُحمِّل المؤسسة تكاليف إضافية دون فائدة حقيقية. لذلك، يتطلب الأمر نظامًا فعالًا لإدارة الحضور والانصراف، لضبط العمل وتحقيق الأهداف بدقة، مما يجعل بيئة العمل أكثر تنظيمًا وإنتاجية.

مفهوم إدارة الحضور والانصراف

تتعلق إدارة الحضور والانصراف في المؤسسات بمتابعة الممارسات المتعلقة بمواعيد بدء الموظفين لأعمالهم ومراقبة ساعات العمل التي يقضونها وأوقات الاستراحة ومواعيد بداية ونهاية العمل والإجازات والأذونات المسموحة لهم خلال الشهر وغيرها.

وتعتبر إدارة الحضور والانصراف في المؤسسات واحدة من المهام الرئيسية التي تُكلف بها إدارة الموارد البشرية، لأنها تؤثر بشكل كبير في تحسين إنتاجية الشركة وتوفير نظام إداري يتوافق مع احتياجات الموظفين دون أن يؤدي بهم إلى الاحتراق الوظيفي نتيجة العمل لفترات طويلة دون راحة أو الإهمال نتيجة عدم وجود نظام واضح يضبط مواعيد عملهم بدقة.

أهمية إدارة الحضور والانصراف للموظفين

يؤثر النظام المتبع في إدارة الحضور والانصراف في المؤسسات بشكل كبير على بيئة العمل وعلى رضا الموظفين وتحقيق أهداف المؤسسة بشكل عام. وتكمن أهميته فيما يلي:

1ـ تحسين الإنتاجية

يؤدي وجود نظام فعال في إدارة الحضور والانصراف في المؤسسات إلى تحسين الإنتاجية بشكل عام بنسبة كبيرة، فهذا الأمر من شأنه أن يقسم المهام المطلوبة على الموظفين بشكل دقيق وضمان أداء تلك المهام في أوقاتها المحددة بنسبة كبيرة.

وتستهدف المؤسسات في الوقت الحالي إيجاد نظام عمل قائم على أوقات مرنة أو أساليب متنوعة تعزز من رضا الموظفين وبالتالي تحسن من إنتاجيتهم، فعلى سبيل المثال تلجأ بعض الشركات إلى جعل أسبوع العمل مكونًا من 4 أيام فقط لتوفر المزيد من الوقت لرفاهية موظفيها.

2ـ التحكم في التكاليف

كما أن وجود موظفين زائدين عن الحد الذي تحتاجه المؤسسة قد يضر بها اقتصاديًا من خلال دفع مرتبات أكثر دون حاجة لذلك، فإن وجود موظفين أقل مما تحتاجه المؤسسة قد يضرها أيضًا، لأنه قد يترتب على هذا الأمر تأخر تسليم الأعمال والالتزام مع العملاء وغيرها من المشكلات. لذلك ينبغي على المؤسسات أن تعين العدد الكافي لها من الموظفين وتدير أوقات حضورهم وانصرافهم بدقة حتى تتمكن من الاستفادة من الموظفين بأفضل شكل ممكن دون أن تضر المؤسسة أو تظلم الموظفين.

3ـ الاحتفاظ بالموظفين وزيادة ولائهم

يترتب على إدارة الموارد البشرية بشكل فعال تعزيز شعور الموظفين بالرضا عن عملهم بشكل كبير، والأمر نفسه يتحقق إذا أدارت المؤسسة الحضور والانصراف بدقة وبشكل يمنع بقاء الموظف لساعات طويلة دون راحة لإنهاء العمل أو عدم قدرته على الحصول على الإجازات أو الأذونات بسبب قلة عدد الموظفين. كل ذلك في النهاية يؤثر على ولاء الموظفين للمؤسسة وبقائهم فيها لسنوات طويلة.

4ـ الحد من الغيابات المفاجئة

وجود نظام واضح للحضور والانصراف ينظم جدول العمل داخل المؤسسة من شأنه أن يضمن استمرار سير العمل بانتظام دون تعرض لأي مشكلات مفاجئة ويحد من الغيابات التي تحدث في اللحظات الأخيرة، حيث لن يضطر الموظفون لذلك لوجود فترات راحة وإجازات دورية لهم تضمن لهم راحتهم وتحافظ على الفعالية في أداء مهامهم إلى جانب الحفاظ على وجود نظام يغطي غياب أي موظف بسبب عذر قهري مفاجئ أو غيرها من الأسباب دون أن تتأثر الإنتاجية بشكل واضح بسبب تلك الظروف.

كما أن الغيابات المفاجئة قد تؤثر سلبًا على رواتب الموظفين بسبب خصم الغياب من الراتب، وبالتالي يتضرر الموظفون وصاحب العمل على السواء.

5ـ إدارة الإجازات والأذونات 

وجود نظام فعال في إدارة الإجازات والأذونات يحمي الشركة من حدوث اضطراب في جدول أعمالها بسبب العشوائية في الموافقة على تلك الإجازات. حيث تراعي الإدارة خطط الإجازات السنوية وإجازات الأمومة أو الأبوة والإجازات المرضية والعطلات الرسمية وغيرها، بشكل يوازن بين رضا الموظفين واستمرار الأعمال بكفاءة ويتوافق مع قوانين العمل وسياسات المؤسسة في الوقت نفسه.

ويمكن لأصحاب العمل على الاعتماد على نموذج طلب إجازة جاهز من دفترة حتى يملاؤه الموظف قبل طلب الإجازة لمساعدتك في إدارة وتنظيم الإجازات بشكل فعال.

6ـ السيطرة على العمل لوقت إضافي والعمل عن بعد 

قد يؤدي غياب نظام إدارة فعال للحضور والانصراف في المؤسسات إلى مشكلات كبيرة في حساب ساعات العمل الإضافية التي عملها كل موظف خلال الشهر، كذلك صعوبة احتساب الوقت الذي يعمل خلاله الموظفون الذين يلتزمون بعقود عمل عن بعد. هذه الأمور قد تؤثر على المؤسسة وإنتاجيتها وعلى الموظفين أنفسهم ويؤدي إلى حدوث اضطرابات عديدة في إدارة العمل.

7ـ توفير المزيد من الوقت

إلى جانب ما يضيعه الموظفون من وقت خلال يوم عملهم في حالة غياب نظام إدارة الحضور والانصراف في المؤسسات، تستغرق إدارات الموارد البشرية أيضًا الكثير من الوقت في حساب ساعات عمل كل موظف ومدة الاستراحات التي يستقطعها من يومه وغيرها من الإجراءات التي يمكن أن تحسبها بسهولة وتلقائيًا من خلال نظم إدارة الحضور والانصراف الإلكترونية ومن أبرزها نظام "دفترة".

ما هي جدولة الدوام في نظام الحضور والانصراف؟ 

يساعد نظام جدولة الدوام في إدارة الحضور والانصراف المؤسسات على التحكم بشكل كامل في الإدارات التي يعمل الموظفون فيها بالساعة أو الإدارات التي تتطلب وجود موظفين على مدار الساعة مثل خدمة العملاء أو أقسام الطوارئ في المستشفيات أو غيرها. يتم وضع جدول عمل محدد قد يتغير كل فترة بالتناوب، مما يضمن التزام كل موظف بساعات عمله دون تقصير أو تأخير.

كما يساعد هذا النظام الإدارات على حساب الرواتب التي يستحقها الموظفون الذين يعملون بالساعة، مما يسهل عملية الدفع دون أي مشكلات.

ويمكنك الاعتماد على نموذج جدول دوام موظفين الجاهز من دفترة للبدء في تنظيم دوام الموظفين.

ما هي القطاعات التي تحتاج نظام الحضور والانصراف؟ 

تحتاج أغلب القطاعات إلى نظام فعال لإدارة الحضور والانصراف مثل قطاعات الأعمال والمصانع والمؤسسات المالية والمدارس والمستشفيات والمتاجر. بالإضافة إلى المؤسسات التي تظل فيها الخدمة مستمرة على مدار الساعة، تحتاج أيضًا إلى نظام دقيق يحسب وقت كل موظف وموعد تسليم العمل لموظف آخر لضمان استمرار الأعمال دون أي تقصير.

أنواع أنظمة الحضور والانصراف في المؤسسات 

تتعدد أنواع الأنظمة التي تتبعها إدارات الموارد البشرية في المؤسسات المختلفة للتحكم في حضور وانصراف الموظفين، ومن أبرز هذه الأنظمة نذكر ما يلي:

1ـ تسجيل الحضور والانصراف يدويًا

ويعتمد هذا النظام على قيام الموظف بتسجيل موعد حضوره وانصرافه بنفسه في دفتر مخصص لذلك حيث يضيف التوقيت بدقة إلى جانب توقيعه الخاص.، وذلك من خلال الاعتماد مثلًا على نموذج حضور وانصراف الموظفين.

2ـ بصمة الأصابع أو الوجه

ويُعد أحد أكثر الأنظمة انتشارًا في الوقت الحالي، وهو عبارة عن جهاز يقرأ بصمة أصابع الشخص أو ملامح وجهه عند الحضور أو الانصراف ومن ثم يجمع الجهاز بيانات كل الموظفين في ملف واحد يستخدمه فيما بعد متخصص الموارد البشرية لحساب الخصومات والرواتب الموظفين وأجور ساعات العمل الإضافية.

3ـ الاعتماد على أرقام شخصية سرية

ويقوم كل موظف في هذا النظام بإدخال رمز محدد أو رقم سري أو رسمة ما في الجهاز ليثبت حضوره أو انصرافه، لكنه لا يعد من الأنظمة الدقيقة لأنه يمكن التلاعب فيه بسهولة كبيرة.

4ـ التسجيل على الموقع الإلكتروني 

ويتطلب هذا النظام أن يكون لدى جميع الموظفين الصلاحية للدخول إلى الموقع الإلكتروني للشركة وتسجيل الدخول والرقم السري لحساب بداية مواعيد العمل ونهايتها. ما يعيب هذا النظام هو الحاجة إلى أن تكون شبكة الإنترنت مستقرة طوال الوقت.

5ـ البطاقات المغناطيسية 

ويعتمد هذا النظام على قيام الموظف بتمرير بطاقة شخصية تحتوي على كافة بياناته على جهاز مخصص لذلك لتسجيل حضوره وانصرافه.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج لإدارة حضور وانصراف الموظفين

كيف تختار النظام المناسب لمؤسستك؟ 

مع تعدد الأنظمة المتاحة بشكل رقمي في الوقت الحالي، باتت كثير من الإدارات تشعر بالتردد عند اختيار نظام إدارة الحضور والانصراف المناسب لها بشكل صحيح. فيما يلي نوضح بعض المعايير الأساسية عند الاختيار:

1ـ الأمان والخصوصية 

عند اختيار نظام لإدارة الحضور والانصراف في المؤسسة ينبغي التأكد من أن النظام الذي اخترته يوفر لك أعلى درجات الأمان والخصوصية ويحمي بياناتك من الاختراق، لأن هذه البيانات حساسة إلى درجة كبيرة ولا يمكن لأي شخص أن يطلع عليها، فهي تربط بين البيانات الشخصية للموظفين وقيمة رواتبهم ومواعيد عملهم وغيرها من الأمور.

2ـ سهولة الوصول والاستخدام  

تستهلك عملية إدارة الحضور والانصراف وقتًا كبيرًا من موظفي الموارد البشرية كل شهر، وقد يترتب عليه في النهاية أخطاء تضر بمصلحة الشركة. هذا الأمر يستدعي أن تختار نظامًا يتميز بسهولة إدارته واستخدامه؛ ليوفر عليك كل هذا الوقت والمجهود لأعمال أخرى تساعد على الارتقاء بإدارة مواردك البشرية.

3ـ الدقة في تجميع البيانات 

يترتب على نظام الحضور والانصراف حساب الرواتب الشهرية، وأي خطأ، ولو كان صغيرًا، في البيانات قد يؤدي إلى تكبد الشركة مبالغ مالية إضافية أو خصم رواتب الموظفين دون وجه حق. سواء كان الخطأ في احتساب الرواتب أو التأثير على حقوق الموظفين، ستنتج عن ذلك مشكلات كبيرة تؤثر على سمعة الشركة. لذلك، من الضروري اختبار النظام المختار لفترة مناسبة للتأكد من دقته.

4ـ مناسب للميزانية

بعض أنظمة إدارة الحضور والانصراف تقدم العديد من الميزات والخصائص المدهشة، لكن قد لا تحتاج مؤسستك إلى جميع هذه الوظائف في تنظيم العمل اليومي. وبالتالي، قد تجد نفسك تدفع أكثر من اللازم دون الاستفادة من المزايا الإضافية. من الأفضل البحث عن نظام يقدم لك الخدمات التي تحتاجها بالفعل، وبالسعر الذي يتناسب مع ميزانيتك.

اقرأ أيضًا: أهمية مسير الرواتب للموظفين وكيفية إعداده

كيف يساعدك دفترة في إدارة حضور وانصراف الموظفين؟

يقدم لك دفترة كل الأدوات التي تحتاجها لإدارة نظام الحضور والانصراف في مؤسستك. يمكنك حساب سجلات رواتب الموظفين تلقائيًا بمجرد إضافة ملف الحضور والانصراف، سواء عبر سحبه من جهاز البصمة أو تحديد آلية لتأكيد حضور الموظف، مثل التحديد الجغرافي أو التقاط صورة شخصية له، حسب احتياجاتك، وذلك من خلال برنامج إدارة الحضور والانصراف من دفترة. 

كما يتيح لك دفترة تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجات شركتك، بما في ذلك إضافة سياسات العمل، تحديد مواعيد العطلات، نظام الإجازات، وتوزيع نوبات العمل عبر واجهة سهلة وبسيطة. 

يُساعدك النظام على تتبع بيانات الموظفين، مثل رواتبهم الشهرية، رصيد إجازاتهم، ساعات العمل الإضافي، وغير ذلك من البيانات التي توفر لك صورة واضحة عن سير العمل في مؤسستك. 

وكما نصحناك في المقال بضرورة تجربة النظام الذي ستختاره للتأكد من فعاليته، نقدم لك في دفترة ميزة تجربة النظام لمدة 14 يومًا مجانًا، مع وجود فريق محترف من خدمة العملاء جاهز لمساعدتك على مدار الساعة. تريد معرفة المزيد من الخدمات والمميزات وخطط الأسعار؟ تواصل معنا الآن، وسنجيبك على كل استفساراتك.

ختامًا، فإن إدارة نظام الحضور والانصراف في مؤسستك من شأنه أن يحافظ على رضا الموظفين ومصلحة المؤسسة في آن واحد. وفي هذا المقال أوضحنا لك كل ما يتعلق بنظم إدارة الحضور والانصراف وكيف تختار النظام الأفضل لك.