قسيمة الراتب وأهميتها لأصحاب العمل والموظفين

قسيمة الراتب هي الدليل الذي يعكس التقدير المادي لكل موظف داخل المنشأة نظير جهده المبذول في تأدية مهامه ومسؤولياته خلال ساعات العمل المحددة أو الإضافية، فكيف يُمكن أن تؤثر قسيمة الراتب الشهرية على القرارات المالية المؤسسية والشخصية؟ هذا ما نوضحه من خلال شرح أهمية قسيمة الراتب لأصحاب العمل والموظفين، وكيفية إعدادها بسهولة من خلال الحلول الذكية الذي يوفرها نموذج قسيمة الراتب من دفترة.

ما هي قسيمة الراتب؟

يُشير معنى قسيمة الراتب إلى الوثيقة التي تصدرها إدارة الحسابات إلى الموظف لتوضح له عرضًا تفصيليًا عن دخله، وأرباحه وخصوماته، والراتب الإجمالي، وصافي الأجر، المدفوعين خلال فترة زمنية مُحددة. وتكون قسيمة الراتب بمثابة دليل يساعد أصحاب الأعمال في تحقيق الشفافية للموظفين بشأن دفع واستلام الرواتب الخاصة بهم.

مكونات قسيمة الراتب الشهرية

تتكون قسيمة الراتب الشهرية من مجموعة من العناصر الأساسية المتمثلة في:

1/ بيانات الموظف

يجب أن تتضمن قسيمة الراتب البيانات الشخصية للموظف وهي (اسمه بالكامل، ورقمه التعريفي، وعنوانه، وأرقام الاتصال الخاصة به).

2/ فترة التغطية

فترة الدفع التي يغطيها الراتب، والهدف من تحديد هذه الفترة هو إخبار الموظفين بالإطار الزمني الذي تم تعويضهم عنه، نظير القيام ببعض المهام والمسؤوليات.

3/ القيمة الإجمالية للراتب

القيمة الإجمالية للراتب عبارة عن المبلغ الإجمالي الذي يكسبه الموظف قبل أي خصومات.

4/ الخصومات

يوضح هذا القسم في قسيمة الراتب جميع الخصومات التي تم اقتطاعها من الراتب الإجمالي مثل الضرائب، والتأمينات، وأي خصومات عن السلوكيات أو التقصير في أداء المهام والمسؤوليات أو مخالفة لوائح المؤسسة.

5/ الأجر الصافي

قيمة الأجر الصافي الذي يحصل عليه الموظف بعد طرح جميع الخصومات المستحقة على الموظف.

6/ معلومات الشركة

يجب أن تتضمن قسيمة الراتب اسم جهة العمل، وعنوانها، ومعلومات الاتصال الخاصة بها، وشعار الشركة، وتكون هذه البيانات مفيدة لتوثيق قسيمة الراتب والتحقق من صحتها.

7/ التفاصيل الإضافية

تتضمن بعض قسائم الرواتب أحيانًا تفاصيل إضافية مثل عدد ساعات العمل الإضافية، والأجر المقابل لها، وأي مكافأت أو حوافز أخرى يحصل عليها الموظف.

اقرأ أيضًا: ما هو السلم الوظيفي وما أهميته

أهمية قسيمة الراتب لأصحاب العمل والموظفين

تُعتبر قسيمة الراتب أداة مهمة في إدارة الموارد البشرية والشؤون المالية سواء لأصحاب العمل أو الموظفين على حد السواء، فيما يلي أهم مميزات قسيمة الراتب:

أهمية قسيمة الراتب لأصحاب العمل

1/ توثيق الالتزامات المالية لرواتب الموظفين

تُعتبر قسيمة الراتب بمثابة توثيق يُظهر التزام الشركة بدفع رواتب الموظفين، كما تستخدم قسائم الرواتب في مراقبة التكاليف الثابتة لرواتب الموظفين والتكاليف المتغيرة لأجور العمالة، مما يساعد في اتخاذ القرارات المالية الصائبة بشأن الموارد البشرية في المؤسسة.

2/ الامتثال القانوني

تُعد قسيمة الراتب جزء من متطلبات الامتثال لتقديم الضرائب والالتزام بقوانين العمل ولوائح الحد الأدنى والحد الأقصى للأجور.

3/ تعزيز الشفافية والمصداقية في بيئة العمل

توفر قسيمة الراتب تفاصيل دقيقة حول عدد ساعات العمل، والخصومات المستحقة وأسبابها، وكذلك تعويضات العلاوات والمكافآت، وتعزز كل هذه التفاصيل الشفافية والمصداقية بين الإدارة والموظفين داخل بيئة عمل إيجابية ومُحفزة يسودها العدالة والمساواة.

قد يهمك أيضًا: كيفية إعداد مسير الرواتب للموظفين

أهمية قسيمة الراتب للموظفين

1/ فهم الدخل 

يساعد الاستعلام عن قسيمة الراتب في فهم تفاصيل الدخل وبنود الاقتطاعات الأساسية للضرائب والتأمينات، مما يساعدهم في إدارة شؤونهم المالية وتتبع نفقاتهم والتخطيط لميزانيتهم الشخصية بشكل أفضل بناءً على الدخل المتوقع.

2/ وثيقة إثبات الدخل

يُقدم الموظفون قسيمة الراتب كوثيقة ضمان لإثبات الدخل من أجل الحصول على القروض، أو الوحدات العقارية المُدعمة وغيرها.

3/ التخطيط المالي

تساعد القسيمة الموظفين على فهم حقوقهم المتعلقة بعدد ساعات العمل والأجر المقابل لها، والتعرف على التعويضات التقاعدية التي سيحصلون عليها بشكل قانوني نظير خصومات التأمينات التي توضح في قسيمة الراتب.

اقرأ أيضًا: تخطيط الموارد البشرية وكيفية القيام به

كيف تعد قسيمة الراتب؟

فيما يلي الخطوات التفصيلية لإعداد قسيمة الراتب بشكل يضمن صحتها ودقتها:

• جمع المعلومات الأساسية للموظف (الأسم، والمسمى الوظيفي، ورقم الحساب المصرفي).

• تحديد الفترة الزمنية التي يغطيها الراتب.

• حساب عدد ساعات العمل التي عملها الموظف خلال فترة دفع الراتب المُحددة.

• تحديد معدل الأجر إما بالساعة أو الراتب الشهري.

• حساب إجمالي الراتب من خلال ضرب عدد الساعات في معدل الأجر.

• احتساب خصومات الضرائب المقتطعة مثل ضريبة الدخل، وخصومات التأمينات الصحية والاجتماعية، وأي خصومات أخرى مثل القروض أو السُلف.

• حساب الأجر بعد الاقتطاعات أو الخصومات من خلال طرح مجموع الخصومات من إجمالي الراتب.

• حساب الأجر الإضافي إن وجد حسب اللائحة الداخلية للشركة إما على الراتب الاجمالي، أو الأجر الصافي وذلك من خلال تحديد أجر الساعة العادية، والحد الأقصى لعدد ساعات العمل الإضافية، وحساب عدد ساعات العمل الإضافي، ومن ثم تحديد أجر ساعة العمل الإضافية، وحساب اجر العمل الاضافي من خلال ضرب ساعات العمل الإضافي في معدل أجر العمل الإضافي، وأخيرًا إضافة أجر العمل الإضافي إلى الدخل الأساسي أو الإجمالي قبل الخصم. 

•  استخدام قالب قسيمة الراتب لتنسيق كافة العناصر في إدخالات واضحة تبع مسمياتها.

• مراجعة قسيمة الراتب من قبل مسؤولي الموارد البشرية للتأكد من عدم وجود أخطاء، ومن ثم تحويلها إلى قسم المحاسبة للمراجعة الأخيرة.

• إرسال قسائم الرواتب إلى الموظفين عبر البريد الإلكتروني.

• الاحتفاظ بنسخ من القسائم لأغراض السجلات المالية.

قد يهمك أيضًا: كيفية حساب رواتب الموظفين بسهولة ويسر

نموذج قسيمة الراتب من دفترة

نموذج قسيمة الراتب من دفترة يُسهل على مسؤولي الموارد البشرية والحسابات عملية إعداد بيان الدخل للموظفين بسرعة ودقة، حيث يوفر النموذج كافة العناصر المكونة لقسيمة الراتب مع إمكانية حساب الأرقام تلقائيًا من خلال المعادلات الجاهزة في النموذج، مما يضمن صحة النتائج والأرقام النهائية و يقلل من الوقت المستغرق في الحسابات اليدوية، ويُمكن التعديل على النموذج وتخصيصه بما يتناسب مع احتياجات الشركة مثل إضافة أو حذف تفاصيل بعض البنود، ويضمن نموذج قسيمة الراتب من دفترة الامتثال للوائح المتعلقة بالضرائب ورواتب الموظفين.

إعداد قسيمة الراتب إلكترونيًا مع دفترة

بوفر برنامج حساب الراتب الشهري للموظفين من دفترة إعداد قسائم الرواتب إلكترونيًا من خلال لوحة تحكم بسيطة وسهلة الاستخدام فقط كل ما عليك اتباع الخطوات التالية:

تسجيل الدخول إلى حساب دفترة.

النقر على المرتبات في لوحة التحكم، واختيار قسائم الرواتب من القائمة المنسدلة.

النقر على اضف قسيمة الراتب.

ملء عناصر القسيمة كما هو موضح.

النقر على حفظ لتسجيل قسيمة الراتب.

ختامًا يجب الحرص على تكامل مكونات قسيمة الراتب وإعدادها بشكل صحيح من خلال الخطوات السابق ذكرها، حيث تُمثل قسيمة الراتب التزامًا من جهة العمل تجاه موظفيها لضمان الشفافية، لذا لا تغفل إعداد قسائم الرواتب بإنتظام من خلال أنظمة إدارة الموارد البشرية التي تسهل إعداد القسائم تلقائيًا بدقة وفي أقل وقت وجهد.