الكاتب : فهد أبو عميرة
ما هو مسير الرواتب للموظفين مع شرح كيفية إعداده
إعداد رواتب الموظفين شهريًا هي عملية مجهدة تتطلب المزيد من الوقت والجهد والدقة في القيام بها، وكثيرًا ما ينتج عنها أخطاء إذا تمت بشكل يدوي؛ لذلك نوضح لكم في هذا المقال أهمية مسير الرواتب في تنظيم عملية توزيع الأجور الشهرية، وكيف يمكنك الحصول على مسير للرواتب بضغطة زر.
ما هو مسير رواتب الموظفين؟
يُعرف مسير الرواتب على أنه وثيقة تقوم إدارة الموارد البشرية أو قسم المحاسبة في الشركة بتجهيزها للمساعدة على تنظيم المعلومات المتعلقة برواتب الموظفين الأساسية خلال فترة دفع معينة قد تكون يومية أو أسبوعية أو شهرية وتتبعها وتحدثيها باستمرار، فهي تتضمن تسجيل رواتب الموظفين ومكافآتهم والخصومات المستحقة وغيرها من البيانات المالية.
ويعتبر مسير الرواتب أمرًا ضروريًا لجميع الشركات على اختلاف أحجامها؛ للحفاظ على الدقة في توزيع الرواتب والتأكد من الالتزام باللوائح والقوانين المالية والضريبية وتعزيز كفاءة إدارة المرتبات في الشركة.
أهمية مسير الرواتب
يؤدي مسير الرواتب دورًا هامًا في تنظيم الشؤون المالية في المؤسسة والمتعلقة برواتب الموظفين بشكل كبير، وتكمن أهميته في أنه يوفر المزايا التالية:
المساعدة في إجراء حسابات سريعة ودقيقة وواضحة للرواتب بأكملها بعيدًا عن الأخطاء البشرية المتكررة قدر المستطاع.
سهولة التأكد في حالة وجود أي تناقضات بين ما دفعته الشركة من رواتب وما هو مُسجل بالفعل في مسير الرواتب.
سجلات آمنة يمكن العودة إليها في أي وقت بسهولة ويسر؛ للتأكد من أي معلومات تحتاجها.
يوفر الكثير من الجهد والوقت اللذين تهدرهما الشركات في حساب الرواتب يدويًا؛ فضلًا عن تلافي ما قد ينتج عن تلك العملية اليدوية من أخطاء.
يعتبر مسير الرواتب وثيقة رسمية ومنظمة ودقيقة يمكن أن تقدمها المؤسسات إلى الجهات الرقابية أثناء عمليات التفتيش أو المراجعة الضريبية.
يساعد مسير الرواتب الشركات على اتخاذ القرارات بطريقة مستنيرة معتمدة على بيانات واضحة ودقيقة ومنظمة.
كيفية إعداد مسير الرواتب للموظفين
تمر عملية إعداد مسير الرواتب بأكثر من مرحلة لتحصل في النهاية على مستندات دقيقة وواضحة لأقصى حد ممكن، وتتمثل خطوات إعداد مسير الرواتب فيما يلي:
1ـ اختيار النظام المتبع
تتجه كثير من الشركات الناشئة ذات العدد المحدود من الموظفين إلى تنظيم الرواتب بطريقة يدوية، بسبب ضعف الإمكانيات والرغبة في توفير النفقات، لكن مع نموها يصبح اللجوء إلى شخص متخصص في هذا الأمر أو برنامج إلكتروني احترافي متخصص في الإدارة المالية أمرًا ضروريًا؛ لذلك ينبغي عليك اختيار الطريقة الأفضل لك بحسب حجم مؤسستك.
2ـ وضع سياسة الرواتب الخاصة بمؤسستك
ينبغي على كل شركة أن تحدد سياسة الرواتب الخاصة بها، سواء مواعيد دفع الرواتب أو كيفية دفعها أو الخصومات والإجازات وغيرها من الضوابط والمزايا المختلفة في نظام عملها بشكل واضح.
3ـ تجميع معلومات الموظفين
ينبغي عليك أن تجمع كل بيانات موظفيك التي تحتاجها لتضيفها في مسير الرواتب الخاص بمؤسستك، مثل الاسم ورقم الهوية وبيانات التأمين الاجتماعي وأرقام الحسابات المصرفية وغيرها من المعلومات التي تراها مهمة.
4ـ تتبع وقت الحضور والانصراف
ينبغي على إدارة الشركة أن تضع نظامًا مناسبًا لتتبع حضور وانصراف الموظفين وتسجيل ذلك وتجميعه لرفعه في مسير الرواتب من أجل تحديد الخصومات أو أوقات العمل الإضافي لمزيد من الدقة في حساب الرواتب وفقًا للقوانين واللوائح المنظمة للعمل.
5ـ مراجعة البيانات وتصحيح الخطأ
قبل القيام برفع مستند مسير الرواتب إلى الإدارة العليا ينبغي على إدارة الموارد البشرية أو قسم المحاسبة مراجعة البيانات بدقة أكثر من مرة، وتصحيح أي أخطاء موجودة فيها، وذلك إذا كنت تستخدم طريقة يدوية في إنشاء مسير الرواتب أو لتيسير الأمر عليك يمكنك استخدام برامج متخصصة في حساب مسيرات الرواتب مثل دفترة.
تحتاج إلى المساعدة في إنشاء مسير رواتب احترافي لمؤسستك؟ بإمكانك الحصول عليه الآن بسهولة من خلال موقع دفترة؛ لتجعل نظامك المالي أكثر تنظيمًا ودقة.
ما هي محتويات مسير الرواتب؟
تصمم بعض المؤسسات مسير الرواتب بشكل معقد ويحتوي على كثير من المعلومات في حين تقوم شركات أخرى بإدراج المعلومات المهمة فقط فيكون شكله أبسط، الحقيقة أنه لا معيار واحد في هذا الأمر، فكل شركة تختار ما يناسبها ويحقق أهدافها من حفظ السجلات وسهولة الرجوع إلى البيانات والمساعدة في اتخاذ القرارات المستنيرة.
ولكي يؤدي مسير الرواتب دوره بفعالية في تنظيم البيانات المتعلقة بأجور الموظفين ينبغي أن يحتوي على بعض الأمور الأساسية، والتي تتمثل فيما يلي:
1ـ المعلومات الأساسية عن الموظف
يجب أن يحتوي مسير الرواتب على بعض المعلومات الأساسية عن الموظفين مثل أسمائهم وأرقام هويتهم وتاريخ استحقاق الراتب ونسبة الضرائب التي يتحملونها وغيرها من المعلومات الضرورية؛ مما يجعل عملية تحديد الخصومات والضرائب والرواتب المستحقة دقيقة إلى أقصى درجة ممكنة.
2ـ الفترة الزمنية المستحقة للراتب
كذلك يحتوي مسير الرواتب على نوع العقد الذي يربط بين الشركة والموظف، هل يعمل بدوام كامل أم جزئي أم يتقاضى راتبه بالساعة؟ مما ييسر من حساب الراتب المستحق بناءً على الفترة التي يلتزم فيها الموظف بالعمل مع الشركة.
3ـ الرواتب والخصومات المستحقة
ويجب أن يتضمن مسير الرواتب ما يستحقه الموظف من أجر والخصومات التي يلتزم بدفعها مثل الضرائب ومستحقات بعض المزايا التي يحصل عليها وغيرها، وكذلك خصومات التأخير والعقوبات الجزائية، ليحصل في النهاية على الراتب النهائي الذي سيتقاضاه بشكل دقيق ووفقًا للوائح والقوانين المتبعة.
4ـ معلومات الدفع
يحتوي مسير الرواتب على الطريقة التي تدفع بها الشركة الرواتب لموظفيها، هل يتقاضون رواتبهم نقدًا أم من خلال الحسابات البنكية؟ مع إضافة أرقام حسابات الموظفين في المستند بشكل أساسي ليسهل العودة إليه.
5- المعلومات الإضافية
كما يمكن أن يحتوي مسير الرواتب على مجموعة من المعلومات الإضافية التي قد تحتاج إليها الإدارة فيما بعد، مثل رصيد إجازات الموظف وما يتبقى له من إجازات سنوية مستحقة أو أي بيانات تراها مفيدة لك في عملية حساب الراتب تخصصها كيفما تشاء.
الحصول على نموذج مسير رواتب الموظفين
قد تكون عملية إنشاء مسير رواتب من البداية عملية مرهقة لك أو لا تمتلك الخبرة الكافية في إجرائها أو لا تمتلك الوقت الكافي للقيام بها؛ لذلك نوفر لك في دفترة نموذج مسير رواتب الموظفين جاهز يمكنك تحميله والعمل عليه فورًا.
كيف يساعدك دفترة في إعداد مسير الرواتب؟
يوفر لك برنامج دفترة نظام متكامل لإدارة رواتب موظفيك بشكل بسيط ودقيق، فيمكنك من خلال برنامج حساب الراتب الشهري في دفترة إنشاء مسير الرواتب لجميع الموظفين وكذلك إصدار قسيمة الراتب الخاصة بكل موظف بكل سهولة، كما نوفر لك فريق دعم محترف على مدار الساعة لمساعدتك في أي مشكلة قد تواجهك خلال استخدام البرنامج؛ لتحصل على مسير رواتب في أسرع وقت وبأعلى درجات الدقة التي تحتاجها.
الأسئلة الشائعة
1ـ من المسؤول عن إعداد مسير الرواتب في الشركات؟
تقع مسؤولية إعداد مسير الرواتب على عاتق قسم الموارد البشرية أو قسم المحاسبة في الشركة بشكل أساسي.
2- متى ترفع المؤسسات مسيرات الرواتب؟
تقوم المؤسسات السعودية برفع مسيرات الرواتب بشكل أساسي قبل نهاية دوام يوم 20 من كل شهر ميلادي، ما عدا بعض الحالات الطارئة أو التي يكون لها مبرر قانوني، حينها قد يختلف موعد رفع المسيرات بشكل استثنائي.
3ـ متى يتم رفع مسيرات الرواتب في وزارة الصحة؟
من المفترض أن تقوم وزارة الصحة السعودية برفع مسيرات الرواتب الخاصة بها بحلول يوم 25 من كل شهر ميلادي على أن تبقى المسيرات لمدة أسبوع واحد ثم يتم حجبها استعدادًا لتجهيز مسيرات رواتب الشهر الجديد.
ختامًا، قدمنا في هذا الموضوع أبرز المعلومات حول مسير الرواتب وكيف يمكنك تنظيمه بسهولة من خلال دفترة، إذا نال الموضوع إعجابك، تابعنا للتعرف على كل ما يتعلق بعالم المحاسبة وإدارة الأعمال.
