أهداف الأداء الوظيفي وكيفية قياسه وتطبيقه

يعتقد البعض أن الأداء الوظيفي يقتصر فقط على إنجاز المهام اليومية، ولكن يمتد مفهوم وتأثير الأداء الوظيفي إلى أبعاد كثيرة، فكيف يمكن أن يؤثر الأداء الوظيفي على نجاح المؤسسة بأكملها؟ وما هي معايير تقييم الأداء الوظيفي؟ كل هذا وتساؤلات أكثر يُمكن طرحها على الأداء الوظيفي في إطار الحديث عن تقييم سلوكيات ومهارات وخبرات الموظفين، لذا نستعرض دليل شامل عن أهداف الأداء الوظيفي، والمقصود بميثاق الأداء الوظيفي، والعوامل التي تؤثر في كيفية قياسه، ومن زاوية أخرى نوضح كيف يُمكن للموظف أن يتلقي نتائج الأداء الوظيفي ويستفيد منها لتحسين سيرته المهنية.

ما هو الأداء الوظيفي؟

الأداء الوظيفي هو الإطار أو المقياس الذي يتم على أساسه التأكد من تلبية الموظفين لأهداف وتوقعات المؤسسة، ذلك من خلال تقييم جودة عمل الموظفين وسلوكياتهم، ويشير الأداء الوظيفي أيضًا إلى مستوى الكفاءة والفعالية التي يؤدي بها الموظف المسؤوليات والمهام الموكلة إليه. وهناك مجموعة من المعايير والعوامل الرئيسية التي يتم من خلالها تحديد درجات تقييم الأداء الوظيفي مثل الدقة والحرفية والمهنية في إنجاز المهام، وتلبية المواعيد النهائية والقدرة على العمل الجماعي، وسنستعرض معايير تقييم الأداء الوظيفي بشكل تفصيلي خلال سطور المقال التالية.

أنواع الأداء الوظيفي 

فهم أنواع الأداء الوظيفي من قبل إدارة الموارد البشرية يساعد على تطوير استراتيجيات فعالة تساهم في تحسين أداء الموظفين بالمجالات المختلفة، وكذلك يتم تحديد أسس تقويم الأداء الوظيفي بناءً على نوع الأداء مما يسهل في النهاية عملية التقييم والتطوير، ويُمكن تقسيم أنواع الأداء الوظيفي كالأتي:

1/ أداء المهام

أداء المهام هي أحد أنواع الأداء الوظيفي، ويُشير إلى الوصف الوظيفي الذي تم تعيين الموظف عليه، وبمعنى آخر المهام الرسمية المُحددة بشكل جيد ويكون على الموظف تأديتها بدرجة الجودة وكمية الإنتاج المطلوبة، ويُركز هذا النوع من الأداء الوظيفي على النتائج النهائية التي يحققها الموظف مثل تحقيق الأهداف البيعية، أو إنجاز المشاريع في الوقت المحدد، ويُقيم بشكل أكبر الحاصلة النهائية وليست الجهود المبذولة.

2/ الأداء السياقي (أداء المواطنة التنظيمية) 

يُشير الأداء السياقي للأنشطة والسلوكيات التي يقوم بها الموظفون للمساهمة في الحفاظ على خلق بيئة عمل صحية اجتماعيًا ونفسيًا، ويكون هذا النوع من أنواع الأداء الوظيفي تطوعيًا ونابع عن دوافع جوهرية داخل الموظف نفسه، ولا يُحدد له مسؤوليات واضحة في الوصف الوظيفي مثل أداء المهام، كما أنه يُركز على الجهود المبذولة التي لا يُمكن قياسها كميًا، وينقسم الأداء السياقي إلى عدة أنواع فرعية:

• الأداء السلوكي ويُشير إلى سلوكيات الموظف في بيئة العمل، وقدرته على التكيف مع تغيرات الثقافة التنظيمية للمؤسسة.

• الأداء الإبداعي وهو قدرة الموظف على التفكير النقدي والتحليلي والقدرة على تقديم أفكار مبتكرة وذكية. 

• الأداء الجماعي يُشير إلى طريقة التواصل والتفاعل والتعاون بين الموظفين وقدرتهم على تحقيق أهداف الفريق.

3/ الأداء السلبي 

هو أحد أنواع الأداء الوظيفي التي تُشير إلى السلوكيات السلبية المتعمدة أو الغير متعمدة ويترتب عليها تأخير أو عدم تحقيق الأهداف الإنتاجية و الاستراتيجية للمؤسسة، ومن أبرز علامات الأداء السلبي عدم الالتزام بالأداء الأخلاقي ومبادئ العمل، وشخصيات الموظفين الصعبة التي تضر بالعمل الجماعي، و السلوكيات الإجرامية مثل الاختلاس أو النصب والسرقة.

4/ الأداء التطويري 

يُشير إلى مدى الرغبة الشخصية للموظفين نحو التعلم والتطور المهني وتحسين المهارات والمعارف العلمية والعملية.

اقرأ أيضًا: ما هو التحليل الوظيفي وأهميته للموارد البشرية

أهداف الأداء الوظيفي 

تتكامل أهداف الأداء الوظيفي للمؤسسة مع أهداف الأداء الوظيفي للأفراد، فكل من الموظفين والمؤسسات يسعى لتحقيق أهداف تتعلق بالنجاح والنمو، والتي يُمكن تحقيقها من خلال العلاقة المتبادلة التي تساهم في تحقيق الغايات المهنية للموظفين، والتوقعات الوظيفية للمؤسسة، فيما يلي أهداف الأداء الوظيفي للموظفين والشركات.

1/ أهداف الأداء الوظيفي للشركات

أ- تحسين وزيادة الإنتاجية 

تقييم الأداء الوظيفي للأفراد بالمعايير المحددة يؤدي إلى زيادة الإنتاج وتحسين جودته، مما ينعكس بالإيجاب على رضا العملاء وزيادة معدل الاحتفاظ بهم وجذب عملاء جُدد نتيجة تلبية توقعاتهم في الوقت المناسب.

ب- تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة 

تشجيع الأداء الوظيفي المتميز يُعزز من روح الابتكار والإبداع داخل المؤسسة، ويسهل تطوير أفكار جديدة تساعد في تحقيق الرؤية المؤسسية نحو الاستدامة الاقتصادية والاجتماعية، علاوة على ذلك يساعد تطوير وتحسين الأداء الوظيفي في الحفاظ على الريادة التنافسية للمؤسسة في سوق العمل.

جـ- استقطاب المواهب والحفاظ على الكوادر البشرية

متابعة الأداء الوظيفي بشكل دوري والحرص على الالتزام بتطبيق معايير وأسس تقويم الأداء لتحديد نقاط القوة والضعف، كل ذلك يساعد على خلق بيئة عمل إيجابية وتحسين التواصل بين الفرق والأقسام المختلفة، مما يساهم في تقليل معدل دوران الموظفين، وتسهيل الاستقطاب الوظيفي للكفاءات المتميزة.

2/ أهداف الأداء الوظيفي للموظفين

أ- تحقيق الأهداف المهنية 

تحديد المؤسسة لأهدافها ومتطلبات الأدوار الوظيفية بشكل واضح ومنظم يُحفز دوافع الأفراد المهنية لبذل أفضل أداء وظيفي وتكثيف الجهود من أجل تحقيق أهدافهم الشخصية في الحصول على الترقيات والمكافآت في سلم الرواتب للموظفين، والتقدم في المسيرة المهنية. 

ب- التوازن بين العمل والحياة الشخصية

تساهم مؤشرات وتقييمات الأداء الوظيفي الواضحة في إدارة الوقت بشكل أفضل من جانب الموظفين مما يساعدهم على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

قد يهمك أيضًا: تخطيط الموارد البشرية وكيفية القيام به

معايير تقييم الأداء الوظيفي

تُعتبر معايير تقييم الأداء الوظيفي من الأدوات الأساسية التي تساهم في تحسين وتقويم الأداء بشكل شامل وموضوعي، وترتبط معايير تقييم الأداء الوظيفي بمؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، والتي يُمكن من خلالها قياس التقدم نحو تحقيق أهداف المؤسسة بواسطة العناصر الآتية:

• دقة إنجاز المهام التي يتم التكليف بها.

• القدرة على تحديد أولويات العمل لتحقيق الأهداف الإنتاجية خلال جدول زمني مُحدد.

• مهارات التواصل والتفاعل، وقدرة الموظف على التفاوض وتوضيح أفكاره وآرائه سواء للزملاء أو العملاء، وقدرته على العمل الجماعي ودعم الفريق لتحقيق الأهداف العامة.

• مدى الالتزام بقيم وأخلاقيات المؤسسة، ومعايير وسياسات العمل داخلها.

• معدل رضا العملاء والمستخدمين.

• حصص المبيعات المتوقع تحقيقها خلال فترة زمينة مُحددة.

• المقارنة بين الإيرادات الفعلية وتوقعات الأرباح.

• المهارات التقنية التي تُقيس القدرة على استخدام البرامج والتطبيقات التكنولوجية الحديثة وحلول الذكاء الاصطناعي في تسهيل وتسريع انجاز المهام بأكبر دقة.

اقرأ أيضًا: ما هو نظام الحضور والانصراف؟ وكيف تديره بسهولة في شركتك؟

كيفية قياس الأداء الوظيفي

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب إتباعها لقياس الأداء الوظيفي وهي:

1/ تحديد معايير ذكية SMART Goals

يُشير مفهوم الأهداف الوظيفية الذكية SMART Goals إلى أن تكون الأهداف مُحددة وواقعية ومؤطَّرة زمنيًّا مثل زيادة مبيعات المنتج (أ) بنسبة (10%) خلال (60 يومًا) بدلاً من أن يكون الهدف زيادة المبيعات بشكل عام، وبالتالي تتحقق قابلية القياس للأهداف مما يساعد على تتبع التقدم، وكذلك ارتباط الأهداف الفرعية للمؤسسة مع الأهداف العامة فمثلاً إذا كانت الشركة تسعى لتحقيق هدف عام وهو لتحسين خدمة العملاء فتكون الأهداف الفرعية هي التواصل الدوري مع العملاء لتقديم خدمات ما بعد البيع، أو تسريع مدة الرد على استفسارات العملاء خلال ساعة على سبيل المثال وهكذا.

2/ مشاركة الموظفين 

مشاركة الموظفين في عملية قياس الأداء الوظيفي من خلال إبلاغهم بالمعايير المستخدمة في عملية قياس الأداء الوظيفي.

3/ تحديد الفترة الزمنية 

تحديد الفترات الزمنية المناسبة لقياس الأداء الوظيفي حسب حاجة العمل مثل التقييم السنوي، أو النصف سنوي، أو الربع سنوي، أو الشهري، ويُفضل تحديد فترة زمنية قصيرة ومتتابعة للتقييم للسماح بمرونة أكبر في تعديل الأهداف عند الضرورة بما يتواكب مع متطلبات العمل، والتكيف مع المتغيرات الطارئة، والتمكن من اكتشاف وحل المشكلات في الوقت المناسب، وتحسين الأداء بشكل مستمر.

4/ تعيين مسؤولي تقييم الأداء الوظيفي 

تحديد المسؤولين عن عملية قياس الأداء الوظيفي وتدريبهم على الأدوات والأساليب المستخدمة وفق نوع التقييم الوظيفي.

5/ جمع مؤشرات قياس الأداء الوظيفي 

جمع المعلومات والبيانات اللازمة بناء على معايير تقييم الأداء الوظيفي السابق توضيحها، ويُمكن الاستعانة برؤساء الأقسام، والزملاء، والعملاء للحصول على بيانات ونتائج واضحة حول مدى الالتزام بهذه المعايير، ويُمكن ايضًا الاستناد إلى نتائج قياس الأداء الوظيفي السابقة واستخدامها للمقارنة التاريخية وقياس معدل التطور.

6/ تنفيذ عملية قياس الأداء الوظيفي 

اختيار نوع الأداء الوظيفي المرغوب قياسه، وكذلك تحديد طريقة تقييم الأداء سواء من خلال استخدام:

• تقييم 360 درجة والذي يوفر رؤية شاملة عن أداء الموظف من خلال جمع البيانات متعددة من الزملاء، والمشرفين، والعملاء.

• التقييم من قبل المدراء بناء على المعايير المحددة.

• التقييم على أساس الأهداف Management By Objectives - MBO ويُقيس مدى تحقيق الأهداف المُحددة.

7/ تقديم وتوثيق نتائج قياس الأداء الوظيفي 

مناقشة نتائج قياس الأداء الوظيفي، وكذلك بحث سبل وفرص التطوير والتحسين حول الخطط المستقبلية وتوقعات المؤسسة، والاحتفاظ بنتائج قياس الأداء الوظيفي لكل موظف، لاستخدامها فيما بعد لاتخاذ القرارات المتعلقة بترقيات الموظفين في السلم الوظيفي.

8/ تقديم إنطباعات للموظفين 

تقديم التغذية الراجعة للموظفين عن نتائج قياس الأداء الوظيفي، وربط الأداء الوظيفي بالحوافز والمكافآت.

ماذا أكتب في تقييم الأداء الوظيفي؟

يتم كتابة عناصر التقييم في مقابل نتائج قياس كل معيار، وتوضيح الملاحظات سواء البناءة التي تشير إلى شكر وتقدير الموظف عن أدائه، أو الملاحظات عن الأداء السلبي بشأن الأخطاء المُتكررة، أو عدم الاستجابة للتطور المهني، وتشجيع الموظف على المشاركة في نقاشات مفتوحة حول نتائج الأداء.

ما هو ميثاق الأداء الوظيفي؟

ميثاق الأداء الوظيفي هو النموذج الذي يُحدد معايير والأهداف التي يتم على أساسها قياس الأداء الوظيفي والنتائج المستخدمة لتوضيح وقياس كل معيار، ويتم إعداد ميثاق الأداء الوظيفي من قبل المدير المسؤول ويوقع الموظف عليه، ويكون هذا التوقيع بمثابة التزام واضح بالمسؤوليات والمعايير المُحددة.

أسئلة حول الأداء الوظيفي

ما هي درجات تقييم الأداء الوظيفي؟

درجات تقييم الأداء الوظيفي هي أحد الطرق التي تستخدمها المؤسسات لقياس الأداء الوظيفي للأفراد، وتعتمد هذه الطريقة على تحديد أداء الموظف وفق مقياس رقمي تتراوح درجاته من 1 إلى 5 غالبًا، وتعتمد درجات التقييم على الترتيب التصاعدي بمعنى أنه زيادة درجة الموظف على المقياس تعني أدائه المثالي والمتميز، والعكس صحيح، كما هو موضح:

• 1 / 5 أداء ضعيف جدًا 

• 2 / 5 أداء ضعيف أو مقبول لكن دون المتوقع

• 3 / 5 أداء جيد

• 4 / 5 أداء جيد جدًا 

• 5 / 5 أداء ممتاز

هل يحق للموظف الاعتراض على تقييم الأداء الوظيفي؟

نعم يحق للموظف على الاعتراض على الأداء الوظيفي، ولكن في حالة التضارب والاختلاف بين أهداف ومعايير الأداء المطلوبة والموضحة للموظف من قبل، والأهداف التي تم القياس على أساسها، ويجب تقديم الاعتراض في سياق من المهنية والتهذيب.

كيف يساعد برنامج دفترة في تقويم الأداء الوظيفي؟ 

يُمكن من خلال تقارير الموظفين في برنامج إدارة الموارد البشرية من دفترة، الحصول على تقارير الورديات بشكل تفصيلي سواء لموظف واحد أو لعدة موظفين معًا، وكذلك التحكم في عرض ملخص تقرير الحضور حسب اليوم، أو الأسبوع، أو الشهر، أو السنة، أو القسم، وكذلك يُتيح دفترة الحصول على تقارير متابعة الوقت حسب الموظف أو المشروع مع فلترة الدورية الزمنية المناسبة لعرض تقارير تتبع الوقت إما بشكل يومي، أو اسبوعي، أو شهري، أو سنوي، وفي النهاية تساهم كل هذه التقارير في تقويم الأداء الوظيفي بدقة وفقًا لمعايير قياس وتقييم الأداء، كل ذلك يقدمه تجده بالاضافة إلى ميزات أخرى من خلال لوحة تحكم دفترة التي تتميز بسلاسة الاستخدام، والربط والتكامل مع برامج إدارة موارد المؤسسة، ودعم اللغة العربية. 

ختامًا بعد أن تطرقنا إلى شرح الأداء الوظيفي، وأنواعه، وما يجب كتابته في تقييم الأداء الوظيفي، ينبغي أن تحرص المؤسسات على استخدام برامج إدارة الموارد البشرية والاستفادة من الحلول الذكية المؤتمتة التي توفرها هذه الأنظمة مثل نظام دفترة السحابي المتكامل، وذلك من أجل تطبيق أهداف ومعايير قياس الأداء الوظيفي بنجاح بما يعود بالفائدة على تحسين الإنتاجية، وتعزيز الرضا الوظيفي، ودعم المؤسسات في تحقيق أهدافها وخلق بيئات عمل إيجابية ومُحفزة قائمة على العدالة والشفافية في تقدير جهود الموارد البشرية داخلها.