ما هو تحليل التكلفة والفائدة وما أهميته وكيفية القيام به

هل تفكر في إطلاق مشروع جديد وتخشى فشله؟ تحب المغامرة الاقتصادية لكن عواقبها قد تكون وخيمة؟ ربما يكون الحل هو عمل تحليل التكلفة والفائدة لمشروعك بشكل عميق قبل اتخاذ ذلك القرار.

ما هو تحليل التكلفة والفائدة؟

يُعرف تحليل التكلفة والفائدة (Cost-Benefit Analysis) على أنه قيام الإدارة المالية للمؤسسة بتحليل التكلفة المتوقعة للمشروع أو أي قرار تنوي الإدارة اتخاذه وتحديد الفوائد التي ستحصل عليها بعد تنفيذ هذا القرار، والمقارنة بين الأمرين بشكل موضوعي ودقيق.

ويصبح المشروع ذا جدوى كبيرة حينما تكون الفوائد المتوقعة أعلى من التكلفة المدفوعة، لكن إذا تفوقت خانة التكلفة فإن ذلك يستدعي إعادة تفكير في المشروع من الأساس.

ويطبق المحللون الاقتصاديون خلال هذه العملية تحليل التكلفة والفائدة على كل المسارات العملية المقترحة ومن ثم يعيدون ترتيبها وفقًا لمدى جدوتها وتأثيرها الإيجابي على المؤسسة.

وتتضمن تلك العملية قياس التكاليف المالية المباشرة وكذلك الأمور التي يصعب قياسها من الناحية المادية، على سبيل المثال قياس الفرص التي ستحصل عليها المؤسسة من خلال تواجدها في مدينة معينة إذا كانت ترغب في التوسع، وذلك من خلال وضع مؤشرات قياسية يتم التعويض عنها بالعملة فيما بعد؛ ليقيموا الأمر من مختلف زواياه.

كذلك، تحتاج الإدارة المالية في المؤسسة إلى أن تقيس تكلفة المخاطر المحتملة من المشروع؛ لمعرفة هل تستطيع المؤسسة تحملها إن حدثت أم ستؤدي إلى عواقب وخيمة تؤثر على استقرارها بشكل كبير.

كما أن بعض عمليات تحليل التكلفة والفائدة المتعمقة قد تشمل تحليل تكلفة الفرصة البديلة، وهي باختصار عملية لتحديد ما ستخسره الشركة عندما تختار أحد القرارات وتتنازل عن البدائل الأخرى؛ مما يساهم في اتخاذ قرار واعي وأعمق.

أهمية تحليل التكلفة والفائدة

بشكل واضح ومبسط تكمن الأهمية الكبرى لتحليل التكلفة والفائدة في أنه يساعد الإدارة على اختيار القرار الأفضل لهم من بين العديد من البدائل المطروحة أمامهم، وذلك بناءً على ما سيحققه المشروع من فوائد وهل سيغطي تكاليفه أم لا؟ وهل يستحق المغامرة والعناء في تنفيذه أم من الأفضل البحث عن بديل غيره؟

كيف تتم عملية تحليل التكلفة والفائدة؟

هناك مجموعة من الأمور التي سوف تحتاجها خلال تحليل التكلفة والفائدة لمشروعك الجديد أو قرارك، وذلك قبل أن نبدأ في الخطوات الفعلية لعمل التحليل، ومن بين هذه الأمور نذكر:

دراسة حالة للمشروع وأهدافه

أول شيء ينبغي عليك تجميع معلومات شاملة حول مشروعك والأهداف التي يسعى إلى تحقيقها بشكل كامل، وكذلك الفرص والمخاطر التي يمكن أن تواجهك، إلى جانب اكتشاف نقاط القوة والضعف في المشروع.

دراسة حالة المشاريع السابقة المشابهة

صحيح أنه لكل حالة ظروفها المختلفة عن غيرها من الحالات، لكن هذا الأمر لا ينفي ضرورة إلقاء نظرة عميقة على ما حققته المشاريع المشابهة للفكرة التي تنوي القيام بها في الوقت الماضي؛ لتدرس العقبات التي واجهتها وتبحث عن طرق لحلها، وتتعرف على ما حققته من استفادة لتأخذ بها في عين الاعتبار.

كما سيساعدك هذا الأمر على اختيار أفضل الاقتراحات المتاحة أمامك بناءً على ما اختارته تلك المؤسسة وحقق لها نتائج اقتصادية أفضل من غيرها.

تحديد أصحاب المصلحة من المشروع

من المهم أن تحدد في بداية الأمر الأشخاص المستفيدين من قرارك والمتحكمين في اتخاذ القرار خلال مختلف مراحل المشروع؛ لتقيس عليهم بشكل واضح ما سيحصول عليه من فوائد وما سيدفعونه من تكاليف.

تحديد الإطار الزمني للمشروع

ينبغي عليك أن تحدد الإطار الزمني الذي سيتم تنفيذ المشروع خلاله، وتأخذ في حسبانك أن التكاليف التي ستدفعها والفوائد التي ستحصل عليها ربما تتأثر بمرور الوقت بسبب العديد من التغيرات الاقتصادية المتوقعة أو بسبب طول الفترة الزمنية التي يحتاجها المشروع لحصد الفوائد، حيث يساعدك هذا الأمر في معرفة هل الفوائد تفوق التكاليف على المدى البعيد أم لا.

حساب معدل العائد في الوقت الحالي

إذا كان مشروعك يمتد تنفيذه لمدة طويلة فإنه سيكون من الصعب مقارنة المراحل ببعضها لأنها تمتد على فترات زمنية متفاوتة؛ لذا من الأفضل تحويل التكاليف والفوائد المستقبلية إلى ما يعادلها من قيم للتكاليف والفوائد في الوقت الحالي؛ لتتمكن من حساب نسبة التكلفة إلى الفائدة بفعالية.

كيفية تحليل العلاقة بين التكلفة والحجم والربح

العلاقة بين التكلفة والحجم والربح هي علاقة يتأثر فيها كل طرف بالطرفين الآخرين، فإذا قررت زيادة حجم منتجاتك سيترتب على ذلك زيادة التكاليف التي ستنفقها ومن المفترض أن يترتب على ذلك زيادة هامش الربح الصافي والعكس.

فبطبيعة الحال تكاليف إنتاج 4000 قطعة من منتج ما ستكون مختلفة تمامًا عن تكاليف إنتاج 3000 قطعة من نفس المنتج، لكن المهم أن يغطي العائد النهائي تلك التكاليف ويزيد عنها لتحقق مؤسستك الربح الذي تتطلع إليه.

ولنتعرف على هذا الأمر يجب أن نطبق ما يُعرف باسم معادلة التعادل، ونحدد نقطة التعادل التي يكون فيها معدل التكلفة مساويًا للإيرادات، وهي بمثابة نقطة الأمان لك، التي إذا انخفضت أرقامك عنها تكون مؤسستك خاسرة وإذا تجاوزتها أرقامك فهذا معناه أنك بدأت تحقيق الأرباح.

اقرأ أيضًا:

كل ما تريد معرفته عن محاسبة التكاليف

ما هو حساب الأرباح والخسائر وبنوده وكيفية إعداده

ما هو التحليل المالي وأنواعه وأهميته للشركات

مميزات إجراء تحليل التكلفة والفائدة

تحتاج المؤسسات إلى تحليل التكلفة والفائدة عندما تنوي إطلاق مشروع جديد لما يتضمنه هذا التحليل من العديد من المميزات، نذكر منها ما يلي:

تيسير عملية اتخاذ القرار

يساعد تحليل تكلفة المشروعات والقرارات الإدارية وتوقع فوائدها على تيسير اتخاذ القرار في النهاية، حيث يوفر هذا التحليل مجموعة من المؤشرات التي يمكن قياسها بسهولة، والتي توجه الإدارة لأحد القرارات دون غيرها.

اكتشاف المزيد من الفوائد

عند التوجه لاتخاذ قرار ما ستنكشف لك العديد من المميزات في الوهلة الأولى، لكن مع البحث المتعمق ستكتشف العديد من المميزات والفوائد الخفية التي لم تكن لتدركها لولا تحليلك للموضوع من مختلف زواياه بعناية فائقة.

اتخاذ قرار موضوعي

يساهم هذا التحليل في أن تتخذ الإدارة قرارًا موضوعيًا قائمًا على ما جمعته من بيانات وأرقام حقيقية وليس قرارًا يتحكم فيه الأهواء الشخصية والتحيز لطريق دون آخر.

إقناع أصحاب المصلحة بالقرار

يساعد تحليل التكلفة والفائدة قيام متخذي القرار بإقناع ذوي المصلحة سواء كانوا أعضاء الجمعية العمومية أو الإدارة العليا أو غيرهم بالمسار الذي قرروا إتباعه وشرح فوائده للمؤسسة بشكل بسيط وواضح ومعتمد على بيانات دقيقة.

حدود تحليل التكلفة والفائدة

صحيح أن تحليل التكلفة والفائدة أداة فعالة في اتخاذ القرارات الإدارية والاقتصادية للمؤسسات، لكنه مثل غيره من التحليلات الاقتصادية يحمل بعض العوائق التي يجب الانتباه إليها، وتتمثل حدود ذلك التحليل فيما يلي:

التأكد من دقة البيانات

تعتمد مختلف مراحل تحليل التكلفة والفائدة على ما تجمعه من بيانات وتوقعات اقتصادية في المستقبل؛ لذلك ينبغي عليك أن تتأكد من دقة البيانات التي جمعتها، وهذا الأمر يمثل تحديًا صعبًا؛ لأن أي خطأ فيها قد يؤدي إلى اتخاذك لقرار مختلف تمامًا.

تغيرات السوق غير المتوقعة

يمكن أن نتوقع ما ستحصده المؤسسة من إيرادات في المستقبل، لكن الحقيقة أن هذه الأرقام تظل مجرد توقعات قد تصيب وقد تخطأ بسبب ما يشهده السوق من تغيرات مفاجئة، فعلى سبيل المثال لم يكن يتوقع أحد أن وباء فيروس كورونا «كوفيد 19» سيؤثر بهذا الشكل على اقتصاد العالم أجمع.

صعوبة تحويل البيانات إلى قيمة مالية

هناك بعض المؤشرات التي تقيس التكاليف أو الفوائد يصعب تحويلها إلى قيمة مالية ليتم تطبيق التحليل عليها بطريقة دقيقة؛ مما قد يؤثر على النتائج النهائية ومصداقيتها.

صعوبة التنبؤ بجميع المخاطر المحتملة

عند إجراء التحليل ستتمكن من جمع الكثير من المخاطر المحتملة، لكن مع ذلك هناك بعض المخاطر التي يصعب توقعها مسبقًا، وحينما تحدث قد تؤثر في استقرار المشروع بشكل أو بآخر.

اقرأ أيضًا: مفهوم التنبؤ المالي وأساليبه وخطوات تنفيذه

تأثير الفترات الزمنية الممتدة

كلما طالت المدة الزمنية المحددة لتنفيذ المشروع كلما أدى ذلك إلى صعوبة الخروج بتحليل دقيق؛ لأن الظروف الاقتصادية تتغير على مدار الزمن، فعلى سبيل المثال التكاليف تتغير بشكل غير متوقع والفوائد تقل بسبب الحوادث الاقتصادية المفاجئة مثل التضخم وتغيير أسعار الفائدة وغيرها من المتغيرات التي تزداد صعوبتها كلما ازدادت فترة تنفيذ المشروع؛ مما يؤثر في النهاية على موثوقية التحليل بشكل سلبي.

عدم الانتباه للمتغيرات بالبيئة المحيطة

عند تحليل تكلفة وفوائد أي قرار يصعب على متخذي القرار التنبؤ بما ستشهده البيئة المحيطة من متغيرات اجتماعية وبيئية لا يمكن التحكم فيها ولا توقعها، لكنها تؤثر بدرجة كبيرة على نجاح المشروع أو فشله.

ما هي الخطوات الخمس لتحليل التكلفة والفائدة؟

تختلف عملية إجراء تحليل التكلفة والفائدة بين مؤسسة وأخرى لكن هناك 5 خطوات أساسية وفعالة تساعدك في هذا الأمر، سنذكرهم على النحو التالي:

1ـ المرحلة الأولى: تحديد إطار العمل

تعتبر أول مرحلة هي الأهم؛ لأنها ببساطة سيترتب عليها ما ستفعله في المراحل المتبقية من التحليل، لذلك يجب أن تعيرها انتباهك بشكل كبير.

خلال هذه المرحلة، ينبغي عليك تحديد الأهداف العامة التي تسعى إليها من خلال تنفيذ المشروع، وكذلك تحديد أهداف التحليل الذي تجريه، كما أنه سيكون من الضروري أن تحدد الجدول الزمني للمشروع سواء كان قصير المدى أو طويل المدى لأن هذا الأمر سيؤثر للغاية على نتائج التحليل.

2ـ المرحلة الثانية: تحديد التكاليف والفوائد

خلال هذه المرحلة سيتطلب الأمر منك التفكير في كل التكاليف التي ستتكبدها خلال مختلف مراحل المشروع بالإضافة إلى كل ما يمكن أن تحصل عليه من فوائد، ويجب أن تأخذ بعين الاعتبار أن أي تغيير في تلك البيانات سيؤثر بالطبع على النتيجة النهائية وبالتالي اتخاذك للقرار؛ لذلك احرص على أن تكون دقيقًا للغاية خلال تلك المرحلة.

3ـ المرحلة الثالثة: تحديد قيمة مالية للتكاليف والفوائد

بعد أن قمت بتجميع كافة التكليفات والفوائد التي ستترتب على تنفيذك هذا المشروع، حان الوقت لتحويل تلك البيانات إلى قيم مالية ليسهل تحليلها وتفضيل بعضها على الآخر.

ينبغي الإشارة إلى أن هذه المهمة قد تكون صعبة بخاصة مع التكاليف والفوائد غير الملموسة، لكن حاول أن تكون دقيقًا قدر المستطاع من خلال البحث في أسعار السوق والدراسات السابقة للمشروعات المشابهة وتوقعات الخبراء وغيرها.

كذلك يجب عليك الحفاظ على الاتساق خلال تحديد تلك القيم؛ فيجب أن تكون بعملة واحدة وفي نطاق زمني واحد؛ لتحصل على نتائج حقيقية ودقيقة تساعدك في التوجه نحو القرار الأكثر صوابًا.

4ـ المرحلة الرابعة: حساب صافي الفوائد

بعد أن جمعت كافة التكاليف والفوائد وحددت قيم مالية لها، الآن يأتي وقت طرح التكاليف من الفوائد للحصول على صافي الفوائد التي ستحدد هل المشروع ناجح أم لا؟

انتبه إلى شيء هام خلال هذه المرحلة، وهو ألا تخدعك الأرقام، فلا بد أن يكون الخيار الذي ستتوجه إليه يتفق مع استراتيجاتك وأهدافك العليا لتحصل على أفضل فائدة ممكنة.

5ـ المرحلة الخامسة: تقديم التوصيات النهائية

بعد تحليل التكلفة والفائدة لكل اقتراح، الآن يمكنك اختيار الأفضل بناءً على ما قدمته لك الأرقام، وعرضه على أصحاب المصلحة سواء من الإدارة أو الجمعية العمومية أو الجمهور العادي، مع ضرورة التأكيد على أهمية عرض النتائج بصدق وتوضيح المخاطر المحتملة والفوائد المتوقعة، ولماذا فضلت هذا الاقتراح على غيره، وعرض كل هذه المعلومات بشكل يتناسب مع طبيعة الأشخاص الذين تخاطبهم.

أنواع التكاليف والفوائد

هناك أكثر من نوع للتكاليف والفوائد التي يجب على الإدارة دراستها خلال تحليل التكلفة والفائدة ونوضحها على النحو التالي:

أنواع التكاليف

هناك أكثر من نوع للتكاليف التي يجب أن تنظر إليها، ومنها:

• تكاليف مباشرة: وهي تلك التكاليف المتعلقة بالمواد الخام والمواد اللازمة للمشروع ورواتب العمال والمزايا التي يحصلون عليها وتكاليف المعدات والآلات التي ستحتاج إليها في مشروعك.

• تكاليف غير مباشرة: ويشمل هذا النوع من التكاليف على سبيل المثال نفقات المرافق، وتكاليف صيانة الأجهزة عند حدوث عطل فني أو الصيانة الدورية لضمان استمرار المشروع بنفس جودته، وتكاليف استبدال الأجهزة المتوقع تعرضها للتلف خلال مختلف مراحل المشروع.

• التكاليف غير الملموسة: وهي تلك التكاليف المتعلقة بأي مشكلات تؤثر على سمعة المؤسسة وصورتها الذهنية أو تأثر على معنويات الموظفين لسبب أو لآخر أو احتمالية خسارة ولاء العملاء أو الحصة السوقية للمشروع لأي سبب مفاجئ.

• تكاليف الفرصة: وتتضمن الأمور التي ستخسرها المؤسسة حينما تختار مشروع دون الآخر أو تتخذ قرارًا واحدًا من بين مجموعة من البدائل المتاحة.

أنواع الفوائد

كذلك، هناك أكثر من نوع من الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها المؤسسة من أي قرار، ويجب أن تأخذ بها جميعًا في عين الاعتبار عند إجراء تحليل التكلفة والفائدة، ونذكر منها ما يلي:

• فوائد مباشرة: ويشمل هذا النوع ما سيترتب على القرار من توفير في تكاليف المشروع أو ما ستحصل عليه المؤسسة من أرباح بعد سد قيمة التكاليف.

• فوائد غير مباشرة: وهي الفوائد التي لا توفر لك الأموال بشكل مباشر لكنها تفيد مؤسستك بشكل ما، مثل زيادة إقبال العملاء على منتجاتك لأنك عملت على تطوير نظام خدمة العملاء في مؤسستك.

• فوائد غير ملموسة: وهي الفوائد المتعلقة بتحسين تجربة العملاء وزيادة ولائهم وزيادة رضا الموظفين على العمل أو زيادة سلامتهم وغيرها.

• فوائد متعلقة بالتنافسية: وهي الفوائد التي تشير إلى اكتساب المؤسسة إلى حصة أكبر في السوق أو دخولها سوق جديد فيصبح لها الريادة فيه وغيرها من الفوائد.

ما هي الأدوات أو الأساليب المستخدمة في تحليل التكلفة والفائدة؟

يحتاج صناع القرار إلى الاستعانة ببعض الأدوات والأساليب العلمية في تحليل التكلفة والفائدة لأي مشروع؛ ليتمكنوا من اتخاذ قرار مبني على معلومات موثوقة وموضوعية، وفيما يلي نذكر مجموعة من أبرز الوسائل المستخدمة في هذا الأمر.

1ـ النماذج المالية

تستخدم النماذج المالية لتوضح لمتخذي القرار الأرقام بشكل واضح في تحليل التكليفات والفوائد وصافي الربح، وقد تستخدم في ذلك ملفات Excel أو غيرها من البرامج المالية.

2ـ تحليل التعادل

والهدف من هذه الأداة هو تحديد الحد الأدنى الذي يجب أن تصل إليه المؤسسة لتبدأ في تحصيل المكاسب، حيث يحدد هذا التحليل النقطة التي تتعادل فيها ما تصرفه المؤسسة من تكليفات وما تحصل عليه من مكاسب، ويساعد هذا التحليل في المفاضلة بين السيناريوهات المختلفة الموضوعة أمام الإدارة.

3ـ تحليل العائد على الاستثمار ROI

هو أسلوب تستخدمه الإدارات في تحليل التكلفة والفائدة لمقارنة صافي الإيرادات التي ستحصل عليها المؤسسة مقارنة بما تحتاج إلى استثماره في بداية الأمر؛ مما يسهل على الشركة مقارنة خيارات الاستثمار المتاحة لها.

4ـ تحليل فعالية التكلفة

يستخدم هذا الأسلوب عند وجود أكثر من مسار لتحقيق الهدف ذاته، حيث تقوم الإدارة بمقارنة التكاليف التي يحتاجها كل مسار واختيار الأفضل من بينهم من حيث الكفاءة والفعالية.

5ـ تحليل شجرة القرار

عند وجود أكثر من اقتراح وتحتار الإدارة في اختيار أي منهم، فإن تحليل شجرة القرار يمكن أن يساعدها في هذا الأمر، حيث تتوقع الإدارة النتائج المتوقع حدوثها عند اختيار كل قرار والمفاضلة بينهم بعد ذلك.

6ـ تحليل القرارات متعددة المعايير MCDA

هو أسلوب تحليل يُستخدم لتقييم الخيارات المتاحة بناءً على أكثر من معيار في الوقت نفسه، حيث يمكنك النظر في العوامل الكمية والنوعية لكل معيار وتحديد قيمة مختلفة لكل معيار؛ لتتمكن في النهاية من تصنيف الخيارات بناءً على أدائها الشامل.

نصائح فعالة عند تحليل التكلفة والفائدة

لكي تضمن أن يخرج التحليل بأفضل نتيجة ممكنة نقدم لك مجموعة من النصائح التي تساعدك على ذلك، وتتمثل فيما يلي:

• يجب أن تحدد أهداف المشروع الذي تنوي إجراء التحليل له بشكل دقيق قبل البدء في العمل.

• تجميع كافة التكليفات والفوائد المتعلقة بالمشروع من مختلف الجوانب من خلال البحث العميق قبل التحليل.

• ضرورة إجراء تحليل الحساسية لتكتشف كيف تؤثر التغيرات التي تحدث على الافتراضات التي تطرحها فيما يتعلق بالتكاليف والفوائد.

• ننصحك بإشراك كل الأشخاص ذوي المصلحة في المشروع أثناء إجراء التحليل، حيث إن هذا الأمر من شأنه أن ينبهك لبعض الأمور التي لم تكن تعرفها ويجعل قرارك مبنيًا على إطلاع أكبر.

• لخص النتائج النهائية في شكل نقاط واضحة يسهل شرحها لأصحاب المصلحة ويوضح لهم المميزات والسلبيات من اتخاذ هذا القرار.

ختامًا، قدمنا لك في هذا المقال دليلًا شاملًا حول تحليل التكلفة والفائدة الذي تستخدمه الإدارات قبل اتخاذ القرارات الهامة أو افتتاح المشروعات الجديدة. إذا كنت تبحث عن برنامج سهل لمساعدتك في تحليل التكلفة والفائدة، يمكنك الاعتماد على دفترة، حيث نقدم لك برنامج محاسبة سحابي يساعدك في إدارة أعمالك التجارية بكل سهولة.