ما هي المحاسبة السحابية ولماذا تتسابق الشركات علي تطبيقها

نشهد في الآونة الأخيرة طفرة في تكنولوجيا الاتصال والمعلومات، امتدت آثارها لكافة نواحي الحياة، حيث تعد تكنولوجيا الاتصال والمعلومات عنصر هام في أي بيئة يسودها المنافسة، ولذلك كان يجب على المؤسسات والشركات أن تكون في تغيير مستمر نحو الأفضل سواء كان هذا التغيير يشمل الأفكار والمناهج بجانب التغيير المادي والتكنولوجي.

ونتيجة لذلك، سارعت العديد من الشركات والمؤسسات إلى الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات لمواكبة عصر التحول الرقمي، ومن بين هذه التقنيات التي تم الاعتماد عليها في مجالات المحاسبة تقنية «المحاسبة السحابية» وتتشابه المحاسبة السحابية كثيرًا مع المحاسبة الإلكترونية إلا إنها أكثر اعتمادًا على التخزين السحابي ولا تعتمد فقط على البرمجيات المرتبطة بمساحة تخزين جهازك، وتتميز بالسهولة والكفاءة والقابلية للقياس، والتي تؤثر بشكل إيجابي على نظم العمليات المحاسبية.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• المحاسبة السحابية هي أحد أنواع المحاسبة التي تستخدم تكنولوجيا المعلومات لإنجاز المعالجات المحاسبية، وتخزين أي كم من البيانات للوصول إليها من خلال متصفح الويب الذي يتم استضافته على شبكات الانترنت.
• تتمثل فوائد المحاسبة السحابية في توفير تكلفة تثبيت البرامج والأنظمة المحاسبية، والتحديث الآلي للأنظمة وضمان جودة العمل، وإمكانية الربط مع الحسابات المصرفية والفروع المتعددة للمنشأة، وكسر الحدود الجغرافية والتوافق مع كافة معايير المحاسبة، والتخطيط المالي والمرونة والتوسع، دعم مبدأ المركزية وتقليل احتمالية الأخطاء البشرية، والتوافق مع المتطلبات الضريبية.
• الفوارق الرئيسية بين المحاسبة التقليدية والمحاسبة السحابية تتمثل في سرعة الوصول للمعلومات في أي وقت ومن أي مكان عبر شبكات الانترنت، والتخزين الآمن لكم غير محدود من البيانات المالية، وتقليل الأخطاء اليدوية الناتجة عن العمل المحاسبي التقليدي.
• رغم فوائد المحاسبة السحابية إلا أنها لها بعض المخاطر التي يجب تداركها بحلول ذكية، ومن أبرز هذه المخاطر إغلاق مجهز خدمات المحاسبة السحابي، واستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) الضيعفة أو الغير مؤمنة، وإمكانية اختراق البيانات أو الوصول غير المصرح به، وتعطل أنظمة المحاسبة السحابية في بعض الأحيان بسبب المشكلات والأعطال الفنية.

مفهوم المحاسبة السحابية:

يمكن تعريف المحاسبة السحابية على أنها واحدة من نظم المحاسبة التي تقوم بمعالجة عمليات المحاسبة المالية وغيرها من أنواع المحاسبة عن طريق شبكة الإنترنت بدلاً من الدفاتر الورقية أو أجهزة الكمبيوتر، حيث يمكن الوصول إلى هذه العمليات المحاسبية والبيانات في أي وقت ومن خلال أي جهاز في أي مكان في العالم.

ومصطلح المحاسبة السحابية هو وصف لإستخدام تكنولوجيا المعلومات التي تعتمد على استضافة المعالجات المحاسبية ومساحات التخزين الخاصة بجهاز الحاسوب إلى ما يُعرف "بالسحابة" بحيث يتم الوصول إليها من خلال متصفح الويب الخاص بالمستخدم.

أهمية المحاسبة السحابية:

تساهم نظم عمليات المحاسبة في عملية اتخاذ القرارات، حيث أنها تمد القائمين على المؤسسات ومختلف الإدارات بالمعلومات اللازمة لإعداد التقارير واتخاذ القرارات اللازمة، لذلك جاءت أهمية المحاسبة السحابية والتي شاع استخدامها في الفترة الأخيرة لتفادي جميع أخطاء المحاسبة التقليدية، وفيما يلي أهمية المحاسبة السحابية:

• تساعد المحاسبة السحابية على تسريع الأعمال والإجراءات الإدارية، من خلال السرعة في نقل البيانات والمعلومات، بجانب اعتمادها على إجراءات الأمان الخاصة بها وهي التي تساعد في الحفاظ على سرية البيانات ومنع اختراقها.
• تساعد أيضًا المحاسبة السحابية على سرعة اتخاذ القرارات، وزيادة فترات العمل والتشغيل، وهو ما يساهم في زيادة الإنتاجية في العمل.
• توفير الوقت والجهد والمال، حيث من الممكن الوصول إلى جميع الملفات والعمليات المحاسبية كما ذكر سابقًا في أي وقت وأي زمان، ومن خلال أي جهاز.
• تضمن هذه التقنية وجود نسخة احتياطية من المعلومات والبيانات في حالة تلفها أو فقدانها، بجانب ضمان دقة إدخال البيانات المالية، وهو ما يساعد في زيادة مصداقية التقارير والقوائم المالية.
   
• تستطيع من خلالها أن تفعّل مبادئ محاسبة التكاليف التي تفصل بين كل مركز ربحية بسهولة، دون أن تحتاج أكوام جديدة من الأوراق وملفات الإكسيل، لتحظى بعملية محاسبية أكثر سلاسة وفعالية.

أهم فوائد المحاسبة السحابية:

يشير العديد من الخبراء إلى أن المحاسبة السحابية لم تعد رفاهية أو ترفًا، بل أصبحت ضرورة مهمة لجميع الشركات والمؤسسات، حيث أنها تعد انعكاس لعصر التحول الرقمي، وتكنولوجيا المعلومات، ويمكن القول أن جميع أنظمة التشغيل في جميع القطاعات والمجالات ستتجه إلى النظم السحابية، ويتوقع أن يتم تطبيقها في جميع الشركات والمؤسسات، بل وسيتم تعليمها لجميع الطلاب في الجامعات لتعد قرينة لألف باء مناهج وتعريفات، فالمحاسبة السحابية الآن لا بد أن تشمل التعريف المجيب عن ما هي المحاسبة؟، وفيما يلي أبرز الفوائد المتعلقة بالمحاسبة السحابية:

 توفير تكلفة تثبيت البرامج والأنظمة المحاسبية

يمكن استخدام خدمات المحاسبة السحابية دون الحاجة إلى تثبيت أي برامج أو أنظمة في البنية التحتية المعلوماتية للشركة والمؤسسة، بالإضافة إلى توفير العديد من التكاليف المادية.

التحديث الآلي للأنظمة وضمان جودة العمل 

ضمان مدى جودة وكفاءة الخدمة بشكل دائم، حيث أن من اختصاصات الشركات المزودة لخدمة المحاسبة السحابية التأكد من جودة وكفاءة الخدمة المقدمة، كما تضمن هذه الخدمة دائمًا العمل وفقًا لأحدث إصدارات النظام السحابي.

إمكانية الربط مع الحسابات المصرفية والفروع المتعددة للمنشأة

إمكانية ربط الحساب المصرفي بحساب خدمة المحاسبة السحابية، وهو ما يساعد في تسهيل عمليات الدفع والاشتراك في الخدمة، بجانب القدرة على ربط فروع الشركة والمؤسسة ببعضها البعض عن طريق نظام المحاسبة السحابية.

كسر الحدود الجغرافية والتوافق مع كافة معايير المحاسبة 

تساعد الموظفين على العمل من أي مكان في العالم، دون النظر للحدود الجغرافية وتعينك على تطبيق جميع معايير المحاسبة حتى غير الشائعة منها كـ معايير المحاسبة الإسلامية.

كذلك تساعد تقنية المحاسبة السحابية المؤسسات والشركات على إعداد تقارير مطابقة لمواصفات ومعايير التقارير المالية الدولية، وذلك لأنها توفر بيانات مالية تتسم بالدقة والشمولية والقابلية للمقارنة.

التخطيط المالي والمرونة والتوسع 

تساهم المحاسبة السحابية في تلبية متطلبات الأعمال التجارية بسبب قدرتها على التوسع ومرونتها الشديدة، حيث من الممكن تخصيص النظام وفقًا لمتطلبات واحتياجات العمل، كذلك يُمكنك من خلال تطبيق الحوسبة السحابية التنبؤ بالمصاريف التشغيلية المستقبلية وتخفيضها.

دعم مبدأ المركزية وتقليل احتمالية الأخطاء البشرية

لا تحتاج المؤسسة مع تطبيق المحاسبة السحابية للعديد من الموظفين ، فهي تدعم مبدأ المركزية، كما أنها تساهم في تقليل فرص الأخطاء الناتجة عن العنصر البشري، مما يساهم في دقة البيانات والقوائم المالية، وحمايتها من الإتلاف والاختراق، و​الحد من عمليات التلاعب والغش الناتجة عن استخدامات المحاسبة الإبداعية.

التوافق مع المتطلبات الضريبية 

​سهولة أتمتة أنظمة المحاسبة السحابية عن طريق تحديد النسب الضريبية المستحقة عن كل منتج بناءً على أنواع الضريبة المفروضة عليه، دون الحاجة لإعادة تذكر الضريبة المفروضة على كل منتج في كل مرة تكتب فيها فاتورة

الفرق بين المحاسبة السحابية والمحاسبة التقليدية:

المحاسبة السحابية ليست مجرد رفاهية الآن، وبدأ العالم السير في طريق الرقمنة بخُطى سريعة، واعتمدت العديد من الشركات والمؤسسات على أنظمة المحاسبة السحابية في معالجة العمليات المحاسبية، وإعداد تقاريرها المالية بدلا من طرق المحاسبة التقليدية، فيما يلي مقارنة توضيحية لأبرز الفروق بين المحاسبة السحابية والمحاسبة التقليدية:- 

أقرأ أكثر عن الفرق بين المحاسبة الالكترونية والمحاسبة التقليدية

أهم الأسباب التي تدفع الشركات لتطبيق أنظمة المحاسبة السحابية

يشير الخبراء إلى أن المحاسبة السحابية سوف تعيد النظر في مهنة المحاسبة وفي طبيعة عمل العديد من الشركات والمؤسسات غير الهادفة للربح وحتى تلك الخاضعة للمحاسبة الحكومية،، وبالرغم من الجدل المثار حولها حاليًا، إلا أن هناك العديد من الأسباب التي تدفع الشركات والمؤسسات لتطبيقها، وذلك للأسباب التالية:

• تتميز المحاسبة السحابية بقدرتها على القضاء على الإدخالات المتكررة للبيانات وتقليل فرص الوقوع في الأخطاء، وهو ما يساعد في الحصول على تقارير وقوائم مالية عالية الجودة.
• السيطرة على سرية وأمن البيانات، فبالرغم من مرونة المحاسبة السحابية من تبادل المعلومات والبيانات المالية، إلا أنها تتميز بوجود ضوابط تحكم إمكانية وصول المستخدم لمعلومات محددة فقط وفقًا لإذن وقيود المشاركة والوصول للمعلومات.
•  تساعد المراجعين على إعادة تقييم العمليات المحاسبية والتقارير وتسهل التأكد من تطبيق مبادىء المحاسبة القانونية..
• تساعد على مواكبة المؤسسات والشركات المنافسة من خلال الاعتماد على نفس النوع من التقنيات التكنولوجية.
• توفير مساحات تخزين ووجود نسخ احتياطية بشكل غير محدود.
• دعم فني وصيانة مجانية، بجانب تطوير وتحديث تلقائي للنظام.
• توفر من استهلاك الطاقة والكهرباء، وهي تعد من أوفر الأنظمة التي تستخدم في مجالات المحاسبة من حيث التكلفة المادية.

مخاطر المحاسبة السحابية 

بالرغم من مزايا المحاسبة السحابية إلا أنه هناك بعض المعوقات التي يترتب عليها مخاطر ونتائج غير مرغوبة، فيما يلي أبرز معوقات المحاسبة السحابية مع حلول لكيفية السيطرة عليها:-

• إغلاق مجهز خدمات المحاسبة السحابية مما يعوق العملاء من تخزين أو استخراج أو نقل البيانات من الموقع.
• زيادة رسوم مجهز الخدمة وهو ما يفرض منع مؤقت للعملاء من الوصول إلى معلوماتهم لحسن سداد الأسعار الجديدة المطلوبة.
• استخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) أحد مخاطر المحاسبة السحابية من حيث الوصول الغير أمن للبيانات والخدمات، وخاصة إذا كانت هذه التطبيقات ضعيفة أو غير مؤمنة مما يعرض العملاء للقرصنة الإلكترونية.
• إمكانية اختراق البيانات أو الوصول غير المصرح به في أنظمة المحاسبة السحابية مما يؤدي إلى انتهاك خصوصية البيانات، وهو ما يفرض تفعيل بعض الإجراءات مثل تشفير البيانات، وتطبيق الوصول المحدد الصلاحيات، وتفعيل خاصية المصادفة الثنائية القوية.
• تعطل أنظمة المحاسبة السحابية في بعض الأحيان نتيجة المشكلات التقنية وأعطال البنية التحتية، وهو ما يترتب عليه فقدان البيانات وتعطيل العمل المحاسبي، لذا يجب التأكد دائمًا من توافر خدمات الطوارئ من قبل الشركات المسؤولة عن هذه الأنظمة، والتأكد من الاحتفاظ بنسخ احتياطية.
• الامتثال للمتطلبات القانونية والمتطلبات الضريبية قد يكون من أبرز معوقات نظم المحاسبة السحابية، حيث أنه قد لا تتكامل بعض الأنظمة المحاسبية مع متطلبات الضريبية أو المعايير المحاسبية المعمول بها، لذلك يجب التأكد من شمولية واكتمال النظام قبل الاشتراك والتعامل به.

تأثير الحوسبة السحابية على المحاسبة

ادى تطبيق المحاسبة السحابية إلى تحقيق المزيد من التأثيرات على أنواع المحاسبة المختلفة وعملياتها الشاملة ومن أبرز هذه التأثيرات:- 

• تقليل التكلفة الرأسمالية المدفوعة نظير تثبيت تطبيقات المحاسبة والبرمجيات التي تحتاج إلى تثبيت خوادم محلية، من خلال تطبيق استخدام الحوسبة السحابية أصبح من السهل الوصول إلى هذه التطبيقات من خلال شبكات الإنترنت ودفع الرسوم حسب للاستخدام فيما يُعرف بـ "باقات الاشتراك".
• أثر استخدام المحاسبة السحابية على مرونة عمليات المحاسبة المختلفة من خلال إتاحة تكييف الموارد والتخزين وهيكلة التطبيقات المحاسبية وفقًا لاحتياجات العمل.
• تسهيل عمل المحاسبين من خلال إمكانية العمل عن بعد بواسطة أنظمة المحاسبة السحابية، وكذلك الحصول على تحديثات وتحسينات الإصدار بشكل تلقائي دون الحاجة إلى تثبيت برامج إضافية.
• تكامل أنظمة المحاسبة السحابية مع تطبيقات المحاسبة الأخرى، فعلى سبيل المثال يُمكن ربط البيانات المحاسبية مع أنظمة إدارة علاقات العملاء أو أنظمة إدارة المخزون وغيرها، مما يحسن التعاون والعمل المشترك بين الأقسام في المنشأة.
• إمكانية مراجعة البيانات وتحليلها بكفاءة ودقة أكبر من قبل المدققين الخارجيين عبر نظم وبرامج المحاسبة السحابية.
• أثرت تطبيقات المحاسبة السحابية بشكل ملحوظ على محاسبة التكاليف من حيث تسجيل وتتبع وتصنيف وتحليلها بأساليب متقدمة ودقيقة، وكذلك مراقبة الأداء، وهو ما يساعد الجهات المسؤولة عن إدارة التكاليف في تحديد نقاط القوى والضعف وتحسين الكفاءة التشغيلية.
• إتاحة الوصول إلى الوثائق والسجلات المحاسبية ومراجعتها بسهولة من خلال أنظمة المحاسبة السحابية، وهو ما يزيد من كفاءة عملية المراجعة من قبل المحاسبين القانونيين.
• استخدام التطبيقات المحاسبية السحابية لإعداد التقارير المالية الحكومية بشكل موحد ومتكامل، وتحسين الشفافية والمراقبة من خلال الوصول إلى البيانات في أي وقت.

أفضل برامج المحاسبة السحابية

1/ دفترة Daftra

في سباق التحول الرقمي وزحام الحلول، ليست كل الاختيارات سواسية ولا كلها تلبي احتياجاتك كما ينبغي. برنامج المحاسبة من دفترة هو حل سحابي شامل يحتوي على برامج مختلفة لإدارة جوانب شركتك المختلفة:

• يصدر التقارير الإلكترونية المعتمدة.
• يصدر الإيصال الإلكتروني المعتمد.
• يحتوي تطبيقات تسهل عملية البيع كنقاط البيع تعمل في وجود وغياب الانترنت، مع الاحتفاظ بالبيانات على السحابة في الحالتين.
• تستطيع من خلاله إدارة الموارد البشرية كالحضور والغياب والمرتبات.
• يضبط عملياتك المحاسبية بأسهل وأدق طريقة.
• يتميز بتنوع مفيد في التقارير لتقييم مكانك الحالي ومساعدتك على الوصول لأفضل مكان في المستقل.​
• يعينك على تضمين الضرائب للفواتير والالتزام بتنفيذ كافة عمليات المحاسبة الضريبية كتطبيق كل نوع ضريبة يسري عليك بحسب المنتجات، وإصدار الإقرار الضريبي. 
• ويتميز دفترة بقدرته على ملائمة مجالات عمل مختلفة، ويتميز بقدرته على التخصيص والتهيئة، بحيث يمكنك إعادة ضبط النظام لكي يلائم ما تريده بالتحديد بمساعدة الدعم الفني.

​

2/ برنامج QuickBooks 

QuickBooks واحدًا من أفضل برامج المحاسبة السحابية لإدارة الأعمال المالية والمحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة وذات الأنشطة التجارية الواسعة، حيث يقدم البرنامج واجهة استخدام سهلة يُمكن من خلالها إدارة الحسابات المالية والتسويات المحاسبية، وإعداد التقارير المالية مثل قائمة الدخل وبيان التدفقات النقدية بنقرة زر واحدة، ويعتمد البرنامج على التخزين السحابي مما يُتيح الوصول للمعلومات المالية في أي وقت ومن أي مكان، كما أنه يتكامل مع تطبيق Shopify لتسهيل عمليات البيع والشراء عبر الإنترنت.

3/ برنامج Zoho المحاسبي 

هو أحد برامج المحاسبة السحابية المُتكاملة التي تقدم باقة متنوعة من المزايا لإدارة الأعمال المالية بكفاءة ودقة، مثل إدارة الفواتير، و المصروفات، والرواتب، وإدارة العملاء والموردين، كما أنه يتكامل مع التطبيقات الأخرى للنظام نفسه وهي Zoho CRM و Zoho Inventory.

4/ برنامج Xero

واحدًا من أفضل برامج المحاسبة السحابية المنتشرة على نطاق واسع، لإدارة العمليات المحاسبية والمعاملات المالية المختلفة، كل هذا وأكثر يوفره لك البرنامج على واجهة استخدام سهلة ومرنة يُمكن تخصيصها للتوافق مع احتياجات الأعمال المختلفة، كذلك يُمكن من خلاله إدارة المخزون وتتبع الكميات وإدارة المشتريات ومراقبة التكاليف، وإدارة الضرائب، وحسابات الموظفين مثل الأجور والرواتب والمكافآت وغيرها.

5/ فينيكس كلاود

فينيكس كلاود هو أحد برامج المحاسبة السحابية التي تضمن سهولة الوصول للبيانات والمعلومات المالية بأسهل وأسرع الطرق من خلال شبكة الإنترنت، ومن أهم مزايا البرنامج هو توفير نسخ احتياطية يومية عن بيانات العملاء على على خوادم احتياطية في موقعين أو أكثر، وتشمل خدمات البرنامج إدارة المخازن، والمطاعم، ونقاط البيع، وإدارة الأصول، والموارد البشرية، وإدارة العيادات والصيدليات، ومندوبي المبيعات.

ختامًا، يُمكن القول إن الحوسبة السحابية حققت طفرة في إدارة الأعمال والحسابات، وأتاحت للأفراد والشركات بمختلف أحجامها وأنشطتها فرصة الوصول واستخدام أدوات محاسبية متقدمة ومرنة تساعد على إنجاز المهام والعمليات المحاسبية بكفاءة ودقة وسرعة دون الحاجة إلى استهلاك المزيد من التكاليف، وبعد أن قدمنا لك في فوائد واستخدامات المحاسبة السحابية وافضل برامجها، لا تتردد في اختيار برنامج المحاسبة السحابي الذي يناسب احتياجات أعمالك إذا كنت تبحث عن وسيلة فعالة لإدارة حساباتك المالية وتبسيط عملياتك المحاسبية.