ما هو القيد العكسي وكيفية إعداده مع أمثلة

تتميز المحاسبة بطبيعتها الديناميكية المتغيرة، وذلك لتتمكن من مواكبة الأعمال التجارية، فتحسنت كفاءتها وفعاليتها مع مرور الوقت في عمليات التسجيل، وبحكم هذه الطبيعة المتغيرة تتعرض القوائم المالية والعمليات المحاسبية لبعض الأخطاء والاضطرابات التي كان يصعب معالجتها في بداية الأمر قبل إنشاء آلية القيد العكسي الذي يَسهُل من خلاله تسجيل وتعديل العمليات المحاسبية، وبفضل هذه الآلية، يمكن للمحاسبين تحسين موثوقية البيانات المالية وضمان أن تكون المعلومات المحاسبية دقيقة وموثوقة لاتخاذ القرارات المالية الصائبة. لذا سنكتشف في هذا المقال ما هو القيد العكسي وأهميته ودوره في المعاملات المحاسبية.

ما هو القيد العكسي؟

القيد العكسي هو قيد يومي محاسبي يُنفذ في فترة محددة، ويكون في أول السنة المالية لإلغاء بعض القيود والمدخلات في الفترة المحاسبية السابقة والغرض منه تبسيط حفظ السجلات ودقة البيانات المالية، وتتضمن القيود العكسية بعض المدخلات الأساسية التي يمكن التعديل أو التغيير بها مثل:

المصروفات المستحقة: وهي مصروفات حُملت على الدفاتر المحاسبية ولكنها لم تُسدد بعد، أو لم تُسجّل.

الإيرادات المؤجلة: وهي الإيرادات التي سُجّلت، ولكنها لم تُكتسب أو تُحصل بعد.

الإهلاك: توزيع تكلفة الأصل الثابت على مدى عمره الافتراضي

المصروفات المدفوعة مقدمًا: نفقات دُفعت، ولكن لم تُستهلك بعد.

وفي نهاية السنة المالية أو الفترة المحاسبية يتم تعديل هذه القيود والمدخلات لإثباتها، ثم تعكس القيود في بداية الفترة التالية لتراجع أو إلغاء بعض من المدخلات التي ذكرت مسبقًا، وتُبسط عملية الحفظ عن طريق تجنب الحاجة إلى التسجيل المكرر والمركب، بل يُعكس القيد الأصلي، وتُلغى حسابات الميزانية العمومية، ونستبدلها بالحسابات الأصلية.

ما هي أهمية واستخدامات القيد العكسي؟

يعد القيد العكسي إجراءً محاسبًيا مفيدًا وذا أهمية كبيرة لعدة أسباب:

1. تصحيح الأخطاء المحاسبية، إذا سُجَل إدخال غير صحيح، يمكن إنشاء قيد عكسي في الفترة المحاسبية التالية للتراجع عنه. وهذا يسمح بإصلاح الخطأ دون الحاجة إلى إعادة بيان البيانات المالية السابقة.
2. إلغاء إدخال فترة مستقبلية، يتم تسجيل بعض القيود مقدمًا، مثل تراكم المصروفات المستحقة التي سُجِّلت مسبقًا. ويُستخدم القيد العكسي لإزالة الاستحقاق في الفترة المالية التالية. وهذا يمنع التسجيل المزدوج للنفقات.
3. عكس الاستحقاقات في نهاية الفترة، وتتطلب المحاسبة التراكمية مساواة النفقات بالإيرادات في الفترة الصحيحة. وتُعدَّل القيود في نهاية كل فترة لتغطية النفقات غير المسجلة. وعكس هذه القيود في الفترة التالية يضمن الاعتراف بهذه بالنفقات.
4. التراجع عن التسويات التراكمية. وهذا من شأنه أن يحسن من دقة البيانات المالية، ويزيد من التقيد بالمبادئ المحاسبية. والعكس صحيح يمنع حساب النفقات أو الإيرادات مرتين، أو في الفترة الخطأ.
5. يساهم القيد العكسي في تنظيم وتبسيط الإجراءات، مما يعزز كفاءة العمليات المالية
6. إذا كانت النتائج المالية للشركة لا يمكن التنبؤ بها، يمكن استخدام القيود العكسية لتعديل الدفاتر والتحقق من البيانات المستمدة من السجلات التاريخية واتجاهات السوق والتوقعات المماثلة في نفس المجال من أجل الحصول على أحكام أكثر موثوقية ودقة لتحليل الأداء المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
7. يمكن أن تقوم المؤسسة عن طريق الخطأ بتكرار الدفع مقابل سلعة أو خدمة، وفي هذه الحالة يمكن موازنة دفاتر الشركة مع القيود الصحيحة بعد استلام المبلغ أو الشحن.
8. كشف المخالفات المالية في حالة التشتت في تسجيل القيود اليومية أو حدوث خطأ في تنفيذها.

كيف يتم إعداد القيد العكسي؟

عند تسجيل القيد العكسي، يجب عكس الديون والأرصدة من القيد الأصلي. وفيما يلي الخطوات الأساسية لتسجيل القيد العكسي:

1- تحديد قيد دفتر اليومية الأصلي الذي يجب عكسه حتى يمكننا تصنيفه إذا كان حساباً دائناً أم مدينا.

2- استحداث قيد جديد في دفتر اليومية يُؤرَخ اعتبارًا من اليوم الأول من الفترة المحاسبية التالية.

3- في كل حساب خاص بالقيد الأصلي في دفتر اليومية نقوم بعكس الآتي:

• الحسابات المدينة التي كانت مقيدة بالفعل
• الحسابات الدائنة التي خُصمت بالفعل

4- استخدام نفس نوع العملة المستخدمة في القيد الأصلي، لكن مع عكس الصفة الدائنة إلى مدينة والصفة المدينة إلى دائنة.

5- يجب ملاحظة أن تاريخ تسجيل دفتر اليومية يكون في اليوم الأخير من الفترة المحاسبية السابقة، بينما يتم تسجيل القيد العكسي مع بداية السنة التالية لذا بمجرد بدء السنة المالية التالية يلغي القيد العكسي القيد الأصلي.

6- وهذا يعكس بشكل صحيح المبالغ المدينة والدائنة من قيد دفتر اليومية الأصلي، بحيث تكون الدفاتر دقيقة في بداية الفترة الجديدة. وتعاد الحسابات المؤقتة التي سويت في نهاية الفترة السابقة بأرصدة صفرية.

ما هي مزايا القيد العكسي؟

باستخدام القيود العكسية في المحاسبة، يتمتع المحاسبون بالعديد من المزايا التي تساعدهم على تبسيط عملياتهم وتحسين دقة السجلات المحاسبية، ومن بين المزايا الرئيسية للقيود العكسية الآتي:

تصحيح الأخطاء بكفاءة:

إحدى أهم مزايا القيود العكسية هي القدرة على تصحيح الأخطاء بشكل أكثر سرعة وكفاءة. على سبيل المثال، إذا سُجِّل المبلغ الخطأ في نهاية السنة المالية السابقة لمصروفات مستحقة أو إيرادات مؤجلة، فإن إجراء قيد عكسي يسمح بالتراجع عن القيد الغير الصحيح واستبداله بالمبلغ الصحيح في بداية السنة المالية التالية.

تحسين فهم الاستحقاقات:

يمكن أن تساعد القيود العكسية في تعزيز فهم المحاسبة على أساس الاستحقاق. من خلال تسجيل القيود المعدّلة وعكسها، ويكتسب المحاسبون خبرة عملية في كيفية عمل المستحقات من خلال القيد العكسي. وتبين العملية كيف يؤثر تعديل القيود على المعادلة المحاسبية والبيانات المالية. ثم يعزز عكس تلك القيود في الفترة المحاسبية التالية للتسويات المستحقة.

تبسيط عملية مسك الدفاتر:

بدلًا من تراكم قيود التسوية بمرور الوقت في حسابات مثل النفقات المدفوعة مسبقًا أو النفقات المستحقة الدفع تقوم القيود العكسية بمسح الحساب بحيث يكون جاهزًا لنشاط جديد في السنة التالية دون الحاجة إلى تعديل بيان السنة السابقة. وهذا يجعل من السهل فهم المعاملات في كل فترة

تحسين وتسهيل عملية التخطيط المالي:

باستخدام القيود العكسية بشكل فعال، يمكن للشركات تحسين عملية التخطيط المالي وتوقع النتائج المالية المستقبلية بشكل أفضل. ويمكن أن تساعد على تحديد الاتجاهات المالية وتخطيط الإيرادات والمصروفات بشكل أكثر دقة، ويمكن للمحللين الماليين فهم الأثر الفعلي للمعاملات المالية والعمليات التشغيلية على الأداء المالي للشركة.

توفير توجيهات مالية استراتيجية:

يمكن استخدام القيود العكسية كأداة لتوجيه القرارات المالية الاستراتيجية. على سبيل المثال، يمكن تطبيق القيود العكسية في عكس الاستراتيجيات الجديدة للشركة، مثل إعادة توزيع الموارد أو تغيير هيكل التكاليف.

تقليل الضغط على العمليات الشهرية:

عندما تطبّق القيود العكسية بشكل فعال، يمكن أن تقلل من الحاجة إلى إجراء تعديلات متكررة على السجلات المحاسبية خلال الشهور اللاحقة. هذا يقلل من الضغط على العمليات الشهرية، ويوفر الوقت والجهد.

توفير الشفافية والمصداقية:

يمكن للشركات تقديم تقارير مالية أكثر دقة وموثوقية. فبتصحيح الأخطاء وتوفير الدقة في السجلات المحاسبية، تُحَسَّن جودة التقارير المالية التي تقدم للمستثمرين والجهات الرقابية، فتساعد على بناء الثقة لدى المستثمرين والأطراف المعنية الأخرى.

ما هي عيوب القيد العكسي؟

على الرغم من أن القيود العكسية لها مزاياها، إلا أنها قد تواجه بعض العيوب والتحديات التي قد تؤثر في عمليات المحاسبة واتخاذ القرارات المالية. من بين العيوب الشائعة للقيود العكسية الآتي:

تكرار الجهود:

إذا رحل القيد الأصلي والقيد العكسي، فقد يؤدي ذلك إلى مضاعفة حساب المعاملة لذا يجب التأكد من عكس القيد الأصلي قبل تسجيله مرة أخرى لتجنب مضاعفة جهود التسجيل والتعديل من جديد، فيمكن أن تزيد عمليات القيد العكسي من خطأ الإدخال البشري، خاصة عندما يتعلق الأمر بتعديلات معقدة على السجلات المحاسبية، وتؤثر الأخطاء في التقارير المالية على قرارات الإدارة والمستثمرين.

تعقيد التدقيق الداخلي والخارجي:

قد يزيد استخدام القيود العكسية من تعقيد عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، حيث يتعين على فرق التدقيق فحص تفاصيل التعديلات والتأكد من صحتها. هذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة تكاليف التدقيق وزيادة الضغط على فرق التدقيق، فبدون وثائق واضحة عن الغرض من القيد العكسي، قد يؤدي ذلك إلى إرباك المراجعين والمستثمرين. وينبغي إدراج تعليقات لشرح سبب التراجع.

استنزاف الموارد البشرية وزيادة العمل الإضافي:

يمكن أن يتطلب استخدام القيود العكسية تخصيص موارد بشرية إضافية لإدارة عمليات المحاسبة والتدقيق، مما يمكن أن يزيد التكاليف والضغط على فرق العمل ومع زيادة خطوات العمل المحاسبية يمكن تأخير عملية إغلاق الدورة المحاسبية الشهرية أو السنوية، فيؤثر في جدول المواعيد المالية وقدرة الشركة على تقديم التقارير المالية في الوقت المناسب.

التأثير في التحليل المالي:

تجعل القيود العكسية التحليل المالي أكثر تعقيدًا وصعوبة، حيث يصبح من الصعب فهم وتقييم الأداء المالي للشركة بشكل صحيح، ومن الممكن أن يؤدي إلى تغيير في التوازن السابق للحسابات، مما يتطلب تعديلات إضافية لضمان المواءمة بين القيود المعكوسة والتسجيلات السابقة.

أمثلة عملية على القيد العكسي

تتعلق الأمثلة العملية للقيود العكسية بالعمليات المحاسبية التي تُسجّل في الفترة التي تلي الفترة التي ينطبق فيها الحدث المحاسبي، ويكون ذلك لتصحيح الأخطاء أو لتوفير توازن دقيق في البيانات المالية. وفيما يلي بعض الأمثلة للقيود العكسية:

مثال عن عكس المصاريف المستحقة:

المصروفات المستحقة هي المصروفات التي حُمِلَّت، ولكن لم تُدفع أو تُسجل بعد في الفترة المحاسبية التي تُحمِلت بها. ومن الأمثلة على ذلك الرواتب حيث يعمل الموظفون طوال الشهر، لكن يُدفَع لهم في نهاية الشهر، تحمل مصاريف الرواتب طوال الشهر، على الرغم من أن الدفع النقدي يحدث في وقت لاحق. وفي الفترة المحاسبية التالية عندما تدفع المستحقات، يعكس المحاسب القيد الأصلي في دفتر اليومية. وهذا يقلل من النفقات والخصوم. ثم يسجل الدفع. مثال:

في يناير 2020 يدفع للموظفين رواتب بقيمة 10,000 دولار، لكن حدثت تعثرات في السيولة النقدية، ولم تدفع الشركة رواتب الموظفين حتى شهر فبراير، وقام المحاسب بالآتي:

قيد التسوية

القيد العكسي

في فبراير، عكس المحاسب الاستحقاقات التي تحققت في يناير. وهذا يلغي الالتزامات والمصروفات البالغة 000 10 دولار. وعندما تدفع الشركة رواتب الـ 10 آلاف دولار في فبراير، يتم تسجيل ذلك نقدا. والنتيجة الصافية لذلك هي مصاريف مرتبات بمبلغ 000 10 دولار في يناير ومدفوعات نقدية بمبلغ 000 10 دولار فبراير.

مثال عن عكس الإيرادات المؤجلة:

تنشأ الإيرادات المؤجلة عندما تتلقى الشركة مدفوعات قبل تسليم السلع أو الخدمات. على سبيل المثال، قد يدفع العميل اشتراكاً لمنصة إلكترونية لمدة عام واحد في يناير، ويغطي الخدمات التي يرغبها خلال العام القادم. مثال:

اشترك عميل في مجلة إلكترونية أول عام 2023 بقيمة 6000 دولار وسجلت الشركة قيد التسوية بنظام الدخل لتسجيل الإيرادات المؤجلة، وفي نهاية عام 2023 قدمت الشركة الخدمة بقيمة 2,000 دولار لذا يجب على الشركة تسجيل إيرادات مؤجلة بقيمة 4,000 دولار لذا قام المحاسب بالآتي:

قيد استلام الخدمة

قيد التسوية

القيد العكسي

ويمكن القيد العكسي الشركة من إظهار التزامها والأداء المتبقي بشكل صحيح اعتبارًا من 1 يناير. وهذا يطابق الإيرادات مع الفترات التي يتم تحقيقها فيها. وبدون القيد العكسي، فإن الإيرادات والإيرادات المؤجلة ستُسجل بأقل من قيمة شهر يناير، وفي المستقبل حتى انتهاء الخدمة.

مثال عن عكس المصروفات المدفوعة مقدمًا:

تشير المصروفات المدفوعة مقدمًا إلى النفقات التي تُدفع مقدمًا قبل وصول النفقة فعليًا. على سبيل المثال، قد تدفع الشركة 6 أشهر من الإيجار مقدمًا. وفي البداية، تُسَجَّل كأصل من الأصول (الإيجار المدفوع مقدمًا) في الميزانية العمومية. ثم، في كل شهر، من العمل يعدل إقرار نفقات الإيجار في ذلك الشهر من خلال خصم نفقات الإيجار وتسجيل الإيجار المدفوع مسبقا مثالاً:

قام صاحب شركة مقاولات بفتح مكتب جديد للتوسع في فروع واستثماراته في بداية شهر ديسمبر 2021، وكان الإيجار الشهري للمكتب 3,000 دولار و، لكن دفع صاحب الشركة 3 شهور مقدما للإيجار بمبلغ 9,000 دولار، وفي نهاية عام 2021، انتهت مدة إيجار شهر واحد بالفعل. وينبغي إعداد نظام الإيجار المدفوع مقدماً للشهرين المتبقيين، وقام المحاسب بالآتي:

قيد دفع الخدمة

قيد التسوية

القيد العكسي

ويعكس هذا القيد رصيد الإيجار المدفوع مقدمًا المتبقي. ثم، في كل شهر، يمكن إجراء تعديل للقيد الأصلي لاحتساب أجزاء الشهور الأخرى من نفقات الإيجار.

أتمتة القيود العكسية:

تساعد البرامج المحاسبية الحديثة في أتمتة عملية القيود العكسية وتحسين الكفاءة فكيف يمكننا استغلالها بطريقة صحيحة؟

• تنظيم القيود اليومية بشكل مستمر في البرنامج المحاسبي، مما يسهل عملية إعداد البيانات المالية في بداية كل فترة.
• إنشاء دفتر يومية متكامل في جدول حساباتك ونظامك المالي، وذلك باستخدام برامج المحاسبة، حيث يسهل عملية تحليل البيانات وتتبع العمليات المالية.
• إعداد جداول تذكيرية آلية للتحقق من القيود العكسية بشكل دوري ودقيق، مما يضمن تماشيها مع السياسات والمعايير المحاسبية.
• توفير وسيلة سهلة لحذف القيود العكسية في حالة وجود أخطاء، مما يقلل من الوقت والجهد المطلوب لتصحيح الأخطاء المحتملة.
• تفعيل أذون خاصة للمستخدمين والموظفين، مما يسمح للموظفين المسؤولين عن العمليات المحاسبية فقط الوصول إلى البيانات، وهذا يسهم في تعزيز الأمان وضمان سرية المعلومات ودقة البيانات المُدخلة.

ختاماً يُظهر استخدام القيود العكسية في المحاسبة أهمية كبيرة في تصحيح السجلات المحاسبية وتسهيل عملية الإغلاق الشهري أو السنوي. تساعد هذه القيود على تحسين دقة المعلومات المالية والتقارير، كما تسهم في تبسيط عمليات التسوية والتصحيح في حالات الأخطاء السابقة. ومع ذلك، يجب على الشركات أن تكون حذرة في استخدام القيود العكسية وضمان تطبيقها بشكل صحيح وفقًا للمبادئ المحاسبية الدولية، حيث قد تنطوي على بعض العيوب والتحديات التي يجب التعامل معها بعناية. لذا، ينبغي للشركات أن تتبنى إجراءات فعالة لمراقبة وتقييم استخدام القيود العكسية بهدف تحسين الأداء المالي وضمان الامتثال الكامل للمعايير المحاسبية.