كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمصانع

أصبحت الفاتورة الإلكترونية للمصانع من العناصر الأساسية المكونة لمشهد الأعمال الحديثة بالمملكة، فالانتقال من الفواتير التقليدية لا يقتصر فوائده فقط على الامتثال لمتطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل، وإنما يُحقق تحولاً جذريًا في إدارة العمليات المحاسبية والمالية بالمصانع، حيث تساعد الفواتير الإلكترونية على التكيف مع متطلبات وأهداف المملكة في مواكبة التحول الرقمي، وتعزيز الدقة والشفافية المتعلقة بضبط الالتزامات الضريبية في منظومة شاملة تضم كافة المؤسسات والمنشآت التجارية والاقتصادية في مكان واحد بالتزامات موحدة تضمن العدالة والمساواة بين الجميع. 

ما هي الفاتورة الإلكترونية للمصانع؟ 

الفاتورة الإلكترونية للمصانع هي وثيقة رقمية لإثبات وتسجيل المعاملات التجارية بين أصحاب المصانع والموردين والعملاء، وتتضمن الفاتورة الإلكترونية للمصانع تفاصيل السلع والخدمات، وتُستخدم كبديل للفواتير الورقية، كما أنها تضمن الامتثال لمعايير ومتطلبات هيئة الزكاة والدخل، وتساعد في تحسين السيولة من خلال تسريع الدفع والتحصيل، وزيادة الشفافية والمصداقية بين المصانع والعملاء.

فوائد الفاتورة الإلكترونية للمصانع 

•  تساهم الفاتورة الإلكترونية للمصانع في تسريع دورة الفوترة وتحصيل المدفوعات، وتحسين إدارة التدفق النقدي.

• تساعد الفاتورة الالكترونية في المؤسسات الصناعية على تتبع المعاملات بشكل أفضل، مما يساهم في إدارة مستويات المخزون والتأكد من توافر المنتجات والمواد والبضائع بناءً على سجلات الفواتير المحدثة لمعاملات البيع. 

• تُتيح الفواتير الإلكترونية للمصانع تتبع الإيرادات بدقة أكثر ويترتب عليه تحديد الأرباح والخسائر بناء على تكلفة البضاعة المباعة، واتخاذ قرارات صائبة بناءً على بيانات دقيقة. 

• التزام المصانع بالفاتورة الإلكترونية يعفيهم من أي تحقيقات أو مخاطر مرتبطة بمخالفات عدم الامتثال للمعايير الضريبية.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحامين

متطلبات الفاتورة الإلكترونية من المصانع

فيما يلي متطلبات الفاتورة الإلكترونية للمصانع، وخاصة للمرحلة الثانية:

• أن يصدر صاحب المصنع الفاتورة إلكترونيًا، وتكون شاملة لجميع عناصر الفاتورة الإلكترونية المُبسطة. 

• إرسال الفاتورة للمشتري إلكترونيًا بواسطة البريد الإلكتروني. 

• احتفاظ البائع بنسخ من الفواتير الإلكترونية. 

• مشاركة صاحب المصنع للفواتير الإلكترونية مع هيئة الزكاة والدخل خلال مدة لا تزيد عن 24 ساعة، وذلك من خلال النظام المحاسبي المعمول به، ويُمكن من خلال دفترة إتمام هذه المشاركة أليًا، ويُمكن الاطلاع على المتطلبات كافة أنواع الفواتير الضريبية من هنا.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمطاعم

التحديات التي تواجه المصانع عند تطبيق الفاتورة الالكترونية

لا مفر أن تطبيق الفاتورة الالكترونية للمصانع ضرورة حتمية لمواكبة التطور الرقمي سريع الخُطى، ولكن قد تواجه بعض المصانع أحيانًا تحديات عند التطبيق، ومن أبرز المشكلات الشائعة:

1/ تكاليف التنفيذ وتطوير البنية التحتية 

يتطلب تحول المؤسسات الصناعية للفوترة الالكترونية بعض الاستثمارات في البرمجيات والأنظمة اللازمة للامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والدخل، وهذه الاستثمارات تُشكل عبئًا ماليًا وتحديدًا على المصانع الناشئة التي لا توجد لديها بنية تحتية تكنولوجية تساعدها على استيعاب وتنفيذ متطلبات الفاتورة الإلكترونية بكفاءة.

2/ ممانعة و مقاومة العاملين للتغيير 

استخدام التقنيات الجديدة للفاتورة الالكترونية قد يُثير لدى بعض عمال المصانع القلق والتوجس بسبب عدم إلمامهم بالتعامل مع الأدوات والأنظمة التقنية، وخاصة وإن كانوا اعتادوا على الأنظمة التقليدية أو إذا كانوا من خلفيات تعليمية وخبرة لن تُمكنهم من التكيف بسهولة، هُنا يبذل مسؤولي المصانع جهود وتكاليف إضافية لتدريب العمال دوريًا لفترة زمنية طويلة والتعامل مع تحفظاتهم تجاه الفوترة الإلكترونية.

3/ اختراقات المعلومات 

حماية البيانات المالية الحساسة من الاختراقات أحد تخوفات المصانع من تطبيق الفاتورة الالكترونية، وبالتالي يظهر تحدي جديد وهو شراء أو الاشتراك في خدمات الأمن السيبراني، لحماية شبكات وبيانات المصانع من الفقد أو التعرض للخطر. 

4/ صعوبة دمج الأنظمة 

صعوبة دمج وتكامل البرامج والتطبيقات الداخلية في بعض الأنظمة المحاسبية التي تعمل بها المصانع يؤدي إلى تعقيد إدارة الشؤون المالية، على سبيل المثال عدم تكامل برنامج الفاتورة الالكترونية مع برامج المبيعات، وإدارة علاقات العملاء، ونقاط البيع والولاء وغيره، وكذلك عدم توافق برنامج الفاتورة الإلكترونية نفسه مع متطلبات الفوترة من هيئة الزكاة والدخل مما يتطلب شراء بعض البرامج والتطبيقات الإضافية، ومن ثم إعادة تقييم كافة العمليات الداخلية لتتكامل بشكل أفضل مع نظام الفواتير الإلكترونية، وذلك على عكس برامج المحاسبة السحابية المتكاملة مثل نظام دفترة الذي تندمج فيه جميع البرامج والتطبيقات في نظام شامل يساعد على إدارة جميع العمليات المحاسبية والمعاملات المالية بكفاءة وفاعلية.

قد يهمك أيضًا: ما هو أفضل برنامج محاسبة للمصانع؟

المُلزمين من المصانع بالفاتورة الإلكترونية

فيما يلي الفئات الملتزمة من المصانع بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.

كيف يُلبي دفترة متطلبات الفاتورة الالكترونية من المصانع؟

يُقدم برنامج دفترة السحابي عدة ميزات تساعد المصانع على تسهيل تطبيق الفاتورة الإلكترونية وتحسين كفاءتها وفاعليتها بما يتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية بمراحلها المعلنة من هيئة الزكاة والدخل، فيما يلي خدمات برنامج الفاتورة الالكترونية للمصانع من دفترة:

1/ إنشاء فواتير متطابقة مع معايير الهيئة 

إذا كنت صاحب مصنع فإن نظام دفترة المحاسبي المتكامل يوفر عليك عناء البحث عن حل تقني متوافق مع متطلبات إنشاء الفاتورة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل، حيث يقدم لك البرنامج قوالب جاهزة لتسهيل إنشاء الفواتير بالمعلومات المطلوبة مثل (عنوان الفاتورة، والعلامة التجارية للمصنع، ورمز الاستجابة السريع أو الباركود، ومعلومات المصنع، وتاريخ الفاتورة الإلكترونية، و بيانات السلع والخدمات، ورقم ضريبة القيمة المضافة، والرقم التسلسلي للفاتورة، ومعدل الخصم النقدي، والمبالغ المستحقة، ومعلومات الدفع).

2/ إصدار وتأمين الفواتير 

ليس هذا فقط، بل يُمكن من خلال برنامج دفترة إصدار الفواتير الضريبية والمرتجعة بصيغة XML أو 3A/PDF، مضافًا إليها رقم التعريف الموحد UUID، مع ضمان تأمين كافة بيانات الفاتورة من خلال تضمين الفاتورة دالة التشفير Hash، مع العلم أن تشفير وأمان بيانات الفواتير الالكترونية من أهم متطلبات هيئة الزكاة والدخل، ومن أبرز مزايا الأمن والحماية في دفترة استخدامه لخوادم مؤمنة بالكامل ومشفرة بتقنية SSL 256 bit، مع تقييد صلاحيات الوصول للبيانات، وإتاحة عمليات النسخ الاحتياطي الدوري، كل هذا بالاضافة إلى دعم نظام دفترة للتشغيل السحابي وبالتالي سهولة تخزين أي عدد من الفواتير والوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان، وهذا أيضًا من أهم متطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية.

3/ سهولة الربط والتكامل 

يُمكن ربط نظام دفترة المحاسبي بكل سهولة مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والدخل، ويعد البرنامج أيضًا من البرامج المعتمدة المعلن عنها من قبل الهيئة والتي تدعم الفاتورة الالكترونية بمراحلها، وتتكامل جميع برامج النظام مع بعضها حتى يتمكن المستخدمين من تتبع المدفوعات وحالة الفواتير بسهولة وسرعة، والتمكن من الحصول على تقارير مفصلة حول المبيعات، والعملاء، ونقاط البيع، والورديات، والأرباح، ممكن يُمكن أصحاب المصانع من فهم الأداء المالي واتخاذ القرارات المستنيرة بناءً على معلومات دقيقة. 

4/ دعم أكثر من لغة 

يدعم دفترة اللغة العربية والانجليزية، ويُمكن من خلال إصدار الفواتير الالكترونية بكافة بياناتها باللغة العربية وهي أحد متطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

5/ سهولة الاستخدام ومرونة التخصيص 

يتميز دفترة بواجهة مستخدم بسيطة، وبالتالي لن تحتاج إلى مزيد من الوقت والتكلفة كصاحب مصنع لتدريب العمال على النظام، ويُمكن للمستخدمين الجدد إنشاء الفواتير بسهولة حتى وإن لم يكونوا لديهم خلفية وخبرة تقنية قوية، ويُمكن تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجات المستخدمين، والتحكم في إنشاء قوالب الفواتير مثل الشعار، والنسق، والألوان، وحقول المعلومات التي سيتم إضافتها في الفاتورة.

6/ إدارة دورة تشغيل المصانع 

يساعد برنامج دفترة أصحاب المصانع في إدارة دورة التشغيل الخاصة بهم، بدءً من إدارة المشتريات وطلب مواد التصنيع اللازمة من الموردين، وإدارة أوامر الشراء والتوريد والبيع، وتسجيل الفواتير المستلمة من الموردين، وتسجيل المخزون، وتتبع مستوياته، وحساب تكاليف الإنتاج، وإدارة شؤون العاملين بالمصانع من خلال برنامج الموارد البشرية من دفترة، ومراقبة الأداء، وإصدار فواتير المبيعات الإلكترونية، وإدارة مدفوعات العملاء، وإعداد التقارير المالية المختلفة.

الخاتمة 

ختاماً تُقدم الفاتورة الإلكترونية للمصانع في السعودية العديد من المزايا الهامة كما أوضحنا في السطور السابقة، لذا ينبغي على أصحاب المصانع في المملكة الاتجاه نحو تسريع عمليات الفوترة والدفع، ذلك من خلال الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية والالتزام الضريبي الرقمي الذي تسعى المملكة إلى تطبيقه سواء في الوقت الراهن أو المستقبل القريب، لتحقيق رؤيتها 2030 لتكون من أكبر الاقتصادات الرقمية في العالم.